– Kundehistorier –

Gravco AS

En kunde som vet å få det beste ut av 24SevenOffice, er Gravco AS. Tiden da ansatte ute på oppdrag kom tilbake med et notatark, nedskriblet med timeforbruk og materiellkostnader, er forbi. Her taster alle de ansatte dette direkte inn via mobilen, der de samtidig har full oversikt over alle sine oppdrag.

Gravco AS har i dag 40 ansatte fordelt på to selskaper- og leverer i hovedsak tjenester innen renovasjon og utbedring av vann- og avløpsledninger. Den primære kundegruppen er privatmarkedet, rørleggere, fjernvarme-og kabelleverandører, institusjoner og borettslag.

«Medarbeidere ute på oppdrag registrerer alt fra timer – til forbruk av materiell og utstyr, direkte fra mobilen. Så fort status på oppdraget er satt til «fullført» i appen – går faktura automatisk ut til kunde.»

Morten E. Imset, daglig leder i Gravco AS

I denne kundehistorien er fokus på å beskrive flyten fra en ordre og et oppdrag kommer inn, til det er en gjennomført – og fakturert sluttkunde.

Nytt oppdrag = prosjekt

Så fort Gravco har fått ordrebekreftelse fra kunde, så oppretter de oppdraget, heretter kalt prosjektet, i 24SevenOffice. Alle prosjekter får automatisk tildelt et prosjektnummer – slik at alle inntekter og kostander i prosjektet kan knyttes mot dette nummeret. På kostnadssiden kan for eksempel dette være en rekvisisjon på innkjøp av utstyr.

Bemanning og deltakere

Etter at prosjektet er opprettet, bestemmes hvem som skal ta oppdraget. Medarbeidere legges da til som deltakere i prosjektet. Hver medarbeider har full oversikt over sine oppgaver under «Mine oppgaver» i 24SevenOffice Prosjekt eller på sin smarttelefon. Fra start- og sluttdato, prosjektbeskrivelse – til status på prosjektet.

Registrering av timer, kjøring og materiell

I 24SevenOffice sitt regnskapsprogram har Gravco opprettet en rekke kategorier, produkter og tjenester. Alt fra ulike timesatser, til kjøring, utstyr og materiell.

Ute på oppdrag er det ikke alltid like enkelt å dra opp en laptop, for å registrere timer og materiell. Gravco er derfor en flittig bruker av timeregistrering på 24SevenOffice Mobil. Medarbeidere ute på oppdrag registrerer da alt fra timer – til forbruk av materiell og utstyr, direkte inn i 24SevenOffice, fra sine smarttelefoner.

Ergo sitter prosjektleder og prosjektkoordinator, til en hver tid med oppdaterte tall, samt status i alle prosjekter.

Effektiv og oversiktlig fakturering

Kommer medarbeidere tilbake fra et oppdrag med et krøllete papir i hånden, der de har notert ned timer og forbruk av materiell og utstyr, er det store muligheter for at manuelle feil kan oppstå. Dette kan fort føre utfordringer i forbindelse med fakturering – samt i forhold til å kunne gi spesifikasjoner på oppdraget som er utført, til kunde.

Denne måten å jobbe på krever også at medarbeidere fysisk må stille opp på arbeidsplassen for å hente eller levere, oppdrag eller oppgjør.

For Gravco er ikke dette noen problemstilling. Så fort alle medarbeidere (deltakere) i et prosjekt har satt status til «fullført» – har prosjektleder automatisk alle tall og data en trenger for å kunne fakturere kunde. Og ikke nok med det, alle fakturaspesifikasjoner kommer automatisk med, da dette allerede er lagt inn av alle deltakere – via timeregistrerings-appen.

Full oversikt over økonomien i alle prosjekter

I Prosjektlisten i 24SevenOffice har du full oversikt over økonomien og status i alle prosjekter – på ett sted. Her kan du selv skreddersy dine rapporter og få full oversikt over salgsinntekter, resultat, dekningsbidrag, dekningsgrad osv.

Jobber din bedrift i dag med et system som krever manuelle og tungvinte prosesser? Prøv 24SevenOffice gratis i 14 dager her.

Du er velkommen til å kontakte oss på chat, mail eller telefon: 247 00 247

Flere kundehistorier

Se priser for bedrifter eller regnskapsførere?