24SevenOffice

Visste du at diettgodtgjørelse er et tap for virksomheten?

Mottar ansatte i din virksomhet fortsatt diettgodtgjørelse på reise fremfor å bruke elektronisk reiseregning? Det taper både ansatte og virksomheten penger på.

Tidligere var det skattefritt å reise på diett for ansatte, og arbeidsgiver betalte heller ikke arbeidsgiveravgift for godtgjørelsen.

De nye endringene i statsbudsjettet for 2018 har gjort håndteringen mer komplisert grunnet innføring av forskuddssatser for trekkfri diettgodtgjørelse.

Det er ikke bare penger som går tapt, men også tid. De nye endringene har medført langt mer tungvint håndtering av reiseregninger, og kan fort bli en tidkrevende prosess for både arbeidsgiver og ansatte.

– Tid kan deles i to. Den tiden kunden opplever det tar å få refundert sitt utlegg eller reise med diett, og den tiden det tar å prosessere bilaget gjennom de enkelte steg og system internt hos et regnskapskontor. På generelt grunnlag så er det færre arbeidsprosesser som må til for å håndtere et utlegg versus en reise med diett, forteller fagansvarlig lønn i Vigres AS Inger Lise Gudevold.

Spar tid med elektronisk reiseregning

De fleste av Vigres AS sine kunder reiser på regning, med mindre virksomheten er pålagt noe annet. De som benytter seg av et system for utleggsrefusjon vil ikke ha behov for å kjøre registrering gjennom lønnssystemet.

Ved å digitalisere utleggsrefusjonen kan virksomheten og ansatte si farvel til unødige papirbunker, omfattende skjema som må fylles ut, slippe å forholde seg til regelverket, og dermed spare verdifull tid.

– Bruker og kunden vil ofte oppleve å få utbetalingen raskere, i de tilfeller der det ikke er avtalt en ekstra lønnskjøring eller foretar en ekstra utbetaling som forskudd. I slike tilfeller vil det medgå ekstra tid i forhold til et utlegg som i realiteten kan utbetales samme dag som bilaget er sendt inn, forteller Gudevold.

Les også: Så enkelt gjør du reiseregning og utlegg fra mobilen

Rask og effektiv prosessering av bilag

Hun understreker at hvert enkelt kundecase er forskjellig. Dersom virksomheten ikke bruker et reiseregningssystem vil det utgjøre en større utfordring enn nødvendig fordi det er et stort regelverk å holde seg oppdatert på, og mye manuell bokføringsjobb som tar langt mer tid enn vanlig.

– Det er vårt ansvar å informere kunden om hvilke tekniske løsninger som gir et optimalt og mest mulig effektivt samarbeid. Deriblant det å gå fra reise med diettgodtgjørelse til utlegg når vi informerer kundene om regelverket rundt diett med tilhørende arbeidsprosess. I slike samtaler er det godt å ha et enkelt verktøy å vise frem, slik som 24SevenOffice reise- og utleggsapplikasjon, sier hun og legger til:

– Systemet har et enkelt og forståelig brukergrensesnitt. Den gir kundene en oversikt over utlegg de har i prosess, og de som er sendt inn. Systemet gir en rask og effektiv prosessering av bilaget fra bokføring til utbetaling.

Ønsker du å vite mer om digitaliseringsmulighetene dine?

Tid er penger, og en virksomhet kan spare mye tid og penger ved å digitalisere arbeidshverdagen. Meld deg på ett av våre webinarer og lær mer om hvordan du kan oppleve en mer effektiv og digital hverdag med elektronisk reiseregning.

Jeg ønsker å delta på webinar