Prosjektstyring: Slik får du bedre flyt og kontroll over økonomien i prosjektene dine

For enhver prosjekt- og konsulentbedrift er det viktig å ha full kontroll over alle faser i et prosjekt, fra planlegging, gjennomføring til økonomi – uansett om prosjektledere eller ansatte er på farten eller på kontoret.

I denne bloggposten gir vi noen eksempler på hvordan du kan håndtere de ulike fasene i et prosjekt ved hjelp av 24SevenOffice som forretningssystem.

Opprett prosjekt fra salgsmulighet i CRM

I 24SevenOffice kan din bedrift legge til aktuelle oppdrag og prosjekter som salgsmuligheter i CRM. Straks et oppdrag er vunnet, oppretter du det som et prosjekt i systemet.

Alle prosjekter får automatisk tildelt et prosjektnummer i 24SevenOffice – slik at alle inntekter og kostander i prosjektet kan knyttes og spores mot dette nummeret. På kostnadssiden kan dette eksempelvis være innkjøp av materiell eller eksterne konsulenttjenester.

Prosjekt- og ressursplanlegging

Etter at prosjektet er opprettet og prosjektplanen er ferdig satt opp i systemet, legger du til deltakere og allokerer ressurser til utførelse av oppgavene med utgangspunkt i tilgjengelighet i ressursplanleggeren.

Så fort prosjektet er iverksatt har prosjektleder full oversikt over fremdrift, status og oppgaver i prosjektet via Gannt eller prosjekt- og oppgavelisten i prosjektplanleggeren.

Sømløst knyttet mot regnskap

I 24SevenOffice sitt regnskapsprogram kan kunder opprette en rekke kategorier, produkter og tjenester; alt fra ulike timesatser, til kjøring, utstyr og materiell. Dette blir automatisk tilgjengelig i prosjektmodulen, slik at medarbeidere enkelt kan registrere alt fra timer – til forbruk av materiell og utstyr, direkte fra laptop, nettbrett eller smarttelefon ute på oppdrag.

Dermed sitter prosjektleder, til enhver tid både med oppdatert økonomisk status og fremdrift i prosjektet.

All kommunikasjon underveis i prosjektet kjøres via prosjektveggen, slik at all kommunikasjon er samlet på ett sted.

Fortløpende fakturering

Ettersom alle data blir registrert fortløpende unngår en forsinkelser grunnet mangelfull dokumentasjon eller spesifikasjoner på oppdrag som er utført. Så fort alle deltakere i et prosjekt har satt status til «fullført» – har prosjektleder automatisk alle tall og data en trenger for å kunne fakturere kunde.

Alle fakturaspesifikasjoner kommer automatisk med på faktura, da dette allerede er lagt inn av deltakerne på prosjektet.

Fakturering

Fra 24SevenOffice er det opp til deg om du vil sende faktura som EHF (elektronisk faktura), PDF- eller printfaktura. Ved bruk av EHF sjekker systemet automatisk om dine kunder er registrert i ELMA, slik at du fortløpende kan sette dette som foretrukket fakturaformat på kundenivå.

Full oversikt over økonomien i alle prosjekter

I prosjektlisten i 24SevenOffice har du full oversikt over økonomien og status i alle prosjekter – på ett sted. Her kan du selv skreddersy dine rapporter og få full oversikt over salgsinntekter, resultat, dekningsbidrag, dekningsgrad med mer.

Fra Dashboard i 24SevenOffice kan hver enkelt ansatt og prosjektleder skreddersy sitt eget oversiktsbilde på tvers av alle prosjekter.

Les om hvordan Gravco, som er en stor leverandører innen vann og avløp, bruker 24SevenOffice på prosjektstyring her.

Se demo av 24SevenOffice Prosjekt & Timer

For å bli enda bedre kjent med løsningen anbefaler vi å sette av et par minutter til en demo på 24SevenOffice Tours.