Skrevet av: Camilla Therese Øino -
Lesetid: 3minutter
Hvitvasking er en alvorlig trussel som kan skade bedrifter økonomisk og omdømmemessig. Det kan være vanskelig å vite hvor man skal begynne i arbeidet med hvitvasking. For å redusere risikoen og overholde myndighetenes krav, presenterer vi åtte effektive tiltak som hjelper din bedrift med å beskytte seg mot hvitvasking.
Hvitvasking er en stor utfordring som rammer bedrifter i mange sektorer, spesielt innen finans og regnskap. Det er en del av prosessen med å gjøre ulovlig anskaffede penger “rene” ved å skjule deres opprinnelse. For å forhindre dette har myndighetene innført strenge retningslinjer og krav som bedrifter selv kan implementere. I denne artikkelen vil vi utforske tiltakene som kan redusere risikoen for hvitvasking.
Den viktigste forutsetningen for å beskytte deg og bedriften din mot hvitvasking er å ha full kontroll over relevante lovverk – som hvitvaskingsloven og internasjonale reguleringer. Lovgivningen stiller krav til kjenn-din-kunde-prosedyrer (KYC), rapportering av mistenkelige transaksjoner og oppfølging av kundestransaksjoner.
Vårt tips: Ha dedikerte ansatte eller en compliance-ansvarlig som holder seg oppdatert på gjeldende regler og kan håndtere rapporteringsplikten på en strukturert måte.
Om du etablerer et godt kjenn-din-kunde-system, er dette en av de mest effektive måtene å avdekke mistenkelige transaksjoner og identifisere risikokunder. En grundig KYC-prosess innebærer å verifisere kundens identitet, forstå deres forretningsaktivitet og kontinuerlig overvåke transaksjoner.
Vårt tips: Bruk digitale KYC-løsninger som automatiserer deler av prosessen, slik som identitetsverifisering og risikovurdering, for å øke nøyaktigheten og effektiviteten.
Alle kunder og transaksjoner utgjør ulike nivåer av risiko. Ved å gjennomføre en risikovurdering kan bedriften utvikle kontroller som passer det risikonivået hver kunde eller transaksjon representerer. Du kan for eksempel overvåke kunder fra høyrisikoområder eller med høyrisikoaktiviteter ekstra nøye.
Vårt tips: Lag en risikomatrise som hjelper å kategorisere kundene etter risikonivå som gir en klar oversikt over hvilke kunder som krever ekstra oppfølging.
Les også: Jobber du i regnskapsbyrå? Få full kontroll med 24 Kontroll.
Teknologi spiller en stadig viktigere rolle i å oppdage og forhindre hvitvasking. Nå finnes det produkter som kan hjelpe deg i arbeidet mot å redusere risikoen for hvitvasking.
Systemer som automatiserer transaksjonsovervåkning kan lettere identifisere uvanlige mønstre og flagge mistenkelige aktiviteter i sanntid. Ved hjelp av kunstig intelligens og maskinlæring kan disse systemene lære seg å gjenkjenne komplekse mønstre som menneskelig overvåkning kan overse.
Det er imidlertid viktig at teknologiske løsninger for anti-hvitvasking er i samsvar med personvernlover som GDPR, da det er avgjørende å sikre at sensitive kundeopplysninger behandles på en sikker og lovlig måte.
Vårt tips: Velg et system for anti-hvitvasking som passer bedriftens størrelse og omfang – som 24 Kontroll fra 24SevenOffice. Det er perfekt for regnskapsbyråer og kontrollerer informasjon daglig, samt går gjennom KYC-metoden ved onboarding av kunder.
En tydelig anti-hvitvaskingspolicy skaper et rammeverk som både ansatte og ledelse kan følge. En god policy bør inkludere tydelige prosedyrer for identifisering, rapportering og oppfølging av mistenkelige aktiviteter.
Du kan vurdere at policyen gjennomgås av juridiske eksperter for å sikre at den oppfyller alle lovkrav og bransjestandarder.
Vårt tips: Kommuniser policyen tydelig til alle ansatte slik at alle er klar over den, og har den tilgjengelig. Du bør også foreta regelmessige revisjoner for å tilpasse den til endrede lovkrav og risikofaktorer.
Ansatte er ofte den første forsvarslinjen mot hvitvasking. Nettopp derfor er det avgjørende å gi dem regelmessig opplæring i å identifisere og gjenkjenne mistenkelige aktiviteter og følge interne rutiner. Opplæringen av de ansatte bør dekke alle aspekter av hvitvasking og inkludere realistiske scenarioer og casestudier.
Opplæringen kan tilpasses til ulike avdelinger og roller innen bedriften – ansatte i kundeservice har eksempelvis andre kunnskapsbehov enn de i finansavdelingen.
Vårt tips: Tilby opplæringsmoduler som ansatte kan ta årlig eller etter behov, og sørg for at de er oppdatert på nye trusler og teknikker brukt av hvitvaskere.
Selv med de beste systemene på plass, er det viktig å utføre jevnlige revisjoner og vurderinger for å sikre at alle anti-hvitvaskingstiltak fungerer etter hensikten. En intern revisjon kan identifisere svakheter i systemene og prosessene, og gi bedriften en mulighet til å justere tiltakene.
Vårt tips: Planlegg regelmessige internrevisjoner og benytt gjerne eksterne revisjonsfirmaer som kan gi et uavhengig perspektiv på bedriftens rutiner.
Å ha et godt samarbeid med relevante myndigheter kan gi bedriften verdifull innsikt i nye hvitvaskingstrender, og kan gi deg raskere tilgang til ressurser som støtter opp under forebyggende arbeid. Gjennom regelmessig dialog og deling av informasjon kan du og bedriften være bedre rustet til å identifisere og håndtere trusler.
Vårt tips: Bli med i nettverk eller på arrangementer som myndighetene organiserer, og hold kontakten åpen i tilfelle du må rapportere noe eller få veiledning.
Hvitvasking er en kompleks trussel som stadig utvikler og forandrer seg. Ved å implementere riktige tiltak, og ha en proaktiv tilnærming, kan bedrifter likevel redusere risikoen til hvitvasking betydelig, og sikre både bedriftens og samfunnets trygghet mot ulovlig pengeflyt.
Gjennom god forståelse av lovverket, risikobaserte kontroller, teknologisk støtte og kontinuerlig opplæring kan bedrifter bygge robuste forsvarsmekanismer.
