Sparer mer enn 25.000 timer i året ved hjelp av regnskap med AI

Utfordring

Med rundt 1,5 millioner fakturaer å behandle hvert år ønsket HSB’s Executive Finance-team å utnytte kunstig intelligens i den økonomiske driften, for å redusere de ansattes tidsbruk på manuelle regnskapsoppgaver. Virksomheten hadde en eksisterende programvare på plass som skannet fakturaer, der økonomiavdelingen måtte fylle ut alle manglende data manuelt. Fakturaene ble deretter overført til Basware, som igjen krevde at de ansatte punchet og konterte hver faktura manuelt.

Med flere ulike systemer og ingen automatisering tok det uhensiktsmessig lang tid for HSB å ta hånd om all inngående fakturabehandling. Siden økonomiavdelingen brukte flere ulike teknologiløsninger ble det også en krevende opplæringsprosess hver gang man ansatte en ny person.

HSB trengte en moderne plattform som kunne automatisere repetitive oppgaver knyttet til inngående fakturabehandling, godkjenning og innkjøp, som både var skalerbar og kunne redusere alle organisasjonens utfordringer knyttet til dette. For at HSB skulle endre sin eksisterende teknologiløsning fordret et nytt alternativ at det skulle innebære svært god ekspertise på fakturaautomatisering, og muligheten til å sikre og styrke organisasjonen for fremtiden.

Valgte 24SevenOffice AI Assistant

HSB, som er en nesten hundre år gammel organisasjon, ønsket å være en innovatør i sin bransje. Organisasjonen så behovet for å ta i bruk avansert teknologi som kunstig intelligens i sine arbeidsprosesser for både å effektivisere arbeidet i tillegg til å bli ansett som en pioner i det digitale skiftet.

HSBs prosjektgruppe - med ansvar for forskning på AI og automatiseringsløsninger - tok kontakt med 24SevenOffice, i tillegg til fem andre leverandører. I gjennomgangen av produkt og prosess så HSB at 24SevenOffice var den eneste tilbyderen som hadde en komplett AI-løsning, med IT-ekspertise i verdensklasse samt lang erfaring med AI og machine learning.

- Vi er stolte av at HSB valgte 24SevenOffice til å automatisere hele den inngående fakturaprosessen. At HSB allerede etter kort tid ser hvordan AI Assistant gir en enorm effektiviseringsgevinst er utrolig gøy og spennende. Med mer enn halvering av anvendt tid per konterte bilag viser dette eksempelet hvor raskt du får resultater, ved hjelp av en god prosess og implementering sammen med vårt AI-team. Siden vår AI-motor lærer fortløpende og automatiserer stadig mer og mer helt uten å trenge menneskelig kontroll, er dette bare starten på en ny fantastisk epoke for regnskapsføring, forteller Ståle Risa, CEO i 24SevenOffice.

Det betyr i praksis at AI-motoren ville kunne vokse seg smartere og smartere over tid, helt til den tar over flere og flere av de manuelle arbeidsoppgavene til HSB-regnskapsførerne.

Resultat

HSB gikk live med AI Assistant i juni 2020. I tidsperioden fra slutten av 2020 og til mars 2021 gikk HSB’s gjennomsnittlige behandlingstid per faktura ned fra over tre minutter til omtrent et halvt minutt per faktura(!).

- Vi er på vei til å spare mer enn 25.000 timer per år ved å automatisere manuell fakturabehandling når AI Assistant er implementert i alle våre regioner. Dette er en utrolig tidsbesparelse, som gjør at de ansatte kan bruke mer tid på andre viktige oppgaver i virksomheten, som for eksempel bedriftsstrategi, eiendomsbehov og kapitalinvesteringer. AI vil forandre livene til våre ansatte og hvordan vår virksomhet fungerer, sier Fredrik Wiktor, Application Management Lead i HSB Affärsstöd.

Veien videre

Det er nå over 200 ansatte fra HSB som bruker plattformen, og de har planer om å øke dette til over 350 ansatte på tvers av 23 regionale HSB-organisasjoner.

Utover gevinsten med å spare tid har organisasjonen hatt sin første “real-life experience” med regnskap med AI, og de har vært tidlig ute med et verktøy som det lønner seg å ha erfaring med. Dette har gjort det mulig for HSB å styrke sitt image fra å være en etablert institusjon til å bli sett på som en fremtidsrettet boliginnovatør. Nå som HSB forstår mer av hva man kan forvente av AI Assistant, er det også lettere å inkorporere kunstig intelligens i andre interne avdelinger også. 

- Vi skal hjelpe HSB enda et steg videre med å spare tid (og dermed penger)! Vi er veldig godt i gang med automatiseringen av prosesser i regnskapsføringen, og med de geniale musklene til AI Assistant skal vi også utnytte det samme prinsippet for maksimal utbytte både innenfor for eksempel sanntidsanalyse og måling av avdelingseffektivitet. Med 24SevenOffice’s AI-løsning skal vi gi HSB’s økonomiteam alt det de trenger for å kunne ta velinformerte og smarte forretningsbeslutninger, sier Risa.