Graphisoft Norge er et serviceselskap innenfor IT-sektoren som utvikler og leverer software, opplæring og konsulenttjenester til arkitekter, interiørdesignere, byggefirmaer og entreprenører. Selskapet brukte tidligere seks forskjellige applikasjoner, som ikke snakket sammen. I dag har de alt samlet i ett system – i 24SevenOffice.
— Vi brukte tidligere en egenutviklet CRM-database, hadde e-post og kalender i Outlook, regnskap i Hansa, bankbetalinger gjennom Storebrand og rapportering i Excel. Det at vi hadde data og operasjoner på mange forskjellige steder, førte naturlig nok til mye dobbeltarbeid, behov for tidkrevende avstemming, samtidig som det var risiko feiltasting av data, forteller daglig leder i Graphisoft Norge, Halvor Sandbu.
Økt omsetning
Graphisoft Norge ble etablert i 1993 og het tidligere Arktis. I dag omsetter det prisbelønte selskapet for over 30 millioner og har en markedsandel på over 50% blant arkitektfirmaer i Norge. Selskapet har flere ganger blitt kåret til gasellebedrift av DN – og har store ambisjoner om en videre, sunn vekst.
– Et av kravene fra vår side var å velge et komplett ERP-system som ville tillate oss å vokse videre og øke produktiviteten blant de ansatte. Vi ønsket et forretningssystem som kunne tas i bruk uten for mye skreddersøm – og som ville fremme effektivitet og produktivitet. Med 24SevenOffice har vi klart å øke både omsetningen og resultatet, uten å ansette flere, presiserer Sandbu.
Vedlikeholdsfritt
Skalerbarhet og produktivitet var ikke de eneste kravene da Graphisoft Norge skulle velge nytt forretningssystem.
– Vi ønsket et forretningssystem som kunne driftes eksternt. Det er godt å vite at alle data er trygt lagret utenfor våre lokaler og at vi slipper bruke ressurser på drifting og vedlikehold. I tillegg var det veldig viktig for oss å velge et webbasert system, som tilrettela for mobilitet, gjennom f.eks. å kunne jobbe like effektivt uansett om du har hjemmekontor eller er på reise.
Mer effektiv flyt
Graphisoft bruker i dag flere funksjoner i 24SevenOffice fra CRM-system, regnskap, bank, bilagsskanning – til e-post, kalender og filområdet. Alle ansatte har tilgang til systemet med ulike tilganger tilpasset sine respektive roller i selskapet.
– I dag legges kunder og leverandører inn i systemet kun én gang – og vedlikeholdes kun ett sted. Vi har til enhver tid full kontroll over våre kunderelasjoner. Før vi tok i bruk 24SevenOffice måtte vi oppdatere og endre kundedata i fire forskjellige systemer.
Store besparelser
Selskapet har oppnådd besparelser på flere fronter etter at 24SevenOffice ble tatt i bruk.
– De ansatte skriver selv sine ordre og sender disse til fakturagodkjenning med kun ett tastetrykk. Inngående fakturaer skannes eller sendes direkte inn til mottaket i 24SevenOffice – og godkjennes for utbetaling i webgrensesnitt. Bankmodulen i 24SevenOffice har alene spart oss for et halvt årsverk. Disse ressursene kan vi nå bruke til andre oppgaver, forteller Sandbu.
Alle bilag lagres digitalt
– Med den skybaserte løsningen har vi alle bilag lagret digitalt og tilgang til rapporter med full sporbarhet med drill down – ned til bilagsnivå, noe som også har gitt en stor reduksjon i papirflyten på kontoret. 24SevenOffice gjør at de ansatte i dag bruker mye mindre tid på rutineoppgaver og kan fokusere mer på inntektsskapende oppgaver.
Globalisering og mobilitet
For Graphisoft var det et must å få på plass en løsning som tilrettela for arbeid og samarbeid også utenfor arbeidsplassen.
– Vi opplever i dag en transparens i selskapet, der det er blitt enklere å dele informasjon og kommunisere på tvers av funksjoner og uavhengig av fysisk avstand. 24SevenOffice kan vi benytte uavhengig av hvor vi befinner oss i verden, så lenge vi har tilgang til internett. Vi kan jobbe på reise, det er mulig å ha hjemmekontor, og vi kan logge inn i systemet mens vi er ute i møter, sier Sandbu fornøyd.
Ferdig integrerte tjenester
Gjennom 24SevenOffice partnersamarbeid, har kunder mulighet til å ta i bruk en rekke ferdig integrerte løsninger. Graphisoft har oppnådd store synergieffekter ved å ha funksjoner samlet i ett system.
– Som kunde i Danske Bank, har vi direkte tilgang til nettbank i 24SevenOffice og får bl.a. innbetalinger og utbetalinger direkte bokført i regnskapet. I tillegg kan vi gjennom integrasjonen med Soliditet oppdatere vårt kunderegister med kun et par tastetrykk, eller hente inn firmadata direkte fra Brønnøysund om vi ønsker dette. Vi har også tatt i bruk IP-telefoniløsningen til Oyatel som er direkte integrert med 24SevenOffice. Vi kan i dag foreta og besvare anrop på bedriftens fastnummer uavhengig av hvor vi befinner oss, noe som støtter opp under behovet for mobilitet i selskapet, avslutter Halvor Sandbu.
