<iframe src="//www.googletagmanager.com/ns.html?id=GTM-T2TNG3&l=dataLayer" height="0" width="0" style="display:none;visibility:hidden"></iframe>

Blogg

Regnskapsprogram

Derfor bør du komme i gang med automatisk fakturering

Vi vet det – du vet det. De manuelle arbeidsprosessene er en smerte og tidstyv i hverdagen. Og ofte er det enklere å ta på skylappene fremfor å faktisk gjøre noe med det. Kanskje det er vanskelig å vite i hvilken ende du skal begynne? Og kanskje du er usikker på hvordan du skal ta tak i rutinene og prosessene rundt fakturering for å gjøre det mer effektivt?

Før vi gir deg noen gode tips på veien, kjenner du deg igjen i følgende utsagn?

  • Jeg vet ikke hvilket fakturaformat kunden kan motta, og dette fører ofte til mye merarbeid og fakturaer må sendes på nytt.
  • Det er vanskelig å få oversikt over om kunden har utestående fakturaer.
  • Jeg må manuelt sjekke status på innbetalinger i nettbanken.
  • Det er manglende rutiner for purringer på kundefordringer.
  • Vi må manuelt håndtere signatur på ordre og fakturagrunnlag, papirer forsvinner og inntekt går tapt.
  • Fakturaen inneholder ikke informasjonen som er ønsket, og det er vanskelig å endre.
  • Det er tidkrevende å sette opp fakturamaler.
  • Kundene klager på at de ikke har mottatt fakturaen.

Dersom du er svar skyldig i noen av utsagnene over, er det en god indikasjon på at det er på tide med en endring. Med automatisk fakturering kan du få orden på rutinene og prosessene rundt fakturering.

Effektiv fakturadistribusjon

Dersom virksomheten ikke har oversikt over hvilke fakturaformat kundene kan eller ønsker å motta, og det brukes mye unødvendig tid på oppfølging og utsendelse av fakturaer manuelt, kan dette løses med automatisk fakturering.

Med en moderne distribusjonsløsning kan all fakturering fra virksomheten automatiseres ved at systemet automatisk sjekker om fakturamottaker kan motta EHF, eFaktura, Avtalegiro, PDF-faktura eller andre formater. En slik distribusjonsløsning lar deg fakturere i den prioriterte rekkefølgen du selv har definert i systemet. Ergo, enkelt for virksomheten å sende, enkelt og mer effektivt for dine kunder å betale.

Prøv 24SevenOffice gratis her

Men hva skjer dersom kunden ikke betaler fakturaen? Manuelle prosesser knyttet til oppfølging av ubetalte fakturaer er tidkrevende og unødvendig hodebry. Dette kan fort påvirke verdiskapning og ta fokus bort fra kjerneoppgavene.

Som en del av effektiv fakturadistribusjon kan virksomheten selge fakturaer direkte fra fakturasystemet, og få penger inn på konto innen 24 timer. Fakturasalg er en fleksibel løsning for virksomheter som ønsker en enklere likviditetsplanlegging, finansiell stabilitet og mindre økonomisk sikkerhet.

Fakturer fortløpende

Fakturerer virksomheten manuelt eller på en fast dato hver måned, der dere «samler opp alt»? Selv om virksomheter sender fakturaer i heldigitale formater som EHF, kan dette ha en større negativ innvirkning på virksomhetens likviditet enn det mange er klar over.

Sørg for å få på plass rutiner for fortløpende fakturering, automatisert fra alle enheter, så fort fakturagrunnlaget er klart.

Kom i gang med repeterende faktura

Dersom du har kunder som du fakturerer på fast basis er repeterende faktura et must. Repeterende faktura lar deg fakturere automatisk hver måned, uavhengig om du blant annet:

  • Driver et treningssenter
  • Driver en barnehage
  • Driver med eiendomsutleie
  • Fakturer for en forening eller et idrettslag
  • Selger abonnementstjenester. For eksempel av skybasert software

Når du har satt opp og sendt ut den første repeterende fakturaen, genereres og sendes den automatisk hver periode, for eksempel hver måned, frem til sluttdatoen du har satt.

Les også: Slik fungerer AvtaleGiro og dette er fordelene

B2B – kom i gang med EHF-faktura

Nærmere 120.000 norske bedrifter kan nå motta EHF-fakturaer – en vesentlig fordel for både virksomhet og kunde.

Ved å sende fakturaer som EHF trenger du heller ikke å risikere at fakturaer går i spam-filteret hos mottaker, eller at fakturaer blir borte eller glemt. Dette sikrer raskere innbetalinger og du unngår at kundene mottar unødvendige purringer og krav, som kan føre til støy i kundeforholdet.

Fremstå profesjonell med skreddersydde fakturamaler

Det stilles strenge krav til utforming av faktura, og for at fakturaen skal være gjeldende må den inneholde følgende informasjon:

  1. Fakturanummer
  2. Fakturadato: Den datoen fakturaen blir generert
  3. Selgers navn og organisasjonsnummer
  4. Kjøpers navn, adresse eller organisasjonsnummer
  5. Beskrivelse av vare/ tjeneste/ kvantum som selges
  6. Tidspunkt og sted for levering av varen/ tjenesten
  7. Spesifisert pris og evt. merverdiavgift med korrekt mva-sats
  8. Forfallsdato

Ved å velge en løsning som tilbyr standardmaler som tar hensyn til dette, vil jobben bli enklere for deg. Men visste du at det også er løsninger som tar hensyn til design av malene?

Løsninger som lar deg designe maler slik man selv ønsker, gjør også at virksomheten kan fremstå mer profesjonell. Ikke nok med det, velger man et moderne system er det funksjonalitet som også kan støtte ulike regler for håndtering av faktura- og ordremaler, eksempelvis layout.

Med andre ord; mulighetene er mange så lenge man velger det rette systemet!

Systemer som snakker sammen

For å effektivt skape fakturagrunnlaget er det en fordel å ha alle tjenester som er knyttet til fakturagrunnlaget, sømløst og ferdig integrert. Det kan være å opprette tilbud og ordre i CRM-systemet, registrering av timer og kostnader på et prosjekt eller nødvendig dokumentasjon vedlagt faktura, for å nevne noe.

Sørg for at du bruker systemer som snakker sammen, og bidrar til mer effektive rutiner og prosesser. Realiteten er likevel at mange virksomheter må forholde seg til ulike systemer.

Et godt tips på veien er derfor å velge et system med åpent API og gode integrasjonsmuligheter mot andre systemer, som blant annet lar deg hente ordre- og fakturagrunnlag fra tredjepartssystemer.

Nysgjerrig på fordelene ved et moderne skybasert system?

Få kontroll på regnskapet og fakturering – og utnytt fordelene med et ekte skybasert system. Du kan prøve 24SevenOffice gratis og oppleve fordelene i dag!

Prøv 24SevenOffice gratis her