Blogg

Integrasjoner

E Works Manager integrert mot 24SevenOffice

E Works Manager er en utmerket løsning for bedrifter med ansatte som utfører arbeid ute hos kunden. Løsningen er ferdig integrert med 24SevenOffice og kan passe alt fra IT-konsulenter – til snekkere, rørleggere, konsulenter, takstmenn, for å nevne noen bransjer.

E Works tilbyr en rekke smarte og nyttige funksjoner som:

  • Ansatte kan generere og sende tilbud mens de er ute hos kunden. Tilbud blir overført til oppdrag så fort kunden har godkjent tilbudet.
  • Prosjektleder kan tildele oppdrag fortløpende til ansatte ettersom de har full kontroll over status og tilgjengelighet. Disse overføres automatisk til ansattes smart-telefon eller nettbrett.
  • Reisetid kan legge til automatisk.
  • Ansatte kan selv legge til for eksempel produkter og varer som er benyttet på oppdraget.
  • Dokumentasjon. Før- og etterbilder kan legges ved jobben elektronisk.
  • Signatur på ordre fra kunde for fullført oppdrag direkte på smart-telefon eller nettbrett.
  • Fortløpende fakturering.
  • Rapportering. Få skreddersydd rapporter til kunder med for eksempel hva som har blitt utført av arbeid, tid brukt, produkter, deler etc.

Fornøyde kunder

Hometech UK Ltd. er allerede godt i gang med løsningen. Selskapet omsatte for ca. 20 millioner inneværende år – og har over 30 medarbeidere i felten. De reparerer blant annet vindusrammer, dørrammer, dører, kjøkkenskap, benkeplater, vasker, toaletter, dusjkabinett, badekar og mer.
Hometech_van
«Vi har økt antall oppdrag med nærmere 50% etter at vi tok i bruk E Works Manager integrert mot 24SevenOffice. Løsningen hjelper oss å utnytte ressursene bedre, ettersom vi har løpende oversikt over status og tilgjengelighet på alle våre teknikere. Med kundens underskrift direkte på smart-telefonen, kan vi fakturere med en gang jobben er fullført. Dette har forbedret antall dager utestående – og gjort det lettere for oss å få betalt for arbeidet vi har utført», sier Lisa Blacker, Director of Operations i Hometech UK Ltd.

Sømløst integrert

For å vise litt mer konkret hvordan løsningen kan fungere for en 24SevenOffice-kunde, har vi laget et eksempel på en flyt med skjermbilder.

1.
For å overføre kundedetaljer til E Works Manager trykker du på «lagre» i kundekortet i 24SevenOffice CRM. Nødvendige kundedetaljer for å kunne fakturere kunde blir da overført til til E Works Manger.

2.
I E Works Manager kan en deretter legge til flere adresser dersom kunden har flere lokasjoner. Eksempelvis en hotellkjede.
e2

3.
Oppdrag bookes ved at en åpner «ny jobb» i E Works Manager, velger «kunde», for så å velge hvilken eiendom/adresse oppdraget gjelder.
e3
Beskrivelsesfeltene brukes for å beskrive hva jobben er basert på informasjon fra kunden.

4.
En bruker så kalenderen for a planlegge når jobben kan utføres – og hvem som skal gjøre jobben.
e4

5.
Ved å lagre jobben i kalenderen, overføres den til den ansattes smarttelefon/nettbrett

e5
Menyen på en håndholdt enhet.

e5_1
Jobben ser for eksempel sånn ut på den håndholdte enheten.

En har ulike statuser som den ansatte kan bruke. For eksempel «På vei» og «På jobben». Hver status måler tiden man er i hver status, slik at en kan ha elektronisk tracking av både reisetid og tiden en har brukt på selve jobben.

6.
En tekniker kan eksempelvis legge til deler brukt for å fullføre jobben.
e6 kopi

7.
Når jobben er ferdig, kan en innhente kundens signatur.
e7

8.
Ved å markere jobben fullført, overføres den tilbake til E Works Manager og fjernes fra den ansattes oppdragsliste på den håndholdte enheten. Fra E Works Manager kan en da sende en jobbrapport til kunden via epost, eller den kan legges ved faktura.
e8

9.
Det siste steget er å godkjenne jobben i E Works Manager. Dette gjør da at jobben overføres til 24SevenOffice, hvor det lages en bekreftet salgsordre – klar for fakturering.
e9

Pris

Første E Works Manager-bruker (administrasjonsbrukeren) koster 399,- eks.mva per måned, deretter 199,- eks.mva per bruker, per måned. Rabatter kan bli gitt dersom selskaper har behov for mer enn 15 brukere.

Les mer om integrasjonen her.