Blogg

Regnskapssystem

Dette må du huske på når du skal bytte regnskapssystem

Mange lurer på om det er smart å bytte regnskapssystem ved overgangen til et nytt år. Det går helt fint å bytte system når som helst, men vi anbefaler likevel å styre inn mot en MVA-termin. I forkant av byttet er det også lurt å ha tenkt gjennom en rekke ting som kan hjelpe deg i å ta et ryddig og strukturert valg. Her får du fire tips.

#1 Hva er målet med å bytte system?

Nytt system – nye muligheter, men hvorfor ønsker du å bytte system? Ikke bytt system uten mål og mening. Tenk over dagens arbeidsprosesser.

Er det noen utfordringer med dagens system; kostnader, skalerbarhet, tilgjengelighet? Kanskje bedriften har et ønske om å jobbe mer automatisert og effektivt, eller bruke mindre tid på rapportering? Foreta en ryddig kartlegging og skriv ned bedriftens målsetninger.

#2 Hvordan velge det riktige systemet?

Det er mange systemer å velge mellom, og behovet bedriften har i dag, kan være annerledes om ett år. Velg derfor et system som er skalerbart – og som vokser med deg.

Det er viktig å velge et system som er innovativt og som investerer i utvikling slik at systemet henger med i den teknologiske utviklingen. Er systemet du velger oppdatert? Legger leverandør penger i utvikling slik at dere sammen kan oppleve suksess?

Ved å velge et skybasert system henger du med i tiden, kan forbli konkurransedyktig og vil kunne gi stor verdi for kundene dine. Du vil alltid ha oppdaterte regnskap, online tilgang til egne regnskapsdata, automatisert bilagsflyt og kunde og regnskapsfører kan jobbe i samme system.

Og sist, men ikke minst – de teknologiske fordelene vil bidra til en langt mer automatisert og effektiv hverdag for bedriften.

#3 Hva skjer når du har byttet system?

Å bytte regnskapssystem trenger ikke å være tungvint og krevende. Når du bytter fra ett system til et annet, har du en gyllen mulighet til å «rydde opp»:

  • Sørg for at du sammen med leverandøren legger til rette for en god og effektiv implementering.
  • Sammen kan dere enkelt finne ut hva som er hensiktsmessig å ha med over av data og historikk – og hva som kan være oppslagsdata.
  • Ved bytte av system er det en god anledning til å gå over kunde- og leverandørlisten og kvitte seg med kontakter man ikke lenger har behov for.
  • Tilpasse kontoplan til «Norsk Standard».
  • Sjekke kartoteket for duplikater og samle sammen reskontro i det tilfellet hvor man finner duplikater.

#4 Veien videre etter byttet

Når du er i gang med et nytt system entrer du en ny fase, og det er helt normalt å møte på utfordringer. Prosessen med å bytte system skal likevel være trygg – både før, underveis og ikke minst etter.

Blir du fulgt opp etter at du har signert? Er de opptatt å bevare den gode kundeopplevelsen? Tilbys det hjelp i form av webinar og/ eller konsulentbistand?

Ha en åpen dialog med leverandøren om forventning og behov for oppfølging og support. Du merker fort om systemleverandøren ivaretar videre kundeforhold.

Og husk; en viktig suksessfaktor i forbindelse med bytte av regnskapssystem er også en ledelse som tar en aktiv rolle i prosessen.

Vurderer din bedrift å bytte regnskapssystem?

Visste du at 24SevenOffice ble født i skyen og leverer et moderne og komplett ERP- og regnskapssystem? Vi tar gjerne en uforpliktende prat med deg – kontakt oss i dag.