5 feller når du bytter regnskapsprogram – og hvordan du unngår dem

1. Du hopper rett i det uten god forberedelse

En klassisk feil når mange bytter regnskapssystem er å tenke at dette kun handler om å "bytte program". Det er det dessverre ikke. Å bytte regnskapsprogram innebærer også nye rutiner, opplæring og at all data overføres på tryggest mulig måte. 

Typiske utfordringer:

• Du har uklare mål og behov
• Dårlig planlegging av tid og ressurser
• Ansatte vet ikke hva som skjer

Slik løser du det:

• Start tidlig med å kartlegge hva du trenger og hva som ikke fungerer i dagens løsning
• Involver de som faktisk skal bruke systemet
• Lag en realistisk tidsplan og en sjekkliste for hele prosessen

2. Dårlige data gir dårlig resultat

Når du flytter data over til et nytt system, må det gjøres skikkelig. Hvis du har feil eller rot i datagrunnlaget, får du fort problemer – enten med rapporteringen, eller med at ting ikke fungerer som det skal.

Typiske problemer:

• Feilførte poster
• Mangelfulle kundeopplysninger
• Masse gammel og unødvendig informasjon

Slik løser du det:

• Gå gjennom og rydd i all dataen din før du flytter dem
• Sørg for at alt er korrekt og oppdatert
• Gjerne test overføringen med et lite utvalg før du tar alt
• Ta backup av alt – bare i tilfelle

3. Folk er ikke med på endringen

Selv verdens beste regnskapsprogram hjelper lite hvis de ansatte ikke tar det i bruk, eller bruker det på den riktige, eller den mest effektive måten. Mange er vant til gamle vaner, og nye systemer kan oppleves som tungvinte i starten. 

Typiske utfordringer:

• Lav motivasjon for å lære noe nytt
• Manglende opplæring
• Feilbruk og frustrasjon

Slik løser du det:

• Gjør opplæring til en viktig del av prosessen
• Bruk kurs og ressurser fra leverandøren
• Utnevn en "superbruker" som kan hjelpe kollegaer
• Vis hva de ansatte faktisk vinner på endringen

4. Programmet snakket ikke med de andre systemene dine

Regnskapet og regnskapsprogrammer er ofte knyttet til lønn, fakturering, bank og rapportering. Hvis det nye systemet ikke fungerer med disse, får du mer manuelt arbeid – og mindre effektivitet. 

Typiske utfordringer:

• Manglende integrasjoner
• Ekstra manuelt arbeid
• Flere feil og dobbeltføring

Slik løser du det:

• Sjekk integrasjonsmuligheter før du velger system
• Se etter åpne API-er eller ferdige integrasjoner
• Test hvordan det spiller sammen med andre systemer i en demo
• Tenk fremover – kan det skaleres etterhvert som bedriften vokser?

5. Du får ikke hjelp når du trenger det

Mange opplever at de står alene etter at systemene er rullet ut. Når problemene kommer, er hjelpen vanskelig å få tak i. 

Typiske utfordringer:

• Lang ventetid på support
• Lite tilpasset hjelp
• Usikkerhet blant ansatte

Slik løser du det: 

• Velg en leverandør med god kundeservice og kort responstid
• Sørg for at den nye leverandøren tilbyr god opplæring og oppfølging i overgangsperioden
• Ha en tydelig supportavtale – så slipper du å stå alene

Konklusjon: Forarbeidet avgjør

Som du skjønner kan bytte av regnskapsprogram gi deg store gevinster, men det krever at du gjør en god jobb i forkant. Tenk på dette som et prosjekt:

• Kartlegg behov
• Rydd i data
• Få med de ansatte
• Test integrasjoner
• Sørg for støtte underveis

Med god planlegging og involvering blir overgangen en positiv opplevelse – og ikke bare enda et stressmoment.