24SevenOffice

5 tips til effektiv fakturadistribusjon

Fakturering kan fort bli en tidstyv i hverdagen dersom du ikke har gode rutiner på plass, og for mange er gode faktureringsrutiner og prosesser helt avgjørende.

Men hvordan tar man tak i rutiner og prosesser rundt fakturering – hva er det viktigste å fokusere på, og hvordan kan virksomheten oppnå bedre likviditet med effektiv fakturadistribusjon?

#1 Effektiv fakturadistribusjon

I en verden med stadig flere formater og betalingsmetoder har fakturadistribusjon endret seg betraktelig. Noen kan motta EHF, andre Avtalegiro. Noen vil ha vedlegg, mens andre vil ha vedlegg slått sammen i en fil.

Har din bedrift oversikt over hvilke fakturaformat deres kunder kan eller ønsker å motta? Bruker dere mye unødvendig tid på oppfølging og utsendelse av fakturaer?

Med 24SevenOffice sin fakturadistribusjon kan all fakturering fra virksomheten helautomatiseres. Trykk «fakturer» og systemet sjekker automatisk om fakturamottaker kan motta EHF, PDF-faktura, Vipps Faktura, E-faktura, Avtalegiro eller andre formater i prioritert rekkefølge du selv har definert. Ergo, enkelt for bedrifter å sende, enkelt og mer effektivt for kunder å betale.

#2 Kom i gang med EHF faktura

Nærmere 120.000 norske bedrifter kan nå motta EHF-fakturaer – en vesentlig fordel for både virksomhet og kunde.

Ved å sende fakturaer som EHF trenger du heller ikke å risikere at fakturaer går i spam-filteret hos mottaker, eller at fakturaer blir borte eller glemt. Dette sikrer raskere innbetalinger og du unngår at undene mottar unødvendige purringer og krav, som kan føre til støy i kundeforholdet.

#3 Fakturer fortløpende

Månedlig eller manuell fakturering, selv med EHF, kan ha en større negativ innvirkning på en virksomhets likviditet enn det mange er klar over.

Sørg for å få på plass rutiner fortløpende for fakturering, automatisert fra alle enheter, så fort fakturagrunnlaget er klart.

#4 Fremstå profesjonell med skreddersydde fakturamaler

Det stilles strenge krav til utforming av faktura, og for at fakturaen skal være gjeldende må den inneholde følgende informasjon:

1. Fakturanummer
2. Fakturadato: Den datoen fakturaen blir generert
3. Selgers navn og organisasjonsnummer
4. Kjøpers navn, adresse eller organisasjonsnummer
5. Beskrivelse av vare/ tjeneste/ kvantum som selges
6. Tidspunkt og sted for levering av varen/ tjenesten
7. Spesifisert pris og evt. merverdiavgift med korrekt mva-sats
8. Forfallsdato

24SevenOffice tilbyr en rekke standardmaler som tar hensyn til dette. Alle maler kan bygges med ODT, som er en åpen standard som støttes av alle moderne tekstbehandlingsprogrammer som Word, OpenOffice og Google Drive. Å endre på et fakturadesign, er kort fortalt, som å endre på et hvilket som helst dokument.

#5 Systemer som snakker sammen

For å effektivt skape fakturagrunnlaget er det en fordel å ha alle tjenester som er knyttet til fakturagrunnlaget, sømløst og ferdig integrert. Det kan være å opprette tilbud og ordre i CRM-systemet, registrering av timer og kostnader på et prosjekt eller nødvendig dokumentasjon vedlagt faktura, for å nevne noe.

Ønsker du å vite mer om helautomatisert fakturering og effektive fakturarutiner? Kontakt oss for en uforpliktende prat når det måtte passe deg og din kalender.

Ja, jeg ønsker å finne ledig tid for en samtale

JA, jeg samtykker til vilkår og personvernregler, og aksepterer å motta relevant digital kommunikasjon (inkl. e-post og retargeting-annonser) fra 24SevenOffice.

Please leave this field empty.

Relaterte poster