Blogg

Regnskapsprogram

Dette er viktig når du skal bytte regnskapssystem

Det er enkelt å bytte til 24SevenOffice som regnskapssystem. Men uansett om du er regnskapsfører eller en bedrift, er det noen ting det er greit å ha sett og tenkt på i forkant av oppstart.

Vi får for øvrig ofte spørsmål fra kunder om det er smart å bytte regnskapssystem ved overgangen til nytt år. Det går helt utmerket å bytte system når som helst, men vi anbefaler å styre inn mot en MVA-termin.
Bytte regnskapssystem 24SevenOffice

Rydding og tilpasning av kontoplan

Når du skal bytte om fra et annet system, har du en utmerket anledning til å «rydde opp». Dette er en god anledning til å gå over kunde- og leverandørlisten, samt å tilpasse sin kontoplan til «Norsk standard». Ofte tar vi denne oppryddingen sammen med kunden før vi begynner å importere data.

Av og til er det mulig å korte ned balansen som inneholder mange eiendeler (for eksempel biler) og bruke prosjekter til å lage egne eiendelsregnskap, få fullstendig oversikt over avskrivninger og kostnader forbundet med eiendelene.

Som oftest får kunder ut eksporter som er relativt enkle å importere inn i 24SevenOffice, men det hender dataene trenger manuell redigering. Om du ønsker å gjøre denne jobben selv, eller om vi skal gjøre den for deg, avgjør vi sammen. Dette avhenger i stor grad av hvor god forståelse kunden har for IT, hvor mye ledig kapasitet de ansatte har og hvilken økonomisk plan som er valgt for implementering.

Hvis kunden ønsker å importere sin egen kontoplan er dette mulig, men en må uansett huske å følge denne oppskriften.

Import av kunder og leverandører

Som nevnt tidligere, er det en god idé å rydde i gamle kunde- og leverandørkort for å kvitte seg med kontakter en ikke lenger har behov for. Ofte er det mulig å sortere disse kontaktene etter siste aktive dato, og importere de siste 2-3 årene.

Det er også smart å sjekke kartoteket for duplikater og samle sammen reskontro i det tilfellet hvor en finner duplikater. Les mer om dette på vårt Hjelpesenter.

Import av åpne poster

Forbindelse mot bank bør settes i gang så tidlig som mulig, ettersom det kan ta litt tid før kontrakten går gjennom. Når banken er aktivert i 24SevenOffice er det mulig å importere åpne poster.

Husk at det er mulig å importere ved OCR/KID-nummer slik at innbetalingene til det nye systemet finner de postene som er utfakturert fra det gamle. Det er også viktig å huske at en bør bruke bilagsart for utgående faktura, hvis man ønsker å purre på disse i senere tid.
Det er vanlig å bruke en hjelpekonto for å importere åpne poster. Denne går i null etter at saldobalansen er importert. Les mer på vårt Hjelpesenter.

Import av hovedbok/saldobalanser

Hvor stor andel av transaksjonene som skal overføres, er opp til kunden, men vi anbefaler sjeldent å ta med alt. Desto mer en tar med, desto mer tid bruker en på dette – samtidig som det gir større rom for å gjøre feil. Ofte holder det å importere saldobalansen fra et tidligere år og eventuelt endringen fra «01.01» til «cut-off»-dato. Det er for øvrig ofte en mulighet for å beholde seer-tilgang til det gamle systemet, for å ha tilgang til å søke opp bilag, dersom en skulle ha behov for dette i ettertid.

Hvis kunde ønsker å importere hele hovedboken, er det viktig å huske begrensning på bilagsimport på 1500 linjer. Dette kan medføre at man må ha en import per måned, som kan føre til mer bruk av tid. Les mer på vårt Hjelpesenter.

Videre oppfølging

Nå, når dataene er på plass, planlegger vi veien videre sammen. Som kunde får du opplæring i systemet, og mulighet til å melde deg på gratis webinarer, dersom du trenger en rask oppfriskning. Har man erfaring med systemet fra tidligere – vil det antakelig holde med kun én oppfriskning.

God kommunikasjon med den ansvarlige konsulenten – og at ledelsen tar en aktiv rolle i prosessen, er en viktig suksessfaktor i forbindelse med bytte av regnskapssystem.