Et godt utarbeidet budsjett gir oversikt, tilpasser seg endringer og legger grunnlaget for å nå bedriftens overordnede mål. Det er også et fint verktøy å ha i bakhånd for å møte utfordringer som kan oppstå.
I denne artikkelen deler vi 10 praktiske tips som hjelper deg med å bygge et robust budsjett, og styrke bedriftens økonomiske fundament.
1. Sett tydelige mål og rammer
Før du starter å jobbe med budsjettet, bør du definere de økonomiske målene du ønsker bedriften din skal nå.
Å sette seg klare mål gir nemlig et solid grunnlag som gjør det lettere å styre alle økonomiske beslutninger og prioriteringer som gjøres i bedriften.
Vanlige mål som er vanlig å inkludere i et budsjett er gjerne:
- Økt omsetning
- Forbedret driftsmargin
- Reduserte kostnader
Vi anbefaler å sette mål som er tallfestet og spesifikke – da blir det enklere å måle fremgangen deres og oppdage eventuelle avvik.
Et eksempel på et godt, målbart mål kan være å øke omsetningen med 10% årlig, eller redusere kostnadene med 5% i løpet av neste kvartal.
2. Involver relevante avdelinger og nøkkelpersoner
Å utarbeide budsjetter er en prosess som krever samarbeid – du bør derfor involvere ansatte fra ulike avdelinger som salg, HR, produksjon og regnskap for å sikre at budsjettet er realistisk.
Salgsteamet kan for eksempel bidra med prognoser for inntekter basert på markedsutsikter, mens HR kan gi innspill om planlagte rekrutteringer eller opplæringskostnader.
Et tips er å planlegge faste budsjettmøter der alle involverte kan dele sine meninger for å sikre at budsjettet forankres i organisasjonen.
3. Baser budsjettet på historiske tall, men se fremover
Bud 3 for å lage et realistisk budsjett, er å analysere regnskapet fra tidligere år for å identifisere viktige trender som kan påvirke fremtidig økonomi. Historiske data gir et solid grunnlag til dette.
Dette kan inkludere blant annet:
- Inntektsmønstre
- Utgiftskategorier
- Kontantstrøm
Du kan bruke et regnskapssystem for å trekke ut nøkkeltall, men du bør også være fleksibel til å justere budsjettet etter fremtidige faktorer som endrede markedsforhold, nye prosjekter eller regulatoriske endringer.
Ved å kombinere historiske data med strategiske vurderinger kan du skape et budsjett som både er realistisk og fremtidsrettet.
4. Beregn en buffer for uforutsette utgifter
De fleste av oss er kjent med ukjente kostnader enten vi driver bedrift, eller om kjøleskapet hjemme ryker.
En buffer sikrer at slike utgifter ikke forstyrrer driften eller planlagte investeringer. En tommelfingerregel er at du bør ha 5-10% av de totale utgiftene satt av til en buffer som i nødvendige tilfeller kan brukes på reparasjoner juridiske krav eller forsinkelser i referanser.
5. Prioriter likviditetsstyring
God likviditet er avgjørende for å sikre en sunn økonomi – selv bedrifter med god lønnsomhet kan slite hvis de ikke har kontroll på inn- og utbetalinger.
Budsjetter på månedlig eller kvartalsvis grunnlag kan også være nyttig for å overvåke kontantstrømmen nøye. Du kan også vurdere å bruke verktøy som factoring, kasssekreditt eller forbedre faktureringsrutiner for å styrke likviditeten til bedriften ved behov.
6. Bruk realistiske tall og scenario- analyser
Tips 6 for å lage et god utarbeidet budsjett er rett og slett å ikke overvurdere inntekten din, eller å undervurdere kostnadene. Bruk oppdatert markedsdata og anlayser bransjetrender for å utarbeide realistiske prognoser.
Forbered deg på ulike utfall ved å lage flere scenarier. På denne måten får du bedre fleksibilitet til å tilpasse endringer i markedet eller interne forutsetninger.
7. Automatiser og digitaliser budsjettprosessen
Ta i bruk moderne teknologi for å forenkle og effektivisere budsjettprosessen. Skybaserte systemer gir deg data fra sanntid som gjør det lettere å overvåke og justere budsjettet etter behov.
Integrerte systemer som kombinerer data fra regnskap, salg og prosjektstyring, reduserer risikoen for manuelle feil og frigjør tid til strategisk analyse.
Dette gir et bedre grunnlag for beslutningstaking.
8. Følg opp budsjettet løpende
Som flere andre aspekter i arbeidslivet er ikke budsjettering en engangsprosess, men en aktivitet du bør følge opp regelmessig.
Gå gjennom budsjettet mot dine faktiske resultater minst én gang i måneden. Dette hjelper deg å identifisere avvik tidlig, og du får mulighet til å gjøre tiltak raskt.
Lag faste rutiner for rapportering, og inkluder de aktuelle avdelingene når du undersøker avvik. På denne måten kan de bedre forstå situasjonen og ta ansvar.
9. Juster budsjettet underveis
Det er viktig å se på et budsjett som et dynamisk verktøy som ofte må tilpasses underveis. Både marked, interne prosjekter og eksterne faktorer kan endre seg raskt, og det er viktig å revidere budsjettet deretter.
Vi anbefaler derfor å gjennomføre kvartalsvise gjennomganger – eller hyppigere – hvis situasjonen krever det. På denne måten forblir budsjettet relevant og effektivt.
10. Kommuniser tydelig eierskap i organisasjonen
For at budsjettet skal fungere optimalt, må det som vi tidligere har nevnt, være godt forankret i hele organisasjonen.
Et godt tiltak er å dele budsjettstatus jevnlig gjennom personalmøter, interne nyhetsbrev eller ved kvartalsvise artikler på hjemmesiden deres.
Kommuniser de økonomiske målene og hvordan hver ansatt kan bidra til å oppnå dem. Du kan også invitere til diskusjoner og innspill for å øke engasjementet og sikre at alle har et felles mål.
Oppsummering budsjett
Om du følger disse 10 tipsene kan du skape et budsjett som gir bedre økonomisk kontroll, smartere ressursallokering og økt måloppnåelse. På denne måten gjør du budsjettarbeidet til en integrert del av virksomhetens strategi, og kan se resultatene vokse.
