24SevenOffice

Automatisering: Lansering av ny fakturadistribusjon

Tirsdag 8. november lanseres det nye systemet for distribusjon av fakturaer i 24SevenOffice. Nøkkelordet er automatisering.

Både de som sender og mottar fakturaer, har i dag helt andre forventninger til hvordan en faktura leveres enn hva tilfellet var for bare noen år siden. Elektroniske formater som EHF har tatt en stadig større markedsandel, og med nye tjenester som Vipps Faktura, ser vi nok bare startskuddet på innovative løsninger med fokus på gode brukeropplevelser både for fakturautsteder og –mottaker.

Stadig flere sier farvel til papirfakturaer

Det blir stadig færre som skriver ut, pakker, frankerer og sender fakturaer selv – både fordi vi stadig blir mer miljøbevisst, men også fordi det finnes måter å gjøre det på som er billigere, enklere og mer effektive.

Denne utviklingen har selvfølgelig også medført at kravene til fakturadistribusjonen endres. Noen kan motta EHF, andre Avtalegiro, noen vil ha vedlegg, mens andre igjen vil ha alle vedleggene slått sammen til en fil. Og så har du naturligvis enkelte bedrifter som fortsatt helst vil motta en papirfaktura, men her har vi også tilført mer automatikk.

Fokuser på å fakturere. Automatisk valg av format

At kunder ønsker å motta fakturaer på ulike måter, i en verden med stadig flere formater og betalingsmetoder, kan fort utvikle seg til en jungel hvis en må huske på alle disse innstillingene. Derfor har vi utviklet en løsning som håndterer dette automatisk.

I korte trekk fungerer det på denne måten:
1. Du fakturerer kunde fra 24SevenOffice.
2. Systemet finner automatisk frem til den foretrukne distribusjonsmetoden av faktura til kunde.

24SevenOffice Faktura
Ferdig definert fakturadesign og distribusjonsløp…

Å fakturere skal være enkelt. Det første en kunde ofte ønsker å gjøre ved oppstart med et system, er nettopp å opprette og sende en faktura.

I forbindelse med dette, ønsker man ikke nødvendigvis å måtte anvende tid på å definere et design på fakturaene, samt å sette opp e-postadresser eller andre distribusjonsmetoder. Man ønsker først og fremst at fakturaene skal se bra ut «by default» – og at de skal distribueres effektivt til mottaker.

Det nye systemet kommer derfor med ferdig definerte fakturadesign – som vil fungerer for de aller fleste, en ferdig definert e-postadresse som det sendes fra, samt et ferdig definert distribusjonsløp.

Det eneste en trenger å tenke på, er hva en skal fakturere, resten håndterer systemet.

24SevenOffice AutoPost
…eller egendefinert

Skulle man ønske å endre på en av standardmalene for fakturaene, er det nå mye enklere enn tidligere. Vi har bygget et system som baserer seg på ODT, dette er en åpen standard som støttes av alle moderne tekstbehandlingsprogrammer som Word, OpenOffice og Google Drive. Å endre på et fakturadesign, er kort fortalt, som å endre på et hvilket som helst dokument.

De som må ha med grunnlag på fakturaer, som eksempelvis timer eller kostnader, får nå også en mye enklere hverdag med den nye løsningen, da en nå har mye mer kontroll over nøyaktig hva som kommer ut på fakturaen.

Vipps Faktura ferdig integrert

I forrige uke ble det kjent at DNB lanserer Vipps Faktura – og 24SevenOffice har selvfølgelig dette integrert i den nye løsningen. Det kommer mer informasjon og innhold om dette innen kort tid.

Vi ser også for oss at det de neste årene vil komme flere smarte distribusjonsmetoder – og har derfor laget et fremtidsrettet system, som enkelt vil kunne integrere de nye mulighetene som dukker opp.

Når man tar systemet i bruk vil man få et distribusjonsløp som inneholder metodene EHF, E-post, AutoPost (automatisk sending av faktura per post), Vipps Faktura – samt mulighet for å kunne sette opp Print og benytte seg av CloudPrint-teknologi, som de fleste printerleverandører har bygget inn i sine systemer. I løpet av de neste månedene vil vi også legge til E-faktura og Avtalegiro.

Eget aksesspunkt for EHF

EHF (Elektronisk faktura) er for mange ekstremt viktig, da stadig flere kunder krever å få fakturaer levert på dette formatet. Som mange har fått med seg, er det dessverre slik at EHF-standarden inneholder en del svakheter. Flere av disse har blitt rettet, men fremdeles finnes det rom for forbedringer.

For å kunne takle disse utfordringene på en så smidig måte som mulig, har vi derfor utviklet vårt eget aksesspunkt, slik at vi enda mer effektivt selv kan rette feil, oppgradere til nye versjoner – og finne fornuftige løsninger på problemer og utfordringer som oppstår, uten at vi er avhengig av en tredjepart.

Les mer om den nye fakturadistribusjonen og de andre nyhetene her.

Relaterte poster