Julen nærmer seg med stormskritt, og mange begynner gradvis å forberede seg mentalt på en lengre pause fra jobben. En ting man ofte angrer på når man kommer tilbake etter ferien, er at man ikke tok seg tid til å rydde opp ordentlig og legge til rette for en ryddig og frisk start på det nye året.
Men det kan du gjøre noe med i år! Inspirert av blant annet driva-eget.se, Komplett (via VG) og Strukturbloggen har vi samlet noen gode tips til deg.
Her er 10 tips til hvordan du kan ta en smart opprydning før du går ut i ferie:
1. Aktiver et informativt autosvar på e-posten
Sett opp et ordentlig autosvar på mailen din de ukene du skal ha fri, som informerer om fraværet ditt. Dette bør inkludere datoer og kontaktinformasjon til en stedfortreder. Dobbeltsjekk at meldingen er korrekt og har en vennlig tone.
2. Rydd i innboksen
Ved å rydde opp i e-posten din før ferien, forbereder du deg på å få en mer organisert og strukturert start på det nye året. Aktiver eller slett e-posttråder som er ferdig behandlet, og gå gjennom e-poster som du eventuelt ikke har rukket å gå gjennom ennå.
3. Oppdater timeregistreringen
Om du registrerer timer på jobb, må du sørge for at alle timer er loggført, og at ferien er registrert i ditt timeregistreringssystem.
4. Fullfør pågående oppgaver
Lag en tydelig og strukturert gjøremålsliste som må fullføres før ferien, og prioriter disse for å unngå etterslep.
5. Planlegg fremtidige prosjekter
Få oversikt over kommende oppgaver og prosjekter, slika t du kan starte det nye året 2025 uten stress og tidspress.
6. Kommuniser med kollegaer og kunder
Informer relevante parter om fraværet ditt – som kollegaer og kunder – i god tid før du tar ferie slik at de er klar over at du vil være utilgjengelig for en periode. Dette er ikke bare viktig for å forsikre deg om at de har alt de trenger for å unngå å kontakte deg i ferien, men det viser også at du bryr deg om dem og respekterer samarbeidet.
7. Organiser arbeidsområdet
Rydd pulten og digitale arbeidsflater for å skape et ryddig miljø som fremmer produktivitet ved retur.
8. Deleger oppgaver i teamet
Om det ikke allerede er planlagt, bør dere samle hele avdelingen for å delegere oppgaver og ansvar basert på hver enkelts ferieplaner. Som de sier – teamwork makes the dream work!
9. Èn kommunikasjonsplattform
Bli enig i teamet om en enkelt kommunikasjonsplattform hvis det skulle dukke opp en krise, enten det er mail, anrop eller sms. Da slipper du å være på alerten og føle at du må følge med på alle plattformer i tilfelle noe skulle skje.
10. Sett klare mål for det nye året
Reflekter over året som har gått og sett konkrete mål for det kommende året for å starte med en klar retning. Arranger gjerne et møte med teamet i løpet av de første dagene etter ferien for å dele oppdateringer, få bedre oversikt og muligheten til å planlegge første kvartal sammen.
Hvis du krysser av alt på listen før du tar ferie, vil du ha et utmerket utgangspunkt for å få en fantastisk start på ferien, total avslapning mens du er borte og ikke minst en enklere og smidigere gjenopptakelse på nyåret.
God opprydning, og god ferie når den tid kommer!
