Fått automatisert et enormt volum av inn- og utgående fakturaer

Siden midten av 1997, har Grønvold Maskinservice AS drevet med reparasjon av maskiner, og hatt en solid vekst. Etter at Steinar Grønvold for 30 år siden startet alene som reparatør, gikk det bare noen få år før han begynte å ansette flere folk. I 1998 hadde han 16 ansatte, og flyttet til Brobekkveien hvor de åpnet proffbutikk med alt av elektroverktøy og hagemaskiner.

- Vi har hele tiden vært sentralverksted for Borsch og Makita, og reparerer verktøy for hele landet. Nå har Makita startet eget verksted, men Grønvold Maskinservice gjennomfører fortsatt mange reparasjoner for dem også. Med vår proffbutikk satser vi knallhardt på og være den proffeste butikken i Norge på snøfresere, verktøy og hagemaskiner fra leverandør av ledende merkevarer, forteller daglig leder Steinar Grønvold.

I dag har bedriften ca. 50 ansatte.

- Vi har et veldig godt ord på oss i markedet. Vi er problemløsere for hele bransjen når det gjelder elektroverktøy, og for alle vaktmesterne i Oslo & omegn, sier Grønvold.

Hadde bygd hele butikken rundt et system som ikke ble videreutviklet

Fra begynnelsen brukte Grønvold Maskinservice Vismas datasystem Scenario.

- Det fungerte ganske bra helt til Visma la ned hele programmet vi brukte. Programmet hadde begynt å bli veldig gammeldags og det var vanskelig å gjøre nye ting, men vi hadde bygd hele butikken rundt det systemet. For eksempel var statistikken veldig tungvinn, det tok en halv dag å få ut en statistikk som kunne brukes til noe.

Har fått automatisert alle sentrale prosesser med 24SevenOffice

Så begynte letingen etter et nytt system.

- En i familien min sa at 24SevenOffice var et veldig bra system. Vi kom i kontakt med regnskapsbyrået DigiTall AS, som utelukkende benytter 24SevenOffice som regnskapssystem mot sine kunder – med stort fokus på å se kundens forretningsprosesser som en helhet. Nå har vi alt fullintegrert med 24SevenOffice som kjerne og automatisert alle våre sentrale prosesser, med alt fra betalinger, ordre, godkjenning, kasseløsning, logistikk til rapportering. Vi jobber tett med vår regnskapsfører som rådgiver og sparringspartner, og har et meget godt samarbeid, forteller Grønvold.

Ett tall, ett sted, en gang

Regnskapsfører i DigiTall AS Roar Lereim er innom Grønvold Maskinservice omtrent en gang i uken for å veilede, rådgi og jobbe med regnskapet. Han har vært en ivrig prosjektleder for overgangen til 24SevenOffice og PCK sitt kassesystem for Grønvold Maskinservice.

- Grønvold har en utrolig mengde med bilag og mange banktransaksjoner, så det var helt nødvendig å få automatisert dette og gå inn i alle kundens sentrale prosesser, sier Lereim.

Grønvold har fått integrert flere løsninger mot 24SevenOffice.

- Som en del av den fullintegrerte løsningen rundt 24SevenOffice er blant annet bankmodulen koblet opp mot PCK som logistikksystem. Axactor sin fakturaoppfølging og inkassoløsning var en integrasjon vi fikk på plass – og som nå er integrert mot begge disse systemene. I tillegg benyttes integrasjonen mot Tidsbanken til å få registrert og automatisert alle prosesser rundt lønn for alle ansatte, fortsetter Lereim.

- Vårt mantra er å sørge for at kunder bare må registrere ett tall, ett sted, en gang - og det lever vi opp til her. Denne løsningen er definert og laget med utgangspunkt i optimal arbeids- og bilagsflyt for denne kunden. Løsningen var ikke der fra før, den er skreddersydd rundt 24SevenOffice som hovedsystem, et system som er veldig godt tilrettelagt for integrasjoner.

Enorme mengder inn- og utgående fakturaer

For en bedrift på størrelse med Grønvold Maskinservice er det viktig å ha et kraftig system som håndterer alle deres behov:

- Gjennom automatisering får Grønvold avstemt lik reskontro i 24SevenOffice og i PCK. De omsetter for 150 til 180 millioner kroner via kassa. Dette betyr store bilagsmengder, det er vel 30-40.000 utgående fakturaer, og tilsvarende antall poster i banken. I tillegg går det inn et sted mellom 15 og 20.000 inngående fakturaer til bilagsmottaket i 24SevenOffice, og det er 100.000 vareartikler, så det er ganske mye moro man skal holde styr på her, sier regnskapsfører Roar Lereim.

DigiTall har tatt ansvar for at alle internt i Grønvold Maskinservice utfører sine oppgaver på en mest mulig effektivt måte i systemet. Med en enorm mengde transaksjoner, er det nyttig at alt er avstemt hver dag, slik at Grønvold Maskinservice har full kontroll. Daglig leder Steinar Grønvold forteller at han er godt fornøyd med ordningen.

- Det er klart det koster noen kroner å benytte et regnskapsbyrå som rådgiver for å løse en del av jobben for oss, men vi har en helt annen oversikt nå, noe som har gjort hverdagen til de ansatte på kontoret mye lettere. De har rett og slett en helt annen kontroll sammenlignet med tidligere, sier han.

Selv sjekker Grønvold resultatrapporter og balansen for sin bedrift direkte i 24SevenOffice.

-Det er oppdatert hver eneste dag. I tillegg bruker jeg godkjenningsmodulen i regnskapssystemet aktivt, hvor jeg kan kontrollere og godkjenne alle fakturaer. Når jeg har godkjent inngående fakturaer, går de automatisk rett over til Roar Lereim i DigiTall, som håndterer dette videre i bilagsflyten» sier Grønvold.

100 prosent sikker på at vi valgte det riktige

Etter å ha vurdert forskjellige systemer for regnskap til bedriften sin, er Grønvold ikke i tvil:

- Jeg er 100 prosent sikker på at vi valgte det riktige. Jeg har også en del andre bekjentskaper i bransjen som sier at vi har valgt rett.

- Samspillet med vår regnskapsfører fungerer svært bra - og at de samtidig kjenner 24SevenOffice ut og inn har også vært en stor fordel. Hvis jeg ringer og har et problem, så får vi svar med en eneste gang. Disse gutta her er av en helt annen klasse. Det koster jo penger, men det har virkelig svart til forventningene, avslutter Steinar Grønvold.

Har din bedrift i dag mange tungvinte og manuelle prosesser?