Blogg

ERP

GDPR: Ny personvernmodul i 24SevenOffice lansert

Nå kan din bedrift håndtere personopplysninger mer sikkert og effektivt ved hjelp av ny personvernmodul i 24SevenOffice.

EUs nye personvernordning som trer i kraft i 2018 innebærer langt mer detaljerte krav om hvordan bedrifter håndterer og oppbevarer personlig informasjon.

24SevenOffice har jobbet grundig med å gjøre det enklere for din bedrift å håndtere personopplysninger ved hjelp av ny personvernmodul i systemet.

Enkle funksjonaliteter

Sammenstilling av informasjon om samme person
Det kan være vanskelig å operere med kun én registrering av samme person. Integrasjoner, registreringer fra nettsider og forskjellig informasjonsbehov internt gjør at det fort kan bli dobbeltregistreringer. Den nye funksjonen gjør at bedriften kan sammenstille all informasjon som er registrert på samme person i systemet, og raskt og enkelt få en totaloversikt.

Utlevering av informasjon
Her finner du en veiviser for å sende all relevant informasjon til den personen det gjelder. Når du er sikker på at du har samlet all informasjon som er registrert, sendes det en link i en epost som gir mottakeren mulighet til å laste ned en zip som inneholder informasjon som html og json.

Sletting av informasjon
Dersom det ikke lenger er formålstjenlig å oppbevare personopplysninger, eller hvis den det gjelder ønsker det, er man pålagt å slette informasjonen. Dette kan nå gjøres ved å anonymisere data, slik at det ikke krever manuell sletting.

Logging og tilgangskontroll
For å sørge for at man har god kontroll på hvem som internt håndterer personopplysninger i bedriften, er funksjonene lagt i en egen modul. Her kan man velge hvilke personer som skal ha tilgang og rettigheter til å utføre enten ingen eller alle handlinger som er mulig å utføre. Alt blir loggført slik at det er enkelt å dokumentere i etterkant – for eksempel hvem som har sammenstilt og utlevert informasjon om en bestemt kunde.

Ulike innsynsnivåer
Sensitiviteten på informasjon som er lagret kan variere avhengig av hvem informasjonen gjelder, og hvem som skal se den. Dette er løst ved at det er mulig å tilordne hver enkelt person egenskaper som styrer hvem som har rett til å se informasjon om dem. Eksempler på dette er muligheten til å skjule epost og restkonto. Dersom man velger å skjule en person vil ikke informasjonen vises under kontakten/ bedriften i CRM.

GDPR
Funksjonalitet for hver enkelt bruker: Enklere å kontrollere informasjonen om deg selv

I tillegg til nevnte funksjonaliteter over, vil det også komme funksjoner som gir hver enkelt bruker av 24SevenOffice mulighet til å kontrollere informasjon knyttet til brukeren man har opprettet for å få tilgang til systemet. Du kan:

  • velge om og i tilfellet hva andre brukere av systemet skal se av informasjon om deg
  • hente ut informasjon som er registrert om deg i systemet
  • slette all informasjon om deg selv og din bruker i systemet permanent
Sikker håndtering av personopplysninger

Det nye personvernordningen er et omfattende regelverk, og det er den enkelte bedrift som selv er ansvarlig for å følge det. Dersom retningslinjene ikke følges kan bøter ilegges inntil 20 millioner euro, eller inntil 4 prosent av virksomhetens globale omsetning.

Ved å bruke de nye funksjonalitetene i 24SevenOffice har bedriften et godt utgangspunkt for en sikker, effektiv og god håndtering av personopplysninger.