Bytt regnskaps- og lønnssystem i så god tid som mulig
Overgangsprosessen til et nytt system trenger ikke være vanskelig – i denne artikkelen tar vi deg gjennom det du trenger å vite for hvordan du kan bytte lønnssystem eller regnskapsprogram på ryddigst mulig måte. Vi gir deg oversikten.
I utgangspunktet er det lurt å bytte systemer i så god tid som mulig, og planlegge byttet av systemer godt. Om du er en av dem som må bytte før 31.12.23, er det dermed lurt å gjøre dette så fort som mulig.
Selve prosessen med å bytte regnskapsprogram, begynner med at du må begynne med å flytte over inngående verdier til 24SevenOffice – som blant annet inkluderer alle ansatte, lønn, kundelister og fakturering.
Når bør du bytte til nytt lønnssystem eller regnskapsprogram?
Du kan bytte regnskapssystem når som helst i løpet av året, men det enkleste er å bytte system ved starten av et nytt år. Om du velger å bytte regnskapsprogram til 24SevenOffice fra 01.01.24, må det komplette regnskapet føres i eAccounting til og med 31.12.2023.
Hvis du velger å bytte regnskapssystem før dette, anbefaler vi at du venter til en ny mva-periode starter - altså at du ikke begynner midt i en mva-periode. Oppstartsdato i 24SevenOffice er nødt til å stemme overens med ny mva-termin.
Hvordan er prosessen med å onboarde til et nytt regnskap- og lønnssystem?
Det kan være mye å huske på under overføring og onboarding til et nytt lønns- eller regnskapssystem, og mange komponenter å ta hensyn til, og få på plass. Det trenger likevel ikke være så komplisert – her gir vi deg en liten gjennomgang av hvilke komponenter som må overføres fra eAccounting dersom du skal bytte regnskapssystem eller lønnssystem, da dette er litt forskjellige prosesser.
Vi har også et eget hjelpesenter for onboarding og support, der dere kan komme i gang ved hjelp av hjelpeartikler og videoer – men vi tilbyr også bistand via konsulent dersom dere ønsker det.
Dette er aktuelt å flytte over om du skal bytte regnskapssystem:
Overførsel av kunder og leverandører:
Når du skal bytte regnskapssystem, er det viktig å føre over kunder og leverandører som har samlet seg opp over tid, og flytte disse over til et nytt system, fra eAccounting.
Du kan fint importere både kunder, leverandører og privatkunder til 24SevenOffice fra ditt gamle system: les hvordan du gjør det, her.
Inngående balanse:
Å legge inn inngående balanse er gjerne forskjellig fra system til system. Før du begynner å legge inn en inngående balanse i 24SevenOffice, bør du lese artikkelen vi har skrevet om bokføring, slik at du er oppdatert på hvordan du fører regnskap i 24SevenOffice kontra andre systemer.
- Artikkelen om bokføring finner du her: Kom i gang med bokføring.
- Hvordan du legger inn inngående balanse kan du lese her: Hvordan legge inn inngående balanse
Import av produkter og produktkategorier:
For å se hvordan du kan importere produkter og produktkategorier inn i 24SevenOffice, har vi laget en artikkel som kan være en god hjelp.
- Du finner artikkelen her: Importfelter for produkter og produktkategori.
Fakturaer lagret i eAccounting:
Når du skal bytte fra eAccounting, og du har fakturaer i det gamle systemet med fakturadato etter du egentlig skulle starte opp med 24SevenOffice, må du registrere disse fakturaene i 24SevenOffice sine systemer.
Disse punktene er aktuelle om du skal bytte lønnssystem:
Avstemme arbeidsforhold mot Altinn:
24SevenOffice Lønn har mulighet til å avstemme arbeidsforhold mot Altinn. Dette gjør det enkelt å bruke samme arbeidsforhold-ID som i eAccounting.
Du kan kopiere ID’en direkte fra måneden før du skal bytte system, via Altinn. Dette finner du under Ansatte > Altinn > Velg måneden før > Avstemning > Marker alle. Dette kopierer du fra Altinn, inn i det nye lønnssystemet ditt hos 24SevenOffice.
Andre ting dere må huske på når dere skal bytte lønnssystem
- Du bør flytte over alle ansatte til det nye systemet, også de som har skyldige feriepenger.
- Du må vurdere om du skal avslutte alle arbeidsforhold, eller om du skal videreføre det samme i nytt lønnssystem.
- Permisjoner: Pågående permisjoner må legges inn på den ansatte, i “Fravær” i 24SevenOffice Lønn med samme ID som ble brukt i eAccounting.
- Feriepenger: Du må vurdere om feriepenger skal med i hittil-kjøring eller om opptjeningen ble importert. Hvis du har importert utbetaling 2022, er du også nødt til å importere opptjening 2021. Dersom du ikke gjør dette vil de ansatte ende opp i minus i feriepengelisten.
- Du må avstemme feriepengelisten ved oppstart i 24SevenOffice Lønn. Dens skal være lik feriepengelisten i ditt forrige system. Dette er lurt å gjøre så fort som mulig siden det er mye lettere å oppdage feil nå, enn ved ferieutbetaling til neste år.
Et komplett og fleksibelt forretningssystem i skyen
24SevenOffice tilbyr et modulbasert ERP-system som sikrer full flyt i arbeidshverdagen. Vi har laget ulike moduler som kan tas i bruk når behovet dukker opp – da kan bedriften din vokse i det samme forretningssystemet enten behovene dine er enkle eller mer komplekse.
Om du er nysgjerrig på hva vårt regnskapssystem kan gjøre for deg, din bedrift og din arbeidsflyt? Ta en uforpliktende prat med oss!
