Hva er et ERP-system?

ERP-system – hva er det?

Et ERP-system er et komplett og fleksibelt skybasert verktøy som samler og syr sammen alle kjerneprosessene i en bedrift på best mulig måte. Systemet samler rett og slett alt på én plattform – et godt ERP-system løser virksomhetens behov for effektiv:

• Økonomistyring
• CRM-system,
• Ulik type rapportering,
• Reise- og timeregistrering,
• Prosjektstyring,
• HR-system
• Lønnssystem
• MRP

ERP-systemet er det virksomheten trenger for å jobbe smartere, skreddersy arbeidsflyt og automatisere prosesser.

Hvordan fungerer et ERP-system?

Et system som ERP knytter sammen ulike systemer slik at de bedre skal snakke sammen og kommunisere – som blant annet timeføring. Om ansatte fører timer – som eksempel i 24SevenOffice sitt timeregistreringssystem Busy – danner dette et lønnsgrunnlag. Dette sendes videre til regnskapsavdelingen, som videre utbetaler lønn til en bestemt dato.

Lønnsgrunnlaget sendes deretter tilbake til den ansatte i form av et lønnsslipp med vanlig informasjon om kantinetrekk, timegrunnlag, skattefadrag, bonus og naturalytelser. Hele denne prosessen foregår i et ERP-system, der de ulike systemene samhandler med hverandre for å samle riktig informasjon, helt automatisk. 

Med ERP har du også kontinuerlig innsikt i antall timer, lønnsutgifter, timelister og utbetalingsinformasjon på ett og samme sted. 

Med 24SevenOffice har du mulighet til å bygge ditt eget økosystem med både HR-system, økonomi og regnskap, klimaregnskap, lønnssystem, CRM-system og MRP-system.

Hva er fordelene ved et ERP-system?

ERP-system automatiserer mange prosesser. Både informasjons- og prosessflyten blir automatisert, som forbedrer kommunikasjonen mellom leverandører, kunder og ansatte. Du frigjør tid og sparer bedriften for kostnader. Med vårt skybaserte – og nettbaserte – system kan du lettere følge bedriftens utvikling tettere ved at du kan:

• Følge med på data i sanntid
• Tett overvåking av KPIer
• Muligheten for alt bedriften trenger, i ett system
• Tilgang til systemet hvor enn du er, og kan sjekke data når du vil
• Mulighet til å skreddersy egne dashbord basert på data du ønsker innsikt i
• Du kan enkelt legge til flere moduler i systemet dersom du har behov for det
• Enten du er en stor eller en liten bedrift kan du koble på de systemene du trenger

Du har full kontroll på alle prosesser i sanntid, og kan til enhver tid hente ut skreddersydde rapporter som ligger tilgjengelig i skyen.

Ved å samle alle sentrale prosesser i ett system, som forenkler og effektiviserer arbeidsdagen til alle i virksomheten, frigjøres også tid slik at hver enkelt ansatt kan fokusere på de viktige oppgavene.

Hva er forskjellen på CRM-system og ERP-system?

Et CRM-system fokuserer på kunder, hjelper bedriften i å administrere kundedata ved å samle all informasjon om bedriftens kontakter på ett sted. På denne måten får virksomheten en unik innsikt i kunder og kontakter. 

Et ERP-system på sin side fokuserer på hele virksomheten og å forbedre og effektivisere arbeidsprosessene – det er altså bedriftsorientert mens CRM-systemet er kundeorientert. 

Med 24SevenOffice sitt CRM-system får du god innsikt i kundedata samlet på ett sted. 

Hvorfor bør du bytte ERP-system?

Det er ofte en sum av ulike faktorer som avdekker behovet for nytt system. Dette kan blant annet være:

• Virksomheten din har mange manuelle prosesser og rutiner som er tidkrevende.
• Virksomheten bruker mange ulike systemer som ikke snakker sammen.
• Virksomheten benytter fortsatt excel-skjema og ønsker å ta steget mot mer moderne og effektive systemer.
• Informasjonsflyten er ineffektiv.
• Det er manglende kontroll og oversikt over kostnader.
• Virksomheten har opplevd stor vekst eller endringer, der dagens system ikke er egnet for vekst og mangler skalerbarhet.

Mange bruker fortsatt tradisjonelle ERP-systemer som ikke henger med i teknologien, og heller ikke matcher virksomhetens utfordringer.

Ved å velge et fleksibelt system som benytter moderne teknologi og understøtter kjerneprosessene kan alt samles på ett sted, og du kan få kontroll på forretningsprosessene som en helhet.

Et moderne skybasert ERP-system er forretningskritisk for virksomheter som ønsker å:

• Automatisere og effektivisere manuelle prosesser.
• Unngå tidstyver og dobbeltregistrering av data.
• Ha tilgang til data i sanntid og mer oversiktlig kostnadskontroll.
• Skreddersy arbeidsflyt og tilpasse systemet etter hvordan virksomheten jobber.
• Samle alle prosesser i ett system .
• Bruke et system som er skalerbart og fleksibelt, og som vokser i takt med virksomhetens utvikling.

Hvordan velger man riktig ERP-system?

Ikke bytt system uten mål og mening. Tenk over dagens arbeidsprosesser og hva virksomheten ønsker å oppnå. Foreta en ryddig kartlegging og skriv ned målsetningene.

Hva er dagens utfordringer?

Dette kan være kostnader og/eller tilgjengelighet. Kanskje dere har et ønske om å jobbe mer automatisert og effektivt, og bruke mindre tid på rapportering. Eller dere opplever stor vekst, men bruker et system som ikke er skalerbart nok.

Hvilken funksjonalitet er ønskelig?

Hvor mye av tiden går til manuelle prosesser, og hvilke funksjonaliteter finnes i dagens system? Få på plass en god oversikt over dette, og se på hva nåværende system mangler for å kunne dekke avvik og flaskehalser. Er det noe som er unikt for deres bransje og forretning? Og er det visse krav og lovverk som må innfris og ivaretas?

Så fort virksomheten har en ryddig oversikt, er det enklere å kartlegge spesifikk systemfunksjonalitet som er nødvendig for å dekke behovene. Og et viktig tips; fokuser på funksjonalitet fremfor pris. Det er viktigere at systemet løser utfordringene fremfor at prisen er lav.

Hvordan ser fremtiden ut?

Som en del av virksomhetens målsetninger har dere kanskje planer om vekst? Det er derfor smart å velge en leverandør som er innovativ og som investerer i utvikling slik at systemet henger med i digitaliseringen. Er systemet dere velger oppdatert? Legger leverandør penger i utvikling slik at systemet vokser i takt med virksomheten, og kan løse utfordringene dere møter, også 10 år frem i tid?

API og integrasjoner

Systemer som ikke snakker sammen er et velkjent smertepunkt, og gjør det vanskelig å optimalisere prosessene. Og realiteten er at mange forholder seg til en rekke ulike systemer. Spørsmålet er om dere kan benytte en ren skyløsning som ERP-system, eller om dere er avhengig av å måtte blande ny og gammel teknologi.

Et godt råd på veien er derfor å velge et ERP-system med åpent API og gode integrasjonsmuligheter mot andre systemer – både gammel og ny teknologi. Og som ikke minst er rustet til å møte en fremtid med store endringer. Husk at det å velge et moderne skybasert system gjør at virksomheten henger med i tiden, kan forbli konkurransedyktig og vil kunne gi stor verdi for kundene også. Vårt skybaserte ERP-system har mulighet for mange ulike integrasjoner, og kan tilpasses slik dere har behov for.

Hva er vanlige hindringer ved bytte av system?

Når beslutningen er tatt nytter det ikke å tenke at ting går automatisk heretter. Prosessen videre er vel så viktig – om ikke avgjørende for å lykkes. Det er viktig at beslutningen er forankret i organisasjonen i sin helhet. Dersom de ansatte ikke "støtter skiftet", er løpet kjørt.

Kommuniser tydelig hvorfor beslutningen er tatt, verdien som vil gjenspeiles i de ansattes arbeidshverdag og virksomhetens fremtid. Sørg for å ha på plass en prosjektgruppe og en prosjektplan med fremdriftsmål, tid og ressursbruk – sammen med leverandør. Ta hensyn til tidsrammer, delmål og mål, og ha løpende kommunikasjon med organisasjonen når det kommer til fremdrift i prosjektet.

Et godt ERP-system gjør bedriften din konkurransedyktig

Med et skybasert ERP-system har du det beste utgangspunktet for å drive en effektiv, lønnsom og konkurransedyktig bedrift. Med ERP fra 24SevenOffice får dere:

• Et skalerbart system du kan tilpasse etter hva bedriften din trenger akkurat nå – ved vekst kan flere moduler legges til.
• Alt du trenger samlet i ett system som snakker sømløst sammen
• Spar tid og penger på automatiserte prosesser og arbeidsoppgaver

For å være sikker på at dere har det optimale lønnssystemet for dere, er det viktig å vurdere systemet dere bruker med jevne mellomrom. 

Hva koster det å bytte system?

Det er mange spørsmål knyttet til kostnader ved bytte av system. Ikke bare i form av reelle kostnader som omfatter konvertering, prosjekt, drift og konsulentbistand. Men hva med ansatte, rutiner, prosesser og produktivitet – vil dette påvirkes?

Aller først bør virksomheten beregne kostnadene ved dagens løsning, og se hva besparelsen vil være ved å benytte en skyløsning som automatiserer prosessene. En åpen gevinst ved et skybasert system er kostnadsbesparelsen til teknisk infrastruktur og kompetansebehov. Ved å bruke en skyløsning er ikke lenger virksomheten avhengig av serverkostnader.

Et viktig aspekt er også forståelsen av hva et skybasert system som automatiserer prosessene betyr for ansatte og produktivitet. Tar man i bruk nye moderne systemer uten å samtidig jobbe smartere, kan det være en risiko for at produktiviteten går ned. Derfor er det avgjørende at ansatte og brukere forstår verdien bak å automatisere prosessene – å la systemet jobbe for dem, og ikke omvendt.

Hva skjer etter at man har byttet system?

For mange er ERP-systemet hjertet i virksomheten. Vær trygg på at leverandøren dere har valgt forstår dette, og står sammen med dere – både før og etter implementering. Ha en åpen dialog om forventning og behov for oppfølging og support. Legg også til rette for kurs, e-læring og kunnskapsdeling.

Og sist, men ikke minst – ha et realistisk syn på at man kan møte på litt utfordringer underveis. Men så lenge du er trygg på leverandøren, har du all grunn til å være trygg på prosessen videre.

Lurer du på hvordan din bedrift kan komme i gang, spare penger eller bytte ERP-system? Ta en uforpliktende prat med en av våre eksperter ved å klikke under.