Skrevet av: Camilla Therese Øino -
Lesetid: 3minutter
Alle kjøp og salg i en bedrift skal registreres på en konto når du fører regnskap. Strukturen som disse kontoene omfattes av, kalles kontoplan. I denne artikkelen forklarer vi nærmere hva det er.
En kontoplan er en systematisk oversikt over alle kontoene som brukes i en bedrifts regnskap. Den fungerer som en organisasjonsstruktur for bedriftens økonomi, der hver konto representerer en spesifikk aktivitet, som inntekter, kostnader, eiendeler eller gjeld. Hver konto tildeles et unikt nummer, noe som gjør det enklere å registrere, bokføre og rapportere økonomiske transaksjoner.
For bedriftseiere, økonomiansvarlige og regnskapsførere er kontoplanen et uunnværlig verktøy. Den gir bedre oversikt over virksomhetens økonomiske situasjon og bidrar til å oppfylle lovpålagte krav til regnskapsføring, samtidig som den gir et strukturert grunnlag for økonomisk styring.
En velorganisert kontoplan er avgjørende for korrekt bokføring, noe som igjen er essensielt for å holde orden på virksomhetens økonomi. En oversiktlig kontoplan hjelper deg å:
Med en strukturert kontoplan blir det enklere å bokføre transaksjoner korrekt. Hver konto har sitt eget nummer, noe som gjør det enkelt å plassere inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld på riktig sted.
Ved å systematisere alle økonomiske transaksjoner, kan bedriften se nøyaktig hvor pengene kommer fra og hvor de går. Dette gjør det lettere å identifisere inntekts- og kostnadskilder.
En godt utformet kontoplan gjør det enklere å utarbeide nøyaktige og oversiktlige rapporter, både for intern bruk og for eksterne aktører som skatteetaten.
Regnskapsloven krever at alle virksomheter fører regnskap etter bestemte standarder. En korrekt utformet kontoplan sikrer at disse kravene blir oppfylt.
En typisk kontoplan er delt inn i to hoveddeler: resultatregnskapet og balansen. Hver del inneholder kontoer som representerer spesifikke økonomiske aktiviteter.
I resultatregnskapet finner du kontoene som omhandler inntekter og kostnader i virksomheten. Eksempler på kontonummer og tilhørende transaksjoner kan være:
3000-3999: Salgsinntekter - her bokføres alle inntekter bedriften genererer gjennom salg av varer eller tjenester.
5000-5999:Lønnskostnader – her registreres alle utgifter knyttet til lønn, feriepenger og andre personalutgifter.
6000-6999: Andre driftskostnader – her bokføres utgifter som kontorrekvisita, husleie, strøm og lignende.
Balansen inneholder kontoer som viser virksomhetens eiendeler og gjeld. Eksempler kan være:
1000-1999: Eiendeler – her finner du kontoer for bedriftens eiendeler, som bankinnskudd, maskiner, inventar, og eiendom.
2000-2999: Gjeld – her registreres all gjeld virksomheten har, som lån, leverandørgjeld og påløpte utgifter.
En kontoplan er ikke en “one- size- fits- all” løsning. Selv om mange små og mellomstore bedrifter starter med en standardisert kontoplan, kan det være nødvendig å tilpasse denne etter virksomhetens spesifikke behov.
Små bedrifter kan starte med en enkel kontoplan, men etter hvert som virksomheten vokser, kan det være lurt å utvide strukturen for å inkludere flere kontoer. Dette gir bedre oversikt over de ulike økonomiske aktivitetene som blir mer komplekse i større virksomheter.
Ulike bransjer har spesifikke krav eller anbefalinger for kontoplaner. For eksempel kan en produksjonsbedrift trenge kontoer for kostnader knyttet til råvarer og produksjon, mens en konsulentbedrift kanskje trenger flere kontoer for å holde oversikt over fakturerbare timer.
En kontoplan bør være fleksibel nok til å kunne justeres over tid. Nye behov kan oppstå, eller eksisterende kontoer kan bli overflødige. Det er derfor viktig å jevnlig tilpasse kontoplanen for å sikre at den fortsatt gir en nøyaktig oversikt over virksomhetens økonomi.
En kontoplan skal være et dynamisk verktøy som tilpasser seg bedriftens utvikling og vekst. Her er noen praktiske tips for å optimalisere bruken av kontoplanen.
Etter hvert som virksomheten vokser eller skifter retning, kan det være nødvendig å justere kontoplanen for å reflektere nye aktiviteter eller behov.
For mange kontoer kan skape forvirring. Fjern kontoer som ikke lenger er i bruk for å unngå unødvendig kompleksitet i regnskapet.
Ved å bruke automatiserte regnskapssystemer kan du redusere manuell bokføring og risiko for feil. For eksempel gjør 24SevenOffice det mulig å koble bankkontoer og fakturasystemer direkte til kontoplanen, slik at mange daglige transaksjoner blir automatisk bokført på riktig konto. Det kan imidlertid være fint å vite at automatisering av bokføring også krever regelmessig oppdatering og kontroll fra brukeren for å sikre korrekt bokføring.
Selv om de fleste kontoplaner følger en standardisert struktur, kan du tilpasse kontonumrene for å gjøre dem mer intuitive for din virksomhet. For eksempel kan du tildele egne kontoer til ulike avdelinger eller prosjekter for å lettere spore spesifikke inntekter og kostnader.
En godt organisert kontoplan kan også fungere som et verktøy for budsjettering og økonomisk planlegging. Ved å analysere tidligere års regnskap kan du bruke kontoplanen til å sette realistiske budsjetter for fremtidige perioder.
En godt strukturert kontoplan er fundamentet for effektiv økonomistyring i enhver virksomhet. Den gir ikke bare oversikt over inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld, men gjør også regnskapsprosessen mer strømlinjeformet og sikrer etterlevelse av lovpålagte krav. Ved å tilpasse kontoplanen til bedriftens størrelse, bransje og spesifikke behov, kan du optimalisere både bokføringen og den økonomiske styringen. Med jevnlig oppdatering, automatisering og riktig bruk av kontonumre, vil kontoplanen bli et kraftfullt verktøy for økonomisk planlegging og vekst i din virksomhet.
