Blogg
Prosjekt

Hvordan velge det mest effektive prosjektstyringsverktøyet?

For veldig mange bedrifter – og ikke minst for de som selger timebaserte tjenester –  er et godt prosjektstyringsverktøy alfa omega. Som prosjektleder er det svært mye å holde styr på, og har ikke prosjektlederne selv oversikt – så har som regel ingen det!

Hvordan velge det mest effektive prosjektstyringsverktøyet?



Det er mye som til enhver tid skal dokumenteres, både kostnader, inntekter, timer, materialforbruk, for å nevne noe. Sist, men ikke minst – er kunden tross alt den man har den viktigste dialogen med. Å miste misfornøyde kunder er ofte en dyr affære for bedriften, så det mest lønnsomme – og kanskje viktigste fokuset – er evnen til å beholde eksisterende kunder. Da trenger man god prosjektstyring!

Så hva er et godt og effektivt prosjektstyringsverktøy? Det er flere ting som bør være på plass, men selve grunnmuren er noe så enkelt og så vanskelig som…klarer du gjette? Jepp, god kommunikasjon. Da snakker vi ikke ene og alene om direkte kontakt med kunden, men grunnmuren som må være på plass i samhandlingen. Vi snakker om alt det som kunden ikke ser – grunnmuren for å holde oversikt og kontroll på prosjektet.

Er fundamentet for god interaksjon på plass, vil god kommunikasjon være lettere! 

Viktige aspekter for gode, brukervennlige prosjektstyringsverktøy


Kostnader, inntekter, timer og materialforbruk er bare noe av det en bedrift må ha kontroll på i løpet av et prosjekt, og gjennom de ulike fasene. Kostnadseffektive prosjektstyringsverktøy bidrar derfor til å effektivisere og strømlinjeforme alle faser i et prosjekt. 

Prøv vårt skybaserte prosjektstyringsverktøy - helt gratis!

Det er ingen fasit på hva som er det beste og mest riktige prosjektstyringsverktøyet for en konsulentbedrift, siden alt avhenger av bedriftens utgangspunkt og behov. Likevel er det noen faktorer som kan være smart å ta i betraktning, og hjelpe deg i å komme et steg nærmere  det riktige valget for din bedrift.

    • Brukervennlighet: Det er mange verktøy å velge mellom, og mange er dessverre gammeldagse og kompliserte. Invester i et verktøy som er enkelt å bruke for både ledere og ansatte, og som ikke krever dagesvis med opplæring.
    • Profesjonelt grensesnitt: Som nevnt over, mange verktøy er gammeldagse og dermed med utdatert grensesnitt. Ett av de viktigste kriteriene for å velge det rette verktøyet bør derfor være funksjonalitet.
    • Planleggingsverktøy: Sørg for at verktøyet du velger har funksjonalitet som innebærer at du er i stand til å se prosjektet i et Gantt-diagram, og ikke listeoversikt.
    • Oppgavestyring: Hele poenget med å bruke et prosjektstyringsverktøy er å få bedre oversikt. Se etter verktøy som også har funksjoner som lar deg administrere prosjektene basert på oppgaver og prosjektgrupper, og også gir mulighet for å kommunisere med prosjektgruppen.
    • Eksterndeling: Mange prosjekter er store og komplekse og medfører samarbeid med tredjeparter. Velg et verktøy med funksjonalitet for eksterndeling til personer utenfor bedriften.
    • Timelister: Dersom du virkelig ønsker å ha kontroll på fremdrift og tidsbruk, se etter verktøyet som lar deg registrere timer.
    • Rapportering i sanntid: Velg et verktøy som har rapportering i sanntid, og derfor gjenspeiler prosjektets nåværende status.
    • Dashboards og rapporter: I store prosjekter kan behovet for spesifikke rapporter være tilstede. Hvis du tror at dette vil være nødvendig for din bedrift, se etter et verktøy som har innebygde dashboards, og som lar deg skreddersy rapporter.
    • Sikkerhet: Funksjonalitet er en ting, men vær sikker på at all data som lagres i et skybasert verktøy håndteres trygt og sikkert.

Prøv vårt skybaserte prosjektstyringsverktøy - helt gratis!


Tips: Se alltid etter smarte funksjonaliteter 

Funksjonalitet i et prosjektstyringsverktøy kan variere fra leverandør til leverandør. Det avhenger også hvorvidt verktøyet er gratis, eller beregnet for større bedrifter og derfor krever kostnader.

Det er likevel en rekke viktig funksjonalitet som er vanlig å forvente av de mest moderne systemene:

    • Full kontroll på alle faser i et prosjekt: Mulighet for å planlegge og gjennomføre, tildele oppgaver, styre ressurser og rettigheter, og registrere inntekter og utgifter til prosjektet
    • Tilgang til prosjektregnskap: Oversikt over prosjektets regnskap i sanntid.
    • Fakturering av oppdrag og timeføring: Timeregistrering er direkte knyttet opp mot prosjektet slik at du har tilgang på nødvendige tall og data for fakturering.
    • Ressursstyring: Enkelt å allokere ressurser til prosjektet med full oversikt over fremdrift og status.
    • Epost-kommunikasjon: Mulighet for å koble opp epostkommunikasjon direkte til prosjektet, som sørger for transparent kommunikasjon.
    • Prosjektrapport: Rapport som blant annet gir oversikt over påløpte kostnader, inntekter, timer, lønnsomhet og faktureringsgrad.
    • Dokumentområde: Full kontroll over dokumenter tilhørende hvert enkelt prosjekt.

 

Ønsker du å vite hvordan du enkelt kan komme i gang med god prosjektstyring i 24SevenOffice?

Prøv vårt skybaserte prosjektstyringsverktøy - helt gratis!