Stor suksess med å la kundene løse flere oppgaver selv

Omstilling og endring krever mye hardt arbeid, for selv om ekte skyteknologi løser mye, må regnskapsbyrået selv ta grep, redefinere prosesser og sette seg i førersetet. Derfor bestemte Norsk Regnskap seg for å flytte over alle sine kunder samtidig, da de gikk over til 24SevenOffice fra Visma.

– Det første året etter at vi byttet over til 24SevenOffice var målet å få løftet alle våre kunder over i systemet. Alle sammen, ingen unntak, forteller daglig leder i Norsk Regnskap, Jan-Ove Molle.

– Fokus var på å aktivere kundene våre og få de til å løse flere oppgaver selv, i og rundt regnskapssystemet. Vi var overbevist om at dette var nøkkelen til å komme nærmere våre kunder, forstå deres business bedre - og dermed kunne tilføre merverdi og bli en viktig sparringspartner. En viktig grunnpilar var da å gjøre de ansatte gode på 24SevenOffice. Hver enkelt medarbeider kjenner kunden best, og har dermed best forutsetninger til å ta kontakt med og selge inn alle mulighetene som åpner seg med et fullskala sky-system. Dette krevde litt innsats, men har gitt utrolig gode resultater, sier Molle.

Regnskap er ferskvare

Norsk Regnskap har vært kunder av 24SevenOffice siden 2015. Utover fakturering har byrået stort fokus på å skreddersy arbeidsflyt tilpasset hver enkelt kundes behov. Noen kunder utnytter automatikken i den helintegrerte bankmodulen og kjører betalinger selv, andre har fått satt opp avanserte rutiner for godkjenning av bilag, mens konsulentbedrifter registrerer timer fortløpende fra systemet. Ingen kunder er like.

– Vi begynte å scanne i 2007, og allerede da hadde vi digitaliserte kundemapper. Før leverte mange kunder bilag i en perm månedlig, og vi scannet og behandlet dem videre. Dette førte til at dialogen med kundene gjerne var sentrert rundt bilag og dokumenter vi manglet. Nå sender kunder derimot selv inn alle bilag fortløpende og digitalt til bilagsmottaket i 24SevenOffice. På denne måten kjøres kunders regnskap løpende, og det er den aller største endringen. Regnskapet er nå ferskvare og et nyttig styringsverktøy for våre kunder, sier Molle.

– Å ha et aktivt forhold til regnskapet har blitt en døråpner for mange av våre kunder. De ser hvordan fortløpende fakturering påvirker likviditeten positivt, hvordan effektiv bilagsflyt reduserer antall purringer og eksempelvis hvordan smarte integrasjoner kan gjør hverdagen deres enklere

Han sier at de nå møter kundene på en helt annen måte.

– Kunden forventer at vi er på hele tiden. Men dette er jo er et resultat av at de har fått øynene opp for hvilke muligheter som finnes og hvilke prosesser som kan løses på en mer effektiv måte, så det er utelukkende en vinn-vinn-situasjon.

Tidsbesparelse

For å være skodd for fremtiden og tydelig posisjonert i markedet, har Norsk Regnskap gjennomgått en transformering, med hjelp av marketing-byrået Molte.

– Med nytt navn, nye websider, en mer moderne profil som matcher vårt DNA, samt en forretningsmodell for fremtiden, er vi nå virkelig skodd for å hjelpe enda flere bedrifter med å bli kvitt tungvinte prosesser og forenkle deres hverdag.

– Ved å bytte til 24SevenOffice har vi oppnådd en tidsbesparelse i forhold til hvor mye tid vi brukte på regnskapsarbeidet tidligere, noe som frigir tid til kunderådgivning. Dette er noe vi opplever at kunder setter stor pris på, samtidig ser vi allerede at vi vinner nye kunder med denne modellen, sier Molle.

Smarte integrasjoner og kunstig intelligens

Å automatisere og effektivisere regnskapsarbeidet frigir tid til å heve kompetansen internt på teknologi og IT.

– I fjor hadde vi et halvt årsverk på tekniske oppgaver alene. På denne måten kan vi både utnytte alle de ferdige integrasjonene mot 24SevenOffice – og