OPAK byttet timeføring – fikk samarbeidspartner på kjøpet

OPAK er en kunnskapsbedrift som tilbyr tverrfaglig rådgivning til bygg-, anlegg- og eiendomsmarkedene. Konsernet består av over 130 ansatte fordelt på kontorer i Oslo, Bergen og Trondheim.

Selskapet ble kunde av 24Busy sin timebank allerede i 2018, før de senere gikk over til både timeføring og prosjektfakturering – først med OPAK Bergen og Trondheim i 2021, deretter også med Oslo i 2022.

– Mottakelsen har vært veldig god, og de ansatte har vært utrolig engasjerte i å ta i bruk funksjonalitet. Vi opplever at det er lett å trykke i 24Busy, forteller Ingun Væringstad, som er økonomidirektør for konsernet.

Helt siden begynnelsen har samarbeidet mellom 24Busy og OPAK vært tett, der de jevnlig sparrer for å skape best mulig arbeidsflyt.

– I onboardingen har vi fått anledning til å luke ut eventuelle mangler og komme med innspill til funksjonalitet som ville heve brukeropplevelsen vår, sier hun.

Tett på tallene

OPAK har en høy grad av autonomi, og oppdragslederne har stort eierskap til prosjektene sine. Ingun forteller at selskapet derfor trenger gode kontrollverktøy – og ikke bare i den øverste ledelsen.

– Vi ønsker å være tett på tallene, helt fra ledergruppen og ut til den enkelte oppdragsleder. Vi hadde tidligere informasjon om tallene våre i tre forskjellige systemer, og Busy tillot oss å løfte alle disse dataene over i ett system, sier hun og utdyper:

– Nå kan en oppdragsleder hos oss føre timer effektivt, følge med på egen omsetning opp mot budsjett, holde styr på egen timebank og opprette ordre i ett og samme system. Vi opplever at 24Busy har en brukervennlighet som gir god arbeidsflyt og rask innsikt, uten behov for utstrakt opplæring.

Begeistret for funksjonene

Økonomidirektøren opplever at timeføring med kalendervisning er spesielt godt mottatt av de ansatte i selskapet. Flere melder også om en effektiv timeføring som følge av at 24Busy synkroniseres med kalenderen, og selv er Ingun hyppig bruker av planlegg-funksjonen.

– Planleggeren gir umiddelbar oversikt og lar deg gjøre korrigeringer, samt drille ned på detaljnivå. Når du har en admin-funksjon gir denne visningen rask innsikt og god kontroll på oppfølging av timer, sier hun.

Ingun forteller dessuten at de bruker budsjetteringsfunksjonen i 24Busy i utstrakt grad; Avdelingslederne lager personlige budsjetter for sine ansatte i avdelingene, og flere oppdragsledere lager budsjetter på prosjekter for å holde oversikt over påløpt tid.

– Vi har også fokus på å bruke 24Busy til opprettelse av ordre. Denne arbeidsprosessen holder hver enkelt oppdragsleder i, noe som er en krevende øvelse når 130 mennesker skal opprette ordre for alle sine prosjekter i løpet av første virkedag. Vi har vi fått lov til å komme med mange innspill i utviklingen av ordrefunksjonaliteten, sier hun.

Vektlegger kundeopplevelsen

Selv om Ingun synes verktøyet er bra, presiserer hun at det er de tette båndene til systemleverandøren som gjør Busy til et helt unikt system for OPAK.

– Det er kundeopplevelsen det handler om. God dialog og grundig oppfølging fra Busy har vært avgjørende for implementeringen av systemet, sier hun.

Hun setter pris på at det ikke skal mye til for å komme i kontakt med sentrale personer hos 24Busy, og får ha jevnlig kontakt med både beslutningstakere og utviklere. Hun trekker særlig frem Even Dalen hos 24Busy som en viktig kontaktperson, og forteller at han har vært god på å avklare behov og mulige løsninger.

– Til nå har 24Busy levert på tid, vært åpne og ærlige og gitt oss realistiske forventninger – noe vi opplever skiller dem fra mange andre systemleverandører.

– Det er menneskene det handler om, og der leverer dere, avslutter Ingun.