En mer effektiv arbeidsflyt bidrar til mindre søl

Nobel Catering er et av de «fire store» cateringselskapene i Oslo-regionen. Med en avdeling på Østerås og en på Skedsmo, sendes selskapsmat ut til hele det sentrale Østlandet.

For å effektivisere og kunne skreddersy prosesser ønsket selskapet seg et ekte skybasert ERP-system, tilrettelagt for strømlinjeformede integrasjoner, der alle ansatte enkelt kunne løse sine arbeidsoppgaver tilpasset rolle i selskapet.

Målet var samtidig å få ned softwarekostnadene sammenlignet med det mer tradisjonelle systemet Nobel Catering hadde brukt i alle år. Etter å ha tatt en grundig systemgjennomgang av aktørene i markedet, falt valget på 24SevenOffice:

- Valget av 24SevenOffice, og løsningen vi har tilpasset sammen, har medført store kutt i kostnader, vesentlige besparelser og effektiviserte arbeidsprosesser, forteller Morten Solskjær, medeier og daglig leder i Nobel Catering.

Flere kokker..

Nobel Catering ble startet i 1986, og har siden den gang vært under stadig vekst og utvikling. Fra å være en liten bedrift, er de i dag et selskap med rundt 50 ansatte. Det er ikke bare antallet ansatte som har endret seg – profesjonalitet, kundeservice, logistikk, kvalitet og sortiment har også vært en viktig del av utviklingen. Nobel Catering produserer alt selv, helt fra bunnen av, inkludert konditorvarer.

Andre boller..

For å se hvordan arbeidsflyten fungerer etter overgangen til 24SevenOffice, tok vi turen inn på storkjøkkenet til Nobel Catering på Østerås.

Morten viser vei rundt på storkjøkkenet. En kokk svinger forbi oss rundt hjørnet - og stiller seg foran en av mange flatskjermer i det moderne storkjøkkenet. Slik har det ikke alltid vært.

- For kun et halvt år siden foregikk bestillinger på ordreblokk. Fem kopier av hver ordre, uten system for hvilke kjøkken som skulle produsere hva. Mye papir, mye irrelevant informasjon, lett å gjøre feil. I dag er det andre boller, smiler Morten.

- Under implementeringen av det nye systemet jobbet vi tett med konsulentavdelingen i 24SevenOffice. Vi utviklet smarte varekoder i ordresystemet, noe som sikrer langt bedre oversikt, flyt og kontroll i produksjonen.

- Vi fikk samtidig luket bort unødvendige manuelle prosesser, nå er hverdagen blitt enklere og mer effektive for alle. Implementeringen varte en uke med omskrivninger, uten noen komplikasjoner. Nå har vi ETT system for alt, ferdig integrert. Det er vi veldig fornøyde med, forteller Morten.

Mindre søl..

Arbeidsflyten i Nobel Catering er nå helautomatisert. Kundens bestilling, enten nettordre eller innringt bestilling via salgsavdeling, popper opp i ordremodulen i 24SevenOffice. Hver vare er kodet slik at ordren sorteres automatisk og popper opp på flatskjerm sentralt plassert i det aktuelle kjøkken; «kaldt-kjøkken», «varmt-kjøkken» eller «konditori». Ordrelisten er dermed løpende oppdatert, slik at produksjonen kan legges opp mest mulig effektivt.

Vi observerer menn og kvinner med høye hvite hatter, som jobber flittig med lekre snitter og imponerende marsipanlokk. Et PLING fanger vår og de ansattes oppmerksomhet. Morten forteller at varselet betyr «endring i ordre».

- Varselet betyr «endring i ordre». Vi benytter 24SevenOffice sin meldingstjeneste, slik at kokken får avbrutt feilbestillinger, lagt inn endringer i sanntid - samt justert ordrelisten til riktige varer og antall fortløpende.

Papirfri leveranse

Så fort maten er ferdig laget, samles varene i bokser og kontrolleres nøye av kjøkkensjef. Via godkjennelse i systemet sendes automatisk klarsignal til utlevering; slik at budbil henter varer - og ruller avgårde. Sjåføren trenger ikke lenger en papirutskrift som følgeseddel, da all leveringsinformasjon ligger tilgjengelig i systemet på valgfri enhet; telefon eller nettbrett.

Når kunden har mottatt leveransen, trykker sjåføren «fullført» og informasjonen sendes videre til fakturamodulen i 24SevenOffice. Faktureringen kjøres automatisk som EHF. I Nobel Catering er det fortløpende fakturering som gjelder, så mens kunden fortsatt nyter kvalitetsmaten som ble levert, har betalingsinformasjonen allerede tikket inn.

For Nobel Catering er fortidens «lappesystem» nå historie og bedriften sparer tid, unngår feilbestillinger og misforståelser, samt sparer miljøet for unødvendig mye bruk av papir.

Rask kvalitet

83% av Nobel Caterings omsetning kommer fra bedriftsmarkedet. Med kompetanse og kvalitet som sitt varemerke har selskapet mange faste og store kunder. Selskapet er i sterk vekst, men har en policy på aldri å si nei til en kunde.

– Vi har fortsatt aldri sagt nei til en kunde, forteller leder for salg og marked, Carsten Johansen.

Så om du ønsker du noe ekstra godt til fredagslunsjen med kollegaer, men ikke rakk bestillingsfristen dagen i forveien? Fortvil ikke. Nobel Catering utfordres gjerne, de leverer kvalitetslunsj på kun to timers varsel i Oslo!

Opplever din bedrift i dag en lite effektiv arbeidsflyt?