Skreddersydd arbeidsflyt med fokus på optimal leveranse

Drømmen til gründerne og lederne Tron Mathisen og Per Morten Bergh var med å starte et av Norges ledende eventbyråer. Selskapet har vokst jevnt og trutt i alle år, og har utviklet seg til å bli et av Norges mest anerkjente byråer innen merkevareopplevelser.

- Merkevareopplevelser er kjernen til 6.Sans. Noe av konkurransefortrinnet vårt er at vi har så sterkt fokus på merkevaren og det med å forstå merkevaren til kunden. Vi har en strategisk tilnærming til eventfaget. Det skal være en definert målsetting med aktiviteten, og det skal gjerne henge sammen med bedriftens øvrige kommunikasjonstiltak slik at det er et godt fundamentert opplegg, sier seniorrådgiver Tone-Christin Akselsen.

Fra flere ulike systemer - til alt i ett system med 24SevenOffice

I år har 6.Sans vært gjennom det de selv kaller en digital transformasjon, ved å flytte hele virksomheten opp i skyen:

- Før vi begynte med 24SevenOffice hadde vi fem eller seks systemer som ikke «snakket» sammen, og dette var tidkrevende og ga oss mange feilkilder. Vi var eksempelvis nødt til å legge inn kunder, leverandører og prosjekter flere steder og i ulike systemer. Som en del av dette benyttet vi blant annet et tradisjonelt økonomisystem med mye manuell jobb og dårlig tilgjengelighet på nøkkeltall. Nå har vi derimot alt tilgjengelig i sanntid og på tvers av avdelingene, noe vi er svært fornøyde med. Dette har gitt en stor effektivitetsgevinst for selskapet, sier økonomiansvarlig Elisabeth Mathisen.

Nå er det å legge inn data én gang - ett sted, som gjelder, med fortløpende oppdaterte rapporter og oversiktsbilder.

- Nå får vi standardrapporter direkte ut av systemet med et par klikk. Tidligere krevde dette mye manuelt arbeid med sammenstilling av data fra ulike kilder, utfyller Akselsen.

Skreddersydd arbeidsflyt tilpasser hver enkelt bruker

Å bytte til 24SevenOffice er enkelt, men det er samtidig viktig å sette seg noen klare mål og fokusområder, for å få mest mulig ut av de mulighetene ledende skyteknologi gir. Som en del av dette er det viktig å kartlegge og definere hva som er optimal arbeidsflyt på tvers av organisasjonen.

- Utgangspunktet var at vi hadde et sterkt ønske om å jobbe mer effektivt samt å legge til rette for en mer effektiv samhandling og flyt både internt og ut mot våre kunder. Med 24SevenOffice er vi mer tilgjengelige og kan jobbe når som helst og hvor som helst, fra desktop eller mobil, noe som vi er helt avhengig av, da mange ansatte er mye ute på eventer, på forskjellige lokasjoner utendørs eller innendørs, sier seniorrådgiver Akselsen.

Full kontroll over alle faser i prosjekter – fra planlegging til økonomi

6.Sans har benyttet 24SevenOffice sitt konsulent-team for å gå inn i alle sentrale prosesser. Fokus har vært å se på selskapets forretningsprosesser som en helhet, og som et resultat har man fått automatisert en rekke tidligere manuelle prosesser - samt på flere områder endret på rutiner og hvordan man jobber.

- I dag bruker vi systemet i alle faser av våre prosjekter. Fra planlegging, ressurshåndtering, timeregistrering til prosjektregnskap. Alle inngående fakturaer fra leverandører sendes på godkjenningsflyt og godkjennes av prosjektledere fra desktop eller mobil. Timer og kostnader på prosjekter registreres fra mobil-appen fortløpende – og fakturaer sendes effektivt til kunder direkte fra mobilen så fort oppdraget er fullført, forklarer Akselsen.

Utover prosjektstyring benytter selskapet så å si alle deler av 24SevenOffice sitt ERP-system.

- Vi bruker 24SevenOffice i hele prosessen, fra tilbudsfasen, registrering av oppdrag, oppfølging og registrering av salg og kundekontrakt - til vi oppretter et reelt kundeprosjekt hvor man tildeler roller i prosjektet og starter timeføring. Og underveis har vi god dokumentasjon, milepæler og struktur, sier seniorrådgiver Akselsen.

Den tilgjengeligheten og oversikten som systemet gir bedriften, beskriver hun som veldig viktig.

- Må også nevne at vi har spart masse ressurser på å effektivere Reise og Utlegg via mobilappen. Ikke bare har det blitt mye enklere og mer smidig for hver enkelt ansatt – å få dette over på heldigital løsning har spart regnskap for masse arbeid.

En ting som 6.Sans mener er viktig i en slik endringsprosess, er at ledelsen er delaktig og engasjert, og at de er med i implementeringen og bruken selv.

- Tidligere jobbet avdelingene i forskjellige systemer. Alt er nå samkjørt i 24SevenOffice slik at vi utelukkende kan fokusere på best mulig leveranse av prosjektet. Planlegging, fakturering og rapportering går nå som en drøm, avslutter en fornøy adm. dir, Per Morten Bergh.

Jobber din bedrift i og med flere systemer som ikke snakker sammen?