Å bytte regnskapssystem er mer enn bare en kjedelig, teknisk beslutning – det er en strategisk investering som kan mye tilbake til virksomheten din i fremtiden.
Et godt regnskapssystem tilpasset din bedrift kan nemlig påvirke hvordan du forvalter bedriftens økonomi: på mange måter kan systemet faktisk være nøkkelen til å oppnå bedre kontroll, effektivitet i arbeidshverdagen og vekst.
I denne artikkelen får du de 7 beste tipsene om hvordan du kan velge riktig regnskapssystem – og hvorfor det er så viktig for bedriften din å velge riktig.
1. Forstå hva bedriften trenger: definer behovene deres
Før du begynner å vurdere hvilket av de ulike regnskapssystemene du skal gå for, bør du kartlegge hvilke behov bedriften din har.
Har du behov for et system som kun håndterer regnskap, eller trenger du også funksjoner for lønn, fakturering og prosjektstyring? Er integrasjoner med andre systemer viktig, for eksempel CRM, verktøy, tid og faktureringstjnester, eller e-handelsplattformer?
Hvorfor dette er viktig: En forståelse av bedriftens behov gjør det lettere å velge et system som ikke bare dekker dagens krav, men som også er fleksibelt nok til å møte fremtidige utfordringer. Med det riktige systemet kan du får mer ut av dine daglige prosesser, automatisere tidkrevende oppgaver og få bedre økonomisk innsikt.
Noen regnskapssystemer – som 24SevenOffice – tilbyr flere produkter i samme system – deriblant lønnssystemet 24 Lønn, timeregistrering med 24 Busy, klimaregnskap, årsoppgjør, bilagsføring og mye mer. Systemet tilpasser seg også etterhvert som bedriften vokser.
2. God brukervennlighet: Øke effektivitet og spare tid
Et tungvint og vanskelig system kan kreve mye opplæring og administgrasjon, og føre til mye feil og sløsing av tid. Et regnskapssystem bør derfor være intuitivt og enkelt å bruke, både for regnskapsførere og andre ansatte som skal bruke systemet.
Når systemet er lett å forstå, kan alle ansatte raskt bidra uten å bruke for mye tid på tekniske problemer.
Hvorfor dette er viktig: Med et brukervennlig system kan bedriften din redusere tiden som brukes på opplæring, og samtidig unngå unødvendige feil kan oppstå med et mer kompleks og komplisert system.
3. Skalerbarhet: Systemet må vokse med deg
De fleste bedrifter har som mål å utvide virksomheten i fremtiden – da bør dere også ha et regnskapssystem som bedriften kan vokse med. Et system som fungerer bra for en liten bedrift, kan være utilstrekkelig når virksomheten vokser, enten i form av ansatte, flere kunder eller utvidelse til nye markeder.
Hvorfor dette er viktig: Mange bedrifter er alltid på utkikk etter vekstmuligheter. Det er viktig at regnskapssystemet kan tilpasse seg uten at dere må bytte system igjen når virksomheten utvider og utvikler seg.
4. Kostnad og fleksibilitet: Hva er den langsiktige verdien?
Kostnadene for et regnskapssystem kan variere avhengig av funksjonalitet, antall brukere og tilleggstjenester. Når dere velger system, bør dere vurdere både innledende kostnader så vel som de eventuelle skjulte kostnadene. Dette kan inkludere alt fra gebyrer for support, oppdateringer eller integrasjoner.
Hvorfor dette er viktig: Et godt regnskapssystem er en investering, og du vil ha et system som gir deg valuta for pengene. Det er også viktig å finne et system som tilbyr fleksible betalingsmodeller og som kan tilpasses i takt med at virksomheten din utvides.
Hva du bør spørre leverandører av regnskapssystemer om:
- Hva inngår i prisen= Er det tilleggskostnader for ekstra funksjoner eller integrasjoner?
- Er det mulig å justere eller oppgradere systemet etter hvert som bedriften vokser?
5. Integrasjoner: Sømløs arbeidsflyt
Ja, vi hører mye prat om sømløs arbeidsflyt, men med god grunn! Å jobbe med regnskap i 5 forskjellige systemer som ikke snakker sammen, er tungvint. I dagens digitale verden er det derfor viktig at regnskapssystemet kan integreres med andre systemer som lønnssystem, CRM, timeregistrering, purring & inkasso, årsoppgjør og lignende.
Da har du faktisk mulighet til å spare enormt mye tid, samtidig som arbeidsdagen din flyter en god del bedre, og risikoen for feil som fort kan oppstå ved manuell dataoverføring mellom systemer, reduseres drastisk.
Hvorfor dette er viktig: Integrasjoner sikrer at informasjon flyter fritt mellom systemer, og at du ikke trenger å bruke tid på å overføre data manuelt. Dette gjør arbeidsflyten mer effektiv og gir bedre kontroll på økonomien i selskapet.
6. De har support og kundeservice: Trygghet når du trenger det
Regnskapssystem er en kritisk del av en bedrift sin drift. Derfor bør du velge en leverandør som tilbyr pålitelig support. Om det oppstår problemer, som tekniske utfordringer eller spørsmål og hvordan systemet fungerer, er det viktig å få den hjelpen man trenger.
Hvorfor dette er viktig: Bedrifter er avhengige av at regnskapssystemet fungerer som det skal for å sikre jevn og effektiv drift, og god kundeservice gir deg trygghet dersom noe skulle gått galt.
7. Tilstrekkelig sikkerhet: Beskyttelse av økonomisk data
Regnskapssystemer sitter på mye økonomisk informasjon som er svært sensitiv. Nettopp derfor er det viktig å velge et system som tilbyr høy sikkerhet, og oppdateres etter de siste sikkerhetsreguleringene.
Et pålitelig regnskapssystem bør bruke kryptering og andre sikkerhetstiltak for å beskytte dataene dine mot uautorisert tilgang.
Hvorfor dette er viktig: Du kan ikke ta risiko når det gjelder sikkerheten til bedriftens økonomiske data. Ofte sitter man som bedrift eller regnskapsbyrå på mye sensitiv informasjon som andre ikke må få tilgang til.
Hvordan kan regnskapssystemet til 24SevenOffice hjelpe?
24SevenOffice sitt regnskapssystem tilbyr et grensesnitt som er både intuitivt og lett å bruke, selv for personer uten omfattende regnskapsbakgrunn. Automatisering av prosesser som fakturering, rapportering og bokføring gjør at systemet kan tilpasses dine behov. Det er i tillegg enkelt å integrere mot andre systemer bedriften din bruker.
24SevenOffice er bygget for å være fleksibelt, og kan håndtere alt fra små til store selskaper. Enten du har èn ansatt eller flere tusen, kan regnskapssystemet skalere etter behov, og støtte en stadig mer kompleks økonomihåndtering.
Dere kan enkelt integrere ulike systemer med 24SevenOffice – systemet er laget for å integreres med et bredt utvalg andre verktøy, slik at du kan koble sammen alle de forskjellige delene av virksomheten. Enten du bruker e-handelssystem, et CRM-verktøy eller et tid- og faktireringssystem, kan 24SevenOffice integreres sømløst for å skape en effektiv arbeidsflyt.
24SevenOffice benytter seg av de nyeste sikkerhetsteknologiene, inkludert kryptering og tofaktorisering.
