24SevenOffice

Kundehistorie – Gravco AS

I vår bloggserie med kundehistorier, går turen nå til entreprenørbransjen.

En kunde som vet å få det beste ut av 24SevenOffice, er Gravco AS. Tiden da ansatte ute på oppdrag kom tilbake med et notatark, nedskriblet med timeforbruk og materiellkostnader, er forbi. Her taster alle de ansatte dette direkte inn via deres smarttelefoner, der de samtidig har full oversikt over alle sine oppdrag.

Gravco AS har i dag 40 ansatte fordelt på to selskaper- og leverer i hovedsak tjenester innen renovasjon og utbedring av vann- og avløpsledninger. Den primære kundegruppen er privatmarkedet, rørleggere, fjernvarme-og kabelleverandører, institusjoner og borettslag.

I samarbeid med Gravco prøver vi i denne bloggposten å beskrive flyten fra en ordre og et oppdrag kommer inn, til det en gjennomført – og fakturert sluttkunde.

Nytt oppdrag = prosjekt

Så fort Gravco har fått ordrebekreftelse fra kunde, så oppretter de oppdraget, heretter kalt prosjektet, i 24SevenOffice. Alle prosjekter får automatisk tildelt et prosjektnummer – slik at alle inntekter og kostander i prosjektet kan knyttes mot dette nummeret. På kostnadssiden kan f.eks. dette være en rekvisisjon på innkjøp av utstyr.

Prosjekt og -nummer

Bemanning og deltakere

Etter at prosjektet er opprettet, bestemmes hvem som skal ta oppdraget. Medarbeidere legges da til som deltakere i prosjektet. Hver medarbeider har full oversikt over sine oppgaver under «Mine oppgaver» i 24SevenOffice Prosjekt eller på sin smarttelefon. Fra start- og sluttdato, prosjektbeskrivelse – til status på prosjektet.

Registrering av timer, kjøring og materiell

I 24SevenOffice sitt regnskapsprogram har Gravco opprettet en rekke kategorier, produkter og tjenester. Alt fra ulike timesatser, til kjøring, utstyr og materiell.

Ute på oppdrag er det ikke alltid like enkelt å dra opp en laptop, for å registrere timer og materiell. Gravco er derfor en flittig bruker av timeregistrering på 24SevenOffice Mobil. Medarbeidere ute på oppdrag registrerer da alt fra timer – til forbruk av materiell og utstyr, direkte inn i 24SevenOffice, fra sine smarttelefoner.

Gravco prosjekt

Ergo sitter prosjektleder og prosjektkoordinator, til en hver tid med oppdaterte tall, samt status i alle prosjekter.

Effektiv og oversiktlig fakturering

Kommer medarbeidere tilbake fra et oppdrag med et papir i hånden, der de har notert ned timer og forbruk av materiell og utstyr, er det store muligheter for at manuelle feil kan oppstå. Dette kan fort føre utfordringer i forbindelse med fakturering – samt i forhold til å kunne gi spesifikasjoner på oppdraget som er utført, til kunde.

Denne måten å jobbe på krever også at medarbeidere fysisk må stille opp på arbeidsplassen for å hente eller levere, oppdrag eller oppgjør.

Fakturaspesifikasjon for prosjekt/oppdrag

For Gravco er ikke dette noen problemstilling. Så fort alle medarbeidere (deltakere) i et prosjekt har satt status til «fullført» – har prosjektleder automatisk alle tall og data en trenger for å kunne fakturere kunde. Og ikke nok med det, alle fakturaspesifikasjoner kommer automatisk med, da dette allerede er lagt inn av alle deltakere – via timeregistrerings-appen.

Full oversikt over økonomien i alle prosjekter

I Prosjektlisten i 24SevenOffice har du full oversikt over økonomien og status i alle prosjekter – på ett sted. Her kan du selv skreddersy dine rapporter og få full oversikt over salgsinntekter, resultat, dekningsbidrag, dekningsgrad osv.

Relaterte poster