Det er ingen hemmelighet at både norsk og internasjonal økonomi er hardt rammet av pandemien og følgene av den. Norges Bank kuttet styringsrenten til null mai i fjor, og Stortinget har vedtatt en rekke krisepakker for næringslivet. Det har vært et nervepirrende år for de fleste som driver business, og det er viktigere enn noensinne å skille seg ut i mengden og ha klare konkurransefortrinn.

AI er et av de største buzzordene i næringslivet for tida. Denne nye måten å drive deler av en virksomhet på kan gi enorme gevinster, og vil være med på skille klinten fra hveten framover i mange bransjer.

Les også: Sparer mer enn 25.000 timer i året ved hjelp av regnskap med AI

Den gode nyheten er at det ikke er så vanskelig å komme igang med AI-løsninger, som for eksempel automatisering av hele bokføringsprosessen. Utfordringen er å se det store bildet når det kommer til hva dette betyr for den tradisjonelle økonomifunksjonen og regnskapsførerrollen, og at kunstig intelligens faktisk byr på store muligheter for bedriftens økonomifunksjon.

Lær mer om regnskap med AI på vårt gratis webinar!

Meld deg på webinar

Tradisjonell regnskapsføring: Tungvint og på stedet hvil

AI er i ferd med å revolusjonere måten vi frem til nå har jobbet med regnskapet på. Men det er i første omgang veldig interessant å klargjøre hvor store forskjeller det er i dag på graden av digitalisering hos ulike bedrifter. De fleste har i dag én form for økonomisystem, og skillet her er ofte mellom serverbaserte eller skybaserte systemer. Det er også stor variasjon i hvor automatisert og digital den inngående fakturabehandlingen er. Hovedsakelig varierer  dette fra å motta inngående faktura per post for innskanning, faktura som pdf på mail, eller mail og EHF rett inn i økonomisystemet. 

De virksomhetene med høyest grad av automasjon i inngående fakturabehandling, bruker det som til nå har vært markedets beste løsninger for automatisering av inngående fakturabehandling, nemlig OCR og RPA. Slike løsninger har et tak på hvor mye av arbeidet som kan automatiseres fordi teknologien har begrensninger og krever mye menneskelig vedlikehold og manuelt arbeid for å fungere.

Jo større det innkommende fakturavolumet er, desto større variasjon i type inngående faktura og kontoføringen i selskapet. Og -  desto vanskeligere blir det å vedlikeholde reglene, noe som igjen krever flere ressurser. Når volumet på inngående faktura er stort, benyttes også ofte tredjepartsløsninger som arbeidskraft fra andre land for å redusere kostnader. Et slikt komplekst system krever også gjerne avanserte godkjenningsregler, og med mange parter involvert er konsekvensen fort litt tungrodde løsninger som krever mye ressurser for å sikre kvalitet.

Poenget er at det er store variasjoner når det kommer til digitaliseringsgraden hos bedrifter, og i hvilken grad de benytter seg av automatisering. Samtidig øker teknologien forskjellene når det kommer til kostnadseffektivitet og konkurransekraft. Dette kommer også til uttrykk gjennom de ansattes kunnskap og mindset. Det krever både tid og ressurser for å henge med i utviklingen, og tilpasse seg markedets endringer!

Les også : Hvordan påvirker kunstig intelligens regnskapsbransjen?

Automatisering = tid og penger spart

Det siste året har vist oss at det er helt nødvendig å ligge et hestehode foran konkurrentene, og derfor er det på tide å tørre å tenke nytt. Kunstig intelligens har kommet for å bli, og det er utrolig spennende å se hvilke muligheter det gir for store økonomihus og regnskapsbransjen.

For å forstå hvordan du kan komme i gang - og lykkes - med AI, er det først viktig å være klar over hvor digital bedriften må være for å kunne bruke for eksempel AI Assistant.

For det første må alle fakturaer mottas elektronisk per EHF/PDF, og du må ha et skybasert økonomisystem. For det andre må det forankres en kultur i organisasjonen som er for digitalisering, som bidrar til at de ansatte stiller seg positive til endringer og den prosessen det krever.

Det er nemlig viktig å huske på at det er menneskene - i samspill med teknologien - som gir grunnlaget for å lykkes med AI. En av faktorene som er svært viktig i årene fremover vil være å ansette de riktige menneskene, altså nysgjerrige og fremoverlente ansatte som er villige til å lære ny teknologi.

Når det gjelder AI, er automatiseringsraden og kvaliteten på dataen avhengig av menneskelig input. For å maksimere verdien på en AI-motor er du derfor avhengig av dedikerte ansatte som forstår mulighetene med teknologien og som er villig til å sette seg inn i hvordan de kan optimalisere bruken av dataene som innhentes.

Det tar tid å endre tankesett. Men dersom holdningen er å være endringsvillig vil dette skape store fordeler fremover, fordi markedet vil endre seg raskere og raskere, og AI er bare en av elementene!

Til nå har regnskapet i store bedrifter bestått av så mye arbeid at det ofte krever en egen avdeling. Inngående fakturabehandling har tatt lang tid og krevd mye ressurser, men det vi ser nå er at til og med det å endre på en liten del av måten man jobber på kan gi stor gevinst.

Hvis du velger å ta i bruk for eksempel AI Assistant vil først og fremst rutineoppgavene automatiseres, og resultatet er et løpende oppdatert, nøyaktig og rikt datasett. I fremtiden vil AI-teknologien ta raske steg og blant annet lære seg å oppdage avvik, som i dag krever for store ressurser å ta hånd om manuelt. Det kan for eksempel være knyttet til innkjøp, som blant annet priser fra leverandører som endres og avtaler som bør reforhandles.

Nøkkelen til suksess er nettopp menneskene som korrigerer og lærer opp AI-motoren, og som videre vet hvordan de kan utnytte seg av et rikt datasett. Når det gjelder mindre bedrifter gjelder det samme prinsippet, og kanskje særlig(!) for små og mellomstore  bedrifter der marginene er mindre.

Veien videre: Lærevillighet kan gi gull og grønne skoger

Hvis du tar i bruk den beste teknologien på markedet innenfor kunstig intelligens, samt klarer å legge til rette for og skape et positivt og lærevillig mindset blant de ansatte, er det ingenting som kan gi bedriften din et bedre grunnlag for vekst.

Nysgjerrige ansatte som setter seg inn i hvordan de kan bruke teknologien til sin fordel vil gjøre din bedrift konkurransedyktige både nå og i fremtiden. Ved å ta beslutninger på bakgrunn av - og analysere - realtime data og ikke historikk, er man proaktiv. Dette vil definitivt endre spillereglene, og vil være utrolig spennende å følge med på videre!

Lær mer om regnskap med AI på vårt gratis webinar!

Meld deg på webinar


Forfatter:

Johanna Davidsen, Senior Sales Executive, 24SevenOffice

Medforfatter:

Minna Fjeldskår, Content Manager, 24SevenOffice Norway

Sist oppdatert torsdag 3. juni 2021