Blogg

Regnskapsfører

6 endringstips til regnskapsbyråer i 2017

Vi har tidligere snakket mye om hvordan teknologi og digitalisering fremtvinger en rekke endringer i måten vi jobber på, samtidig som det åpner for en rekke nye muligheter, smartere måter å jobbe på og nye forretningsmodeller.

Nå er 2017 godt i gang – og mange endringer er rett rundt hjørnet, parallelt med at regnskapsbyråer har fokus årsoppgjøret. Vi kan nevne endring i innførsels-MVA, avvikling av tollfaktura, endringer i kontoplan og MVA-koder, samt en rekke nye fakturerings- og betalingsløsninger, som byråkunder vil etterspørre og forvente å kunne benytte seg av fremover.

Nytenkende regnskapsbyråer springer opp over hele landet, utstyrt med EHF og automatisk bilagsflyt i skybaserte regnskapssystemer. Effektiviteten presses opp – og kundene vil gjøre mer og mer av arbeidet selv. Hvordan vil dette påvirke hverdagene – og utfordre tradisjonelle forretningsmodeller fremover?

Hvordan kan man fortsette å være konkurransedyktig i 2017?

I et tidligere innlegg har vi tatt for oss at så mye som 80% av alle endringsprosesser ender i tilbakefall. Vi drøftet problemstillingen fra forskjellige sider og diskuterte hvordan dette påvirker servicebransjer, først og fremst regnskapsbransjen. I denne oppfølgeren har vi forsøkt å liste opp noen tips til hvordan ledelsen i regnskapsbyråer kan gjennomføre endring – samt følge opp medarbeidere for å unngå tilbakefall – til gamle, utdaterte, men for mange trygge rutiner.

1. Definer verdier for bedriften og hva dere ønsker å strebe etter å være

Strev for å være best, men husk at ingen kan være best på alt. Du må gå i dybden og definere hva ditt selskap kan tilby deres kunder. Mulighetene kan begrenses av faktorer som kompetanse til dine ansatte, antallet årsverk, beliggenhet og likviditet. Skal man spesialisere seg innenfor en bransje eller utvide med nye segmenter? Skal man tilby tilleggstjenester eller ha fokus på basistjenester? Har man råd til å ansette flere og dekke tapet i opplæringsprosessen?

Dette er bare et lite knippe av de spørsmålene en leder kan stille seg.

2. Sett opp klare mål og delmål

Regnskapsførere trenger kvantitative og konkrete mål. Dette kan være å øke antallet kunder og bunnlinjen, ha større dekningsgrad og utvide bedriften ved å ansette flere. Det er samtidig viktig å bedømme sin posisjon og hva man har mulighet til å levere til kunden; å definere et formål med endringsprosessen.

Et viktig konkurransefortrinn kan eksempelvis være å få inn digitale løsninger som er skreddersydd, nettopp for din bedrift, og implementere disse riktig.

Det man må huske på er at endringsstrategi er en prosess – og ikke en «happening». Lederens jobb er ikke ferdig når implementeringsprosessen er fullført. Tvert imot, det er her den begynner.

Det er viktig å sette klare frister frem til målet, slik at det er enkelt å se om man følger tidsskjemaet. Dette sikrer også fremgang i prosessen fremfor tilbakefall. Det gir en trygghet og en følelse av oppnåelse, fremfor å streve etter et mål som er veldig langt frem i tid.

3. Tildel de ansatte ansvar – og målprogresjon

Som leder er et viktig suksesskriterie å løfte frem nøkkelpersoner som viser initiativ til teamledelse. Å løfte frem de personene som har gode teknologiske egenskaper og ønsker å ha en ansvarlig rolle for å formidle denne kunnskapen innad i organisasjonen, kan eksempelvis være en veldig spennende tilnærming.

