Blogg

Faktura

Fakturering: Ny fakturadistribusjon. Design egne maler

I dag ruller vi ut en rekke spennende nyheter i fakturamodulen i 24SevenOffice. Sentralt her er står automatisering knyttet til distribusjon av fakturaer, samt valg av fakturadesign.

Design av faktura

Veldig mange har behov for å gjøre enkelte endringer på utseende av en faktura, for å få det slik de ønsker. Maler basert på HTML er det som til nå har blitt benyttet. Disse har noen åpenbare svakheter, da det er veldig vanskelig å gjøre endringer uten å kjenne til HTML, samt at HTML egner seg godt til noe som skal vises på en skjerm, men ikke like godt til noe som skal skrives ut.

Vi har derfor designet et system som benytter ODT-dokumenter. Dette betyr at du som bruker kan benytte et vanlig tekstredigeringsprogram for å gjøre tilpasninger av designet, og at du samtidig kan styre nøyaktig hvor på utskriften ulike elementer skal plasseres.

Systemet kommer med et ferdig sett maler alle 24SevenOffice-kunder kan benytte seg av. Kunder som ikke har behov for å gjøre endringer, vil automatisk benytte en av standardmalene – og kan gå i gang med å fakturere umiddelbart.

Fakturakunder som ønsker å gjøre endringer, kan enkelt laste ned en av standardmalene, gjøre de nødvendige endringene, som eksempelvis å legge til logo, for så å laste den nye malen opp.

I tillegg har til dette har vi blant annet laget bedre funksjonalitet for å kunne legge inn grunnlag, for de som skal spesifisere timer eller kostnader.

Du kan lese mer om dette på vårt Hjelpesenter.

Valg av fakturadesign

Så fort fakturadesign er definert kan en velge hvilke kunder eller kundegrupper, som skal motta hvilket design. Det kan for eksempel være snakk om kunder med spesielle krav, eller utenlandske kunder som trenger fakturaer på sitt språk.

I motsetning til tidligere hvor kunder satt ett design som standard, for så å håndtere unntak på enkeltkunder, kan en nå sette regler for når et design skal benyttes.

Løsningen er lagt opp meget fleksibelt og tilpasset ulike behov, slik at kunder som vil operere med ett design naturligvis kan gjøre dette.

Når kunder fakturerer vil systemet følge regelsettet som er definert, finne rett mal og produsere fakturaen som en PDF-fil med en gang. Dette gjør at det går veldig kjapt å hente opp en faktura på et seinere tidspunkt, da den allerede er produsert.

Uavhengig om fakturaen skal den skrives ut, sendes som EHF, sendes på E-post, så vil den samme filen benyttes – og fakturaen vil se helt lik ut – uansett hvilken distribusjonskanal en benytter.

Valg av distribusjonsmetode

Den største praktiske endringen mange vil oppleve i det nye systemet er hvordan systemet sender og distribuerer fakturaer. Tidligere var prosessen med å velge hvordan en faktura skulle sendes – og selve sendingen – i stor grad en manuell prosess. Dette er nå endret – og begge deler er lagt opp til at de skal fungere helt automatisk.

Istedenfor for at du velger på kundenivå, hvordan en kunde skal motta en faktura, har vi nå innført et helt nytt begrep: «Distribusjonsløp». Dette er et sett med distribusjonsmetoder satt i prioritert rekkefølge i fakturamodulen i 24SevenOffice.

I distribusjonsløpet forteller du systemet hvilke prioriterte distribusjonsmetoder du ønsker å benytte på dine utgående fakturaer. Ergo, systemet prøver først å sende i format definert som «1. prioritet», før det går videre i prioriteringsrekkefølgen.

Dette har flere veldig store fordeler. Først og fremst kan du nå i større grad velge hvordan kunder skal motta fakturaer. Har kunde registrert seg for å motta fakturaer via som EHF (via ELMA), Vipps Faktura eller andre formater, vil systemet automatisk finne ut av dette – og sende det på den måten fakturamottaker ønsker, uten at den som sender trenger å gjøre noe annet enn å sørge for at systemet forsøker å distribuere på en av disse metodene.

Dersom du registrerer seg som utsteder av fakturaer via Vipps Faktura, Efaktura eller andre metoder – som krever et lite oppsett, trenger du ikke gjøre annet enn å legge til disse metodene i distribusjonsløpet når oppsettet er klart. Kunder vil deretter motta fakturaer via disse kanalene, uten at du trenger å gjøre noen ytterligere innstillinger.

For kunder som mottar fakturaer på en bestemt måte, eksempelvis offentlige etater som krever å motta fakturaer som EHF, kan du legge opp et eget distribusjonsløp for disse kundene, der det eneste valget er den aktuelle leveringsmåten. Systemet vil da utelukkende prøve å distribuere på denne måten.

Alle 24SevenOffice kunder har som «default» et definert standard distribusjonsløp som inneholder EHF – E-post – AutoPost – i denne prioriterte rekkefølgen. Kunder som ikke har behov for å legge til eller fjerne noen av disse distribusjonsmetodene, kan bare gå i gang med å fakturere.

E-post

Når du benytter E-post som distribusjonsmetode, er det to store forskjeller sammenlignet med tidligere. Systemet sender nå fakturaer fra en standard e-postadresse, med et standardinnhold i e-posten som sendes.

Det er derfor ikke nødvendig å bruke tid på et oppsett før en kan gå i gang med å sende fakturaer på e-post.

Ønsker en å endre på adressen det sendes fra, eller innholdet i selve e-posten, så gjøres dette i fakturamodulen.

Dette betyr i korte trekk at endringer som gjøres i oppsettet av kunde selv, påvirker alle som fakturerer fra selskapet. Brukere med tilgang til fakturamodulen trenger heller ikke tilgang til e-postmodulen i systemet for å kunne levere fakturaer via e-post.

En ytterligere forbedring er at vedlegg til fakturaen automatisk legges ved i e-posten, dersom en ønsker det. For kunder som kun kan motta fakturaer med vedlegg som en fil, har vi også en løsning for det. Her kan en velge at vedlegg av type EHF, skal slås sammen med fakturaen til en fil, i det en sender.

Vedlegg

I ordrebehandling i fakturamodulen har kunder nå fått et nytt valg: «Vedlegg». Dette åpner for to muligheter:

  • Du kan legge ved vedlegg som skal benyttes som dokumentasjon til ordren som skal produseres, en arbeidsordre eller liknende.
  • Det kan benyttes som vedlegg til en faktura.

Det er mulig å legge til filer av alle typer, men det er viktig å merke seg at hvis en ønsker å få vedlegg printet via AutoPost – eller å slå de sammen med fakturaen til en fil når man sender e-post – må vedleggene være av type PDF.

Vedlegg som er markert for distribusjon legges automatisk til i E-post generert via AutoPost og EHF. Husk at du må lagre en ordre på en status, før du kan legge til vedlegg – og at det ikke hjelper å legge til vedlegg etter at du har fakturert, da er allerede fakturaen sendt.

Oppfølging av det som har blitt sendt

I menyen til venstre i fakturamodulen finner du et helt nytt valg som heter Distribusjon. Under denne finner du fire lister som gir det oversikt over status på dine fakturaer.

Manuell
Fakturaer som ikke blir distribuert automatisk av systemet legger seg her. Dette gir deg oversikt over fakturaer som ikke har blitt distribuert, slik at du selv kan velge hvordan du vil håndtere disse. Etter at du er ferdig, kan du manuelt flytte de over til fanen «Distribuert», slik at du har full oversikt.

Feil
Fakturaer systemet ikke har klart å distribuere automatisk legger seg her. På samme måte som ved manuell behandling, kan du selv velge hvordan du vil håndtere de aktuelle fakturaene – og gi de status «distribuert».

Distribuerer
Her vil fakturaer systemet holder på å levere vises.

Distribuert
Alle fakturaer systemet automatisk har levert, eller du manuelt har behandlet og oppdatert status på, vil vises her.
I tillegg til dette inneholder fakturalisten en kolonne som viser status på hver enkelt faktura, slik at dette også kan benyttes som et oversiktsbilde.

Meld deg på webinar

I forbindelse med lanseringen har vi satt opp gratis webinars for en gjennomgang av løsningen. Finn dato som passer og meld deg på her.

For mer informasjon og brukertips om nyhetene i fakturamodulen i 24SevenOffce, besøk vårt Hjelpesenter.

Hjelpesenter – Ny fakturasdistribusjon. Gå til denne siden.
Hjelpesenter – Distribusjonsinnstillinger. Gå til denne siden.

AKTIVER FAKTURADISTRIBUSJONEN VIA LOGIN HER.