Flyt i lønnskjøringen gir tid til verdiskapning

24SevenOffice lanserte lønnsystemet 24Payroll i 2021 og responsen i markedet har vært over all forventning.

— Hensikten var å komme opp med en funksjon som var rask å komme i gang med, og enkel å bruke. Vi skal ha det mest automatiserte lønnssystemet på markedet, med den beste brukeropplevelsen, og effektiv samhandling for alle parter som er involvert i lønn, sier Stian Hogstad, produkteier og seniorkonsulent i 24SevenOffice.

Når prosesser automatiseres vil tid frigjøres hos både lønnskjører, -godkjenner og -mottaker. Veksten i kundebasen til nå bekrefter at 24Payroll har svart til forventningene, med mange nye fornøyde kunder og regnskapsbyråer.

Automatikk i særklasse

Ifølge Hogstad skyldes den gode mottakelsen kombinasjonen av høy teknologikompetanse, store ambisjoner og tett dialog med kundene.

— Vår lange erfaring innen applikasjon, integrasjon og utvikling, og konsulentenes gode kundedialog danner fundamentet for å kunne tilby systemene som kundene trenger og ønsker seg, sier han.

Funksjonene som forenkler lønnsarbeidet spenner fra hurtigregistrering av lønn og automatisert input av lønnsvariabler, til direkte utbetaling fra systemets bankmodul, samt automatisert avstemming og bokføring.

Ikke minst er den effektive godkjenningsflyten, der fastlønn uten endringer kan godkjennes automatisk hver måned, uten sidestykke.

Sømløs samhandling

— Fokuset ligger på å redusere antall klikk i hvert ledd, slik at man slipper tidskrevende manuelle oppgaver som repeteres hver måned, sier Hogstad. 

Produkteieren forklarer også hvordan systemet tilrettelegger for effektiv samhandling mellom alle ledd i bedriften:

— Lønn skal ikke falle på kun én person, og både ansatte, ledere og lønnsadministrator spiller en aktiv rolle innen lønnsprosessen. 24Payroll har en organisasjonstrestruktur som gir riktige tilganger og rettigheter til toppsjefer, operasjonsledere, ledere og ansatte, slik at godkjenningsflyten går i riktig rekkefølge. Denne organisasjonsstrukturen skiller seg ut på markedet.

Riktig regnskap fra start

Urokkelig dokumentasjonsplikt og valideringsprosesser uten slingringsmonn sørger for alle handlinger i systemet følger det strenge norske lovverket innen lønnsfeltet.  — Mangelfull dokumentasjon eller feil utfylt informasjon trigger feilmeldinger som forteller nøyaktig hva som må rettes opp før det kan sendes videre til godkjenning, sier Hogstad.

— Dette kan inkludere reiseutlegg som en ansatt skal sendes til sjefen, eller en skattemelding som må inn til Altinn.

På den måten reduseres også risikoen for at man støter på problemer med regnskapet senere.

Grensesnittet får også mye skryt.  — Brukerflaten er designet for å imøtekomme personer som både har mye og lite erfaring med slike systemer, sier Hogstad, — Selvbetjeningstjenesten der lønnsmottakerne kan finne lønnsslipper, føre timer og registrere fravær gir de ansatte god oversikt, samt muligheten til å legge inn personlig informasjon og dokumentasjon.

Les mer: Value Group effektiviserte lønnsprosessen

Gullgruve av innsikt

Alle relevante lønnsdata som forskuddsskatt, godkjenning, utbetalingsdatoer og bokføring i bedriften, ligger samlet i et velstrukturert og intuitivt oppsett.  Og med modulens avanserte rapportgenerator blir oversikt til innsikt.  Her kan ledere og lønnsansvarlige hente ut verdifull statistikk innen variabler som fravær, inntektsmeldinger, sykemeldinger, refusjon av sykepenger og feriepenger.

Den detaljerte sorteringsfunksjonen på blant annet avdeling, sykdom, ferie og periode gjør at man kan snevre inn søket så mye man ønsker. Dette gir bedrifter verdifull forståelse og unike muligheter til å utvikle seg som virksomhet, også utenom lønnsarbeidet.  Mye av innsikten som 24SevenOffice selv bruker for å optimalisere systemet og utvide funksjonsrepertoriet, samles fra kundene.  — Konsulentene våre er ekstremt gode til å kommunisere med kundene våre, sånn at vi blir stadig bedre til å skreddersy og optimalisere løsningene i takt med bedriftenes behov. Denne jobben blir vi aldri ferdige med, avslutter Hogstad.