6 endringstips

Ledelsens viktigste jobb under endring er å evaluere styrkene og svakhetene til sine ansatte – og bruke disse til å introdusere nye prosesser inn i en organisasjon. Dette er en løpende prosess hvor en leder er nødt til å foreta evalueringer med jevne mellomrom – og foreta de endringene som trengs.

Når man motiverer de ansatte til å ta ansvar, vil mange ofte finne en spesialitet som faller naturlig. Da er det viktig å løfte disse personene frem og vise dem at de er sett og satt pris på. Det er også veldig viktig å ta seg tid til å dele kunnskap, innad i systemet.

Skal man måle faktureringsgraden, eller vil dette avhenge av graden de ansatte involveres i interne rutiner? Det er viktig at de ansatte vet hva de er målt på – og hva som er din forventning til dem i de forskjellige fasene av prosessen.

4. Interne møter – stressmøter

Endring kan føre til mye stress og usikkerhet blant ansatte, derfor er det veldig viktig at man får mulighet til å lufte både ideer og frustrasjoner. Som en god leder er det viktig å gi alle ansatte et sted å utrykke seg selv, samt finne mulige løsninger for å gjøre overgangen lettere for dem.

Det er særdeles viktig at alle er klare over at effektiviteten reduseres i starten av en endringsprosess – og at de ansatte vet hvilke premisser de blir målt på. Etter den første tilvenningsfasen, vil automatiseringen føre til en eksponentiell vekst i effektiviteten, der man lett tar igjen den tapte tiden.

5. Networking

Mange nye ideer spirer og får næring gjennom å omgås nye folk både innen egen og andre bransjer. Selv om markedet er preget av stor konkurranse om kundene, kan man i mange tilfeller hjelpe hverandre å bli bedre – og på denne måten løfte hele bransjen til et nytt nivå.

Å spille hverandre gode og dele erfaringer, var et viktig utgangspunkt for at 24SevenOffice lanserte CloudCamp. CloudCamp 2017 blir en fantastisk mulighet for nettopp slik nettverksbygging. Under CloudCamp 2016 var målet å gi inspirasjon og innspill rundt hvordan regnskapsbedrifter skal lykkes med verdiskapningen i den digitale økonomien– gjennom smart bruk av teknologi, automatisering og effektiv arbeidsflyt. Årets tema og program er ikke sluppet enda, men det blir MINST like bra!

6. Bli teknologer

Den nye generasjonen regnskapsførere har vokst opp med skybasert teknologi, der det som ikke var mulig i går, er mulig i morgen. At de enkle og trivielle oppgavene vil bli automatisert, er på mange måter en selvfølgelighet.

Som sagt kan det å løfte frem de personene som har gode teknologiske egenskaper i byrået, eller å vri fokus på rekrutteringen i denne retningen, være et smart grep.

Vi tror at neste generasjon regnskapsførere også i større grad må være «teknologer», noe som er grunnen til at vi har satt i gang med BizTech Academy.
I tillegg til å sitte på en solid kompetanse innen det regnskapsmessige, må regnskapsbyråene være i stand til foreslå smarte teknologiske løsninger for sine kunder. Det er på denne måten de kan bli gode rådgivere – og legge til rette for at regnskapet blir et nyttig styringsverktøy, slik at kunde har de beste forutsetninger for å ta gode avgjørelser basert på oppdatert informasjon.

Kundene lukker ikke øynene for den teknologiske utviklingen, de er nysgjerrige – og lurer på hvilke grep som er mulig å ta, for å gjøre hverdagen enklere og mer effektiv, eksempelvis gjennom integrasjoner som kan automatisere prosesser.

Til syvende og sist er det er viktig å kunne ha tro på kompetansen til de man har ansatt – og huske på at endring er essensielt for overlevelse av et selskap.

Husk at endring og disruptive teknologier ikke er noe nytt, verden har alltid endret seg, men den har aldri utviklet seg raskere enn nå.
Husk å investere i endring og forbedring hver dag!