Når tiden er en verdifull ressurs, kan effektiv fakturadistribusjon være nøkkelen til økt produktivitet og bedre likviditet i din virksomhet. Ved å strømlinjeforme rutinene og prosessene rundt fakturering, kan du spare verdifull tid og sikre raskere betalinger. Denne artikkelen gir deg seks praktiske tips til hvordan 24SevenOffice kan bidra til å effektivisere fakturadistribusjonen i din virksomhet.
1. Effektiv fakturadistribusjon
Har din bedrift oversikt over hvilke fakturaformat deres kunder kan eller ønsker å motta? Bruker dere mye unødvendig tid på oppfølging og utsendelse av fakturaer manuelt?
Med 24SevenOffice sin fakturadistribusjon kan all fakturering fra virksomheten automatiseres. Trykk «fakturer» og systemet sjekker automatisk om fakturamottaker kan motta EHF, eFaktura, AvtaleGiro, Vipps Faktura, PDF-faktura eller andre formater, i den prioriterte rekkefølgen du selv har definert i systemet. Ergo, enkelt for din bedrift å sende, enkelt og mer effektivt for dine kunder å betale.
2. Jobber du B2B? Kom i gang med EHF-faktura
Nærmere 120.000 norske bedrifter kan nå motta EHF-fakturaer – en vesentlig fordel for både virksomhet og kunde.
Ved å sende fakturaer som EHF trenger du heller ikke å risikere at fakturaer går i spam-filteret hos mottaker, eller at fakturaer blir borte eller glemt. Dette sikrer raskere innbetalinger og du unngår at kundene mottar unødvendige purringer og krav, som kan føre til støy i kundeforholdet.
3. Kom i gang med repeterende faktura
Har du kunder som du fakturerer på fast basis? Kom i gang med repeterende faktura i 24SevenOffice og gjør faktureringen til en lek. Eksempelvis kan du sette opp at fakturaer sendes automatisk ut hver måned, uten å løfte en finger, om du:
- Driver et treningssenter
- Driver en barnehage
- Driver med eiendomsutleie
- Fakturer for en forening eller et idrettslag
- Selger abonnementstjenester. For eksempel av skybasert software
Når du har satt opp og sendt ut den første repeterende fakturaen, genereres og sendes den automatisk hver periode, for eksempel hver måned, frem til sluttdatoen du har satt.
4. Fakturer fortløpende
Fakturerer din bedrift manuelt eller på en fast dato hver måned, der dere «samler opp alt»? Selv om bedrifter sender fakturaer i heldigitale formater som EHF, kan dette ha en større negativ innvirkning på virksomhets likviditet enn det mange er klar over.
Sørg for å få på plass rutiner for fortløpende fakturering, automatisert fra alle enheter, så fort fakturagrunnlaget er klart.
5. Fremstå profesjonell med skreddersydde fakturamaler
Det stilles strenge krav til utforming av faktura, og for at fakturaen skal være gjeldende må den inneholde følgende informasjon:
- Fakturanummer
- Fakturadato: Den datoen fakturaen blir generert
- Selgers navn og organisasjonsnummer
- Kjøpers navn, adresse eller organisasjonsnummer
- Beskrivelse av vare/ tjeneste/ kvantum som selges
- Tidspunkt og sted for levering av varen/ tjenesten
- Spesifisert pris og evt. merverdiavgift med korrekt mva-sats
- Forfallsdato
24SevenOffice tilbyr en rekke standardmaler som tar hensyn til dette. Alle maler kan bygges med ODT, som er en åpen standard som støttes av alle moderne tekstbehandlingsprogrammer som Word, OpenOffice og Google Drive. Å endre på et fakturadesign, er kort fortalt, som å endre på et hvilket som helst dokument.
6. Systemer som snakker sammen
For å effektivt skape fakturagrunnlaget er det en fordel å ha alle tjenester som er knyttet til fakturagrunnlaget, sømløst og ferdig integrert. Det kan være å opprette tilbud og ordre i CRM-systemet, registrering av timer og kostnader på et prosjekt eller nødvendig dokumentasjon vedlagt faktura, for å nevne noe.
Er du nysgjerrig på en mer effektiv fakturering?
Våre rådgivere er klare for å ta en prat og hjelpe deg med å se på en løsning som passer for dig bedrift. Vi ser frem til å kunne hjelpe deg med en smidigere og mer effektiv hverdag. Book en uforpliktende prat i dag.
