Det er som regel litt styr med purring og inkasso med dagens utdaterte systemer. Og de fleste regnskapssystemer er bygd på gammel teknologi.
Det samme kan sies for systemene som blir brukt av inkassobyråene, og de snakker sjeldent sammen. Med 24SevenOffice sin nye purre- og inkassoløsning, kommer det endelig et verktøy på banen som gjør det sømløst å få inn utestående betalinger.
Sømløs flyt
Som så mange gode løsninger før, har 24SevenOffice Purring & Inkasso blitt til ut av en selvopplevd frustrasjon. I dag bruker regnskapsførere masse verdifull tid på å sende ut purringer og i neste steg koble på et inkassoselskap. I midten havner bedriften, som må si fra seg kontrollen over kundekontakten og kommunikasjonen – med mindre de selv sitter og knoter med dette tidkrevende papirarbeidet.
Med Purring & Inkasso fra 24SevenOffice erstattes derimot denne manuelle og tidkrevende prosessen som involverer flere parter og distanserer bedriften fra kundene sine. Og det er sømløs flyt som er nøkkelordene her.
I ett og samme system har bedriftseier kun ansvaret for å fakturere kunden for leverte varer eller tjenester. Alle eventuelle purringer og inkassokrav som skal kundens vei etter dette, sendes ut automatisk av systemet, alt i en sømløs flyt. Man slipper altså helt å håndtere de ubetalte kravene sine, og kan heller bruke tiden på verdiskaping.
Ny hverdag for små bedrifter
For en mindre bedrift vil den nye løsningen kunne bety en helt ny hverdag. Ta for eksempel et lite gravemaskinfirma med tre ansatte, der daglig leder gjerne sitter og styrer med regnskapet på kveldstid, prøver å holde oversikt over utestående fordringer og kommuniserer frem og tilbake med inkassoselskap.
Med 24SevenOffice sin løsning kan hun logge seg inn i systemet og se at de syv kundene som har krav som har gått over betalingsfristen, automatisk har fått utsendt purring med et gebyr hun selv definerte størrelsen på sist hun var innom. Videre kan hun se at to av kundene automatisk har fått andregangspurring, og at én av de har mottatt inkassokrav – alt sammen mens hun selv satt i gravemaskinen og tjente penger i stedet for å sitte på kontoret og forsøke å drive inn kravene.
De samme fordelene vil også større selskaper nyte godt av. Regnskapsførere og økonomimedarbeidere vil frigjøre masse tid til andre oppgaver når oppfølging av purring og inkasso automatiseres. Jo større kundebase og størrelse på bedriften, desto større blir effekten av det nye systemet.
Skreddersøm
Videre er det sjelden slik at bedriftene ønsker å snakke på samme måte til alle kundene sine. Dette gjelder også når det kommer til purring og inkasso, og det har 24SevenOffice har tatt høyde for.
Systemet lar deg nemlig bestemme selv om alle kunder skal behandles likt – eller om det finnes grunner til at noen skal få litt mer spillerom når fakturaen ikke er betalt. I så fall kan man ved få tastetrykk manuelt overstyre utvalgte kunder, dersom man for eksempel ikke ønsker å være for pågående med purringene dersom den viktigste kunden er noen dager for sen med betalingen.
