Sømløst integrert CRM, Prosjekt og Økonomi mot egen portal

Catch Media ble kontaktet som integrasjonspartner mot 24SevenOffice – og selskapet utviklet en løsning der alle bestilte turer via Hvitserk sine nettsider, automatisk blir lagt inn i 24SevenOffice CRM og Prosjekt.

Hvitserk sine turer har et vidt spenn, fra sykkeltur i Vietnam, til å være Norges eneste turoperatør som tar med seg de mest vågale til toppen av Mount Everest – noe som krever planlegging, oversiktlige og riktige verktøy.

I denne kundehistorien viser vi hvordan Hvitserk har skreddersydd flyt og prosesser rundt reserverasjoner og bestillinger av deres reiser – ved å benytte et bredt spekter av funksjonalitet i 24SevenOffice og egen portal.

1. Ny tur legges ut

Så fort en ny tur blir lagt til i Hvitserk sin portal, blir den publisert ut på deres nettsider samt generert som et prosjekt i 24SevenOffice. Tilknyttet prosjektet blir det også lagt til beskrivelse med reiseinfo og nødvendig dokumentasjon.

2. Bestilling og reservasjon

I forbindelse med bestilling kan en velge mellom å «holde av» plass eller å «bestille».Dersom den besøkende på nettsiden velger å holde av en reise, blir vedkommende registrert inn i prosjektet i 24SevenOffice med rollen «holdt av». Samtidig sjekkes det automatisk om kontakten er opprettet i CRM fra tidligere – basert på epostadresse som identifikator.

Etter et gitt tidsintervall blir det automatisk sendt ut en påminnelse per epost, der en må bekrefte eller kansellere reservasjonen.

3. Automatisk fakturering

Ved «bestilling» blir det i 24SevenOffice automatisk generert en depositumsfaktura for en liten del av reisen, samt sluttfaktura med forfall lenger frem i tid.

Samtidig får «kontakten» rolle som «aktiv» i prosjektet for reisen, samt tilknyttet kundekort i 24SevenOffice CRM. Epost med bekreftelse sendes automatisk ved fullført bestilling fra Hvitserk sin portal.

4. Tilgjengelige plasser

For hver tur som Hvitserk oppretter i egen portal, settes det en grense for antall deltakerplasser. På deres nettsider vises det automatisk en indikasjon på antall ledige plasser gjennom ulike fargekoder, som går fra grønn til rød. Sistnevnte betyr naturligvis at opplevelsesturen er utsolgt.

5. Full oversikt over alle reisende

All relevant informasjon om allergier, pass, erfaringer, hensyn og medreisende blir registrert fra nettside – og automatisk oppdatert mot CRM- og prosjektsystemet i 24SevenOffice, slik at både ansvarlig prosjektleder og reiseleder kan hente ut nødvendige lister fra systemet.

Gjennom prosjektet i 24SevenOffice har da reiseleder full innsikt og oversikt over alle deltakere for hver enkelt tur fra mobil eller desktop, noe som er svært praktisk for en reiseleder som gjerne kan befinne seg lokalt i Nepal, eksempelvis om reisen går til Mount Everest.

Evaluering og mersalg

I etterkant av reiser, benyttes 24SevenOffice sin kampanjemodul for utsendelse av evaluering og samt informasjon om turer som arrangeres fremover.

Dette gir meget god «mersalgsmuligheter» – og er et viktig verktøy for Hvitserk, som erfaringsmessig har mange kunder som blir bitt av eventyrerbasillen.

Om Hvitserk

Hvitserk er Norges største arrangør av ekspedisjoner og eventyrreiser. Selskapet ble etablert i 2005, etter en sammenslåing av Hvitserk og Eventyrreiser AS.

Før 2005 hadde Eventyrreiser, i nesten 30 år, tilbudt spennende opplevelsesreise.

Selskapet hadde i 2016 en omsetning på 54 millioner kroner.

Ønsker din bedrift å få automatisert flere sentrale prosesser og en mer effektivt hverdag?

Du er velkommen til å kontakte oss på chat, mail eller telefon: 247 00 247.