24SevenOffice

Kundehistorie: Hvitserk Eventyrreiser AS

Hvitserk er et fyrtårn for eventyrlystne reisende fra hele verden – og tilbyr unike turmål med fokus på naturopplevelser og ansvarlig turisme. For å nå nye markeder og ha kontroll på både bestillinger og reiser – var det viktig med et sømløst samspill mellom CRM– og prosjektsystem – og selskapets portal for salg av reiser.

Catch Media ble kontaktet som integrasjonspartner mot 24SevenOffice – og selskapet utviklet en løsning der alle bestilte turer via Hvitserk sine nettsider, automatisk blir lagt inn i 24SevenOffice CRM og Prosjekt.

Hvitserk sine turer har et vidt spenn, fra sykkeltur i Vietnam, til å være Norges eneste turoperatør som tar med seg de mest vågale til toppen av Mount Everest – noe som krever planlegging, oversiktlige og riktige verktøy.
kilimanjaro_hvitserk

Med 24SevenOffice sømløst integrert mot vår egen portal, har vi fått automatisert alle de sentrale prosessene i forbindelse med bestilling, oppfølging og betaling – frem til gjennomføring av selve turen. Ergo kan våre ansatte og erfarne reiseledere fokusere på det vi elsker aller mest; å levere ekte naturopplevelser til våre kunder.

Trygve Sunde Kolderup
Daglig leder, Hvitserk & Eventyrreiser AS

I dette case viser vi hvordan Hvitserk har skreddersydd flyt og prosesser rundt reserverasjoner og bestillinger av deres reiser – ved å benytte et bredt spekter av funksjonalitet i 24SevenOffice og egen portal.

1. Ny tur legges ut

Så fort en ny tur blir lagt til i Hvitserk sin portal, blir den publisert ut på deres nettsider samt generert som et prosjekt i 24SevenOffice. Tilknyttet prosjektet blir det også lagt til beskrivelse med reiseinfo og nødvendig dokumentasjon.
Ny tur lagt ut
Catch Media har til informasjon designet og utviklet Hvitserk sin portal.

2. Bestilling og reservasjon

I forbindelse med bestilling kan en velge mellom å «holde av» plass eller å «bestille».

Dersom den besøkende på nettsiden velger å holde av en reise, blir vedkommende registrert inn i prosjektet i 24SevenOffice med rollen «holdt av». Samtidig sjekkes det automatisk om kontakten er opprettet i CRM fra tidligere – basert på epostadresse som identifikator.
Kundekort crm
Etter et gitt tidsintervall blir det automatisk sendt ut en påminnelse per epost, der en må bekrefte eller kansellere reservasjonen.

3. 
Automatisk fakturering

Ved «bestilling» blir det i 24SevenOffice automatisk generert en depositumsfaktura for en liten del av reisen, samt sluttfaktura med forfall lenger frem i tid.
Ordre 24SevenOffice
Samtidig får «kontakten» rolle som «aktiv» i prosjektet for reisen, samt tilknyttet kundekort i 24SevenOffice CRM. Epost med bekreftelse sendes automatisk ved fullført bestilling fra Hvitserk sin portal.

4. Tilgjengelige plasser

For hver tur som Hvitserk oppretter i egen portal, settes det en grense for antall deltakerplasser.

På deres nettsider vises det automatisk en indikasjon på antall ledige plasser gjennom ulike fargekoder, som går fra grønn til rød. Sistnevnte betyr naturligvis at opplevelsesturen er utsolgt.
Bestill - reserver tur

5. Full oversikt over alle reisende

All relevant informasjon om allergier, pass, erfaringer, hensyn og medreisende blir registrert fra nettside – og automatisk oppdatert mot CRM- og prosjektsystemet i 24SevenOffice, slik at både ansvarlig prosjektleder og reiseleder kan hente ut nødvendige lister fra systemet.
Egendefinert skjema
Gjennom prosjektet i 24SevenOffice har da reiseleder full innsikt og oversikt over alle deltakere for hver enkelt tur fra mobil eller desktop, noe som er svært praktisk for en reiseleder som gjerne kan befinne seg lokalt i Nepal, eksempelvis om reisen går til Mount Everest.
turdeltakere prosjektdeltakere
24SevenOffice er systemet og kilden som benyttes – om det skulle oppstå en situasjon på turer i regi av Hvitserk.

6. Evaluering og mersalg

I etterkant av reiser, benyttes 24SevenOffice sin kampanjemodul for utsendelse av evaluering og samt informasjon om turer som arrangeres fremover.

Dette gir meget god «mersalgsmuligheter» – og er et viktig verktøy for Hvitserk, som erfaringsmessig har mange kunder som blir bitt av eventyrerbasillen.

Om Hvitserk

Hvitserk er Norges største arrangør av ekspedisjoner og eventyrreiser. Selskapet ble etablert i 2005, etter en sammenslåing av Hvitserk og Eventyrreiser AS.

Før 2005 hadde Eventyrreiser, i nesten 30 år, tilbudt spennende opplevelsesreise.
Selskapet omsatte hadde i 2014 en omsetning på i overkant av 41 millioner kroner.

Les om flere integrasjonscaser her.

Relaterte poster