Fra tungvint løsning til kundevennlig, moderne plattform

Effektivt og automatisk – for både regnskapsfører og kunde

For bare 2-3 år siden var Aktiv Regnskapsbyrå fortsatt et relativt tradisjonelt regnskapsbyrå. Kundene kom med plastposer med bilag, alt ble lagt inn i regnskapssystemet manuelt - og regnskapsrapportene ut til kunde var naturligvis langt fra sanntidsaktuelle.

Men etter de byttet til 24SevenOffice har det skjedd store endringer i måten regnskapsbyrået jobber med sine kunder. Store deler av arbeidsflyten har nå blitt effektivisert eller automatisert ved å utnytte de mange muligheten som finnes i løsningen, og ikke minst, ved at kunde og regnskapsfører nå jobber i samme system.

- Vi har endret hele måte vi jobber på og bruker innledningsvis mye tid på kundeoppdragelse. VI setter oss inn i kundens virksomhet og behov, og knytter dette opp mot mulighetene i 24SevenOffice. Med enkle grep kan kunder forenkle prosesser betraktelig. Bare ved å aktivere kundene i ELMA-registeret, slik at de kan motta EHF-fakturaer, gir en stor effektivitetsgevinst og en mer automatisert bilagsflyt, forteller daglig leder Stig Hansen.

- Med EHF blir fakturaene automatisk maskinelt lest, noe som sparer oss for den tradisjonelle punchejobben. Vi kontrollerer nå bilagene som kommer inn og periodiser. Samtidig slipper våre regnskapsførere å purre på bilag – de kommer helt automatisk, uten at vi trenger å gjøre noen ting.

Fra tungvint løsning til kundevennlig plattform

Da daglig leder Stig Hansen bestemte seg for å bytte fra Visma Mamut til 24SevenOffice sitt skybaserte system, var det blant annet fordi han var inspirert av den australske regskapsguruen Rob Nixon.

Australia ligger langt fremme på moderne regnskap og skybaserte regnskapssystemer, og Nixon er en av verdens sterkeste ekspertstemmer på området.

- Nixon sier at det ikke lenger er nok å rapportere om det som har skjedd. Den moderne regnskapsføreren er en aktiv rådgiver på drift og planlegging av framtiden. Et eksempel på dette er at vi hjelper kundene med å sikre at de alltid har likviditet til lønn og andre vesentlige utgifter. Da må vi ligge i forkant av begivenhetene.

- Den tradisjonelle regnskapsføreren har sittet inne på sitt trygge kontor med datamaskin foran seg - og hatt minimal kontakt med kundene. Nixon mener at vi skal være i direkte kontakt med kundene fortløpende, dra ut til dem på besøk og legge frem oppdaterte rapporter til diskusjon. Med oppdaterte ajourførte regnskap er vi alltid klare som rådgivere til å bistå våre kunder i forbindelse med oppkjøp, nye firmaetableringer, fusjoner/fisjoner og finansiering av nye prosjekt. Det er da vi blir virkelig viktig for kunden, forklarer Hansen.

Flere kunder, samme bemanning

Etter de byttet til 24SevenOffice har Aktiv merket stor interesse fra nye kunder.

– Vi har veldig stor pågang, og må si nei til kunder flere ganger i uken. Alle hører om skybaserte systemer og ikke minst 24SevenOffice, og om hvor mye bedre tid våre kunder får som bytter fra tradisjonell regnskapsfører som behandler historiske data og over til oss. Kundene slipper å bruke tid på sortering av bilag. Kundene våre godkjenner bilag på telefon eller pc. Kunden slipper å logge inn i nettbanken for å betale faktura fordi det gjøres direkte i regnskapssystemet. Regnskapsførere som ikke jobber i et ekte skybasert system, kan bare pakke sammen sakene om ikke lenge, sier Hansen.

- Vi har fått mange nye kunder og også vesentlig flere større kunder. Men fordi vi driver mye mer effektivt enn før, har vi ikke trengt å ansette flere folk.

Jobber din bedrift med flere systemer som ikke snakker sammen?

Du er velkommen til å kontakte oss på chat, mail eller telefon: 247 00 247.