Raskt og trygt i gang med nytt lønnssystem

Lønn er en fundamental komponent i maskineriet til enhver bedrift, og betydningen av en korrekt implementering fra et lønnssystem til et annet kan neppe overdrives.

Det er én av grunnene til at flere bedrifter, enten de skal bytte fra utdaterte serverbaserte systemer eller de ganske enkelt ønsker markedets beste lønnsteknologi, bestemmer seg for å bytte over til 24SevenOffice Lønn.

- Vi skal ha markedets mest automatiserte lønnsmodul, sier Daria Fagerlund som leder konsulentavdelingen i 24SevenOffice.

Er implementert på under en dag

Systemleverandørens konsulentteam er essensielt for lønnsmodulens raske og enkle implementering. Teamet sitter fordelt på kontorer i Oslo, Skien, København, Karlstad i Sverige og i USA.

—Konsulentene har et bredt spekter av tverrfaglige spesialiseringer. Tett samarbeid og løpende utveksling av kunnskap og erfaringer gjør at vi hele tiden forbedrer hvordan vi hjelper kundene over på nytt system, forteller Fagerlund.

En stor fordel ved lønnsmodulen til 24SevenOffice er at implementeringen stort sett kan utføres på én enkelt arbeidsdag. Før konsulentteamet får oppdraget har selgerne kartlagt kundenes behov og situasjon.

Første steg med konsulentene er deretter et oppstartsmøte der konsulent og kunde går gjennom faste variabler som lønnstype, ansattforhold og pensjonsordninger.

—Vi jobber stort sett med bedriftens økonomiansvarlig, eller daglig leder dersom de ikke har en regnskapsfører, forteller Fagerlund, —I oppstartsmøtet diskuterer vi fremdriftsplan og forventninger, og booker fremtidige møter i prosjektet. Noen mindre kunder kan vi onboarde i samme møte, særlig hvis de har få ansatte med enklere lønnsbehov.

Kan løses automatisk

Ettersom 24SevenOffice er allerede integrert med noen av de største serverbaserte lønnssystemene på markedet, inkludert systemer som snart forsvinner fra markedet, kan onboarding av ansattdata og faste lønnsposter gå automatisk. Eventuelt kreves kun en rask filoverføring fra det gamle systemet.

—Funksjonaliteten vår er svært konkurransedyktig, og vi får mange tilbakemeldinger fra kunder som synes at onboardingen er veldig effektiv, forteller Fagerlund.

Konsulentene hjelper kundene med informasjon som må legger direkte inn i programmet. For eksempel må utleggstrekk, OTP og personlig ekstrainformasjon fylles inn og kobles til riktig ansatt, regnskapsinnstillinger justeres og hittilverdier overføres.

Lønnsansvarlig må også logge inn i Altinn og koble opp lønnssystemet slik at de kan hente skattekort og levere og hente a-meldingen. Det er også mulig å levere inntektsmeldingen på fraværet via denne koblingen, noe som er relativt banebrytende og sparer kunder for masse tid.

—Kundene bruker også gjerne litt tid uten oss på å sjekke at alle ansattnumrene og lønnspostene stemmer, selv om det ofte ikke er nødvendig ved en slik overføring, legger Fagerlund til, —Generelt er det en fordel at kundene onboarder selv for å skape mestring med nytt system, mens vi selvfølgelig bistår underveis. 

Hjelper kundene i gang

Lønnsansvarlig kan til enhver tid selv velge hva som skal bokføres og utbetales automatisk, men Fagerlund anbefaler at det kan være lurt å gjøre seg kjent med prosessene først.

—Vi tar den første lønnskjøringen sammen med kundene og viser dem hver steg på veien, slik at de får god forståelse for flyten. Slik blir de mer selvstendige i ettertid. Videre blir vi enige om hvilke steg de ønsker skal gå automatisk og hvor de ønsker mer kontroll.

Ellers legger hun til at eventuelle feilmeldinger er detaljerte og gir nøyaktige forklaringer på hva som har gått galt, slik at det er lett å rette opp igjen.
Når de automatiske prosessene er aktivert spares lønnskjører- og godkjenner for mye tid og mange klikk under fremtidige utbetalinger.

Detaljert innsikt for analyser

—Modulen presenterer all informasjon på en lettforståelig og logisk måte, og her har vi mer automatikk enn mange andre systemer i tillegg til easy access for alle ansatte kostnadsfritt, sier Fagerlund.

Dette gjelder også for de ansatte, som kan logge seg inn for å registrere lønnsslipper, og få oversikt over sine egne feriedager, sykedager og liknende.

Mange kunder verdsetter også mulighetene som ligger i rapportgeneratoren. Denne gir nærmest ubegrensede kombinasjonsmuligheter av variabler som ledere måtte ønske å få oversikt over, som rapporter på feriepenger, fravær, inntektsmeldinger, refusjon av sykepenger og sykemeldinger. Disse kan også sorteres på blant annet navn, dato, avdeling og ansattforhold.
—Man kan også ta ut gode totalrapporter på årsverk, fremhever Fagerlund, —Etter hvert tror jeg at alle selskaper vil bli pålagt dette, så der står vi sterkt. 

En strategisk partner

24SevenOffice har jobbet knallhardt for å gi lønnsmodulen et ekstremt godt brukergrensesnitt. I tillegg har kundene tilgang på nyttige ressurser som lærer kundene hvordan de best kan benytte seg av de mange funksjonene som systemet tilbyr.
—Vi har produsert detaljerte guider og interaktive e-læringsressurser. I tillegg holder vi lønnskurs for kundene og partnerne våre hvert kvartal. Her går vi gjennom onboarding, tips, og lønnsfaglige- og tekniske temaer. 

Fagerlund avslutter:
—Vi vil gjerne være en strategisk partner og støttespiller for kundene våre, og hjelpe dem slik at de får mest mulig verdi i hverdagen, med minst mulig manuelt arbeid.

Fagerlunds fire ekspertråd til en god innføring av nytt system

• Hvis man bruker ekstern system for timer mm dobbeltsjekk at ansattnummeret er det samme i begge systemene slik at importen går enklere. Lønnssystemet kan brukes sammen med mange andrer systemer.
• Egen kjøring for hittilverdier sikrer riktig utregning slik at ikke endring i skattekort, skattesats o.l. gir feil resultater.
• Bli kjent med flyten og bestem selv hvor mye automatikk du ønsker.
• Har du et Altinn- passord som du kjører moms med så trenger du ikke å registrere dette på nytt. Bruk samme systemid og passord. Bytter du Altinn-passordet må dette også byttes for MVA levering.