Oversikt og kontroll
– Med en solid vekst de siste årene har det vært kritisk for oss å ha god kontroll på timebudsjettene for hvert enkelt prosjekt. I selskapet har vi prosjektledere som planlegger arbeid for de ansatte frem i tid, typisk på mandagsmøter. Den planlagte tiden sammenlignes opp mot budsjett og ender til slutt opp som det endelige timegrunnlaget, forteller Camilla Hovind i JCP PRAD.
Hvilke utfordringer har dere hatt tidligere tilknyttet timeføring og planlegging?
– Utfordringen var at vi hadde veldig mange systemer. Vi hadde et veldig dårlig timeføringssystem og gjorde også planlegging av tid for de ansatte i Excel. Prosessen vår var i stor grad manuell, hvor vi sammenlignet det som lå i timeføringen med det som var planlagt i Excel. Dette gjorde også at vi ikke fikk tatt ut noen gode rapporter, og vi manglet i stor grad kontroll og oversikt over medgått tid i prosjektene. Planleggingen snakket altså ikke med timeføringen, sier Hovind.
Hovind forteller videre at både hun og de andre i JCP PRAD har hatt stort utbytte av å bruke et komplett, skybasert og brukervennlig verktøy for prosjektstyring – uavhengig av om prosjektene er store eller små - for å få full kontroll fra start til slutt.
– Vi har fått kontroll på timebudsjettene for hvert enkelt prosjekt og timeføringen – samt hvor mye folk jobber og når de jobber. Vi får også ut gode rapporter, noe vi ikke hadde før – så dette er jo helt nydelig.
Helt ny timeføringsmodul i 24SevenOffice
Hovind forteller at hun er spesielt fornøyd med at JCP som byrå kan både trafikkere tid og føre timer i ett og samme system.
- Det er helt supert for oss. 24SevenOffice’s helt nye timemodul, Busy, håndterer timeføring og trafikkering av tid opp mot timebudsjettene i én og samme løsning. Dette gjør at vi slipper manuelle prosesser og programmer som ikke snakker sammen.
Busy tilbyr nemlig en komplett løsning for loggføring, planlegging og organisering av tid.
– Vi har lenge benyttet 24SevenOffice som økonomisystem for konsernet. Økonomiavdelingen vår oppretter alltid prosjekter for regnskap og fakturering. Nå kommer hele prosjektlisten rett inn i timemodulen Busy, noe som gjør at det alltid ligger klart og vi kan starte planlegging og timeføring med en gang, sier Hovind.
Hun er ikke i tvil om at støtte og support har vært viktig for dem i en travel hverdag.
– Den servicen og oppfølgingen vi har fått fra Busy er fantastisk . Når vi har hatt et behov eller et problem blir vi møtt av mennesker som er løsningsorienterte og fikser ting raskt. Vi har også vært kjempefornøyde med all den nye funksjonaliteten som kommer, hvor det hele tiden dukker opp nye ting som vi ikke visste vi hadde behov for - før vi så det. Jeg liker veldig godt at disse systemene ikke er statiske, men hele tiden er i utvikling, sier Hovind.
Ønsker du å høre mer om Busy by 24SevenOffice og hvordan din bedrift kan jobbe smartere rundt tidshåndtering?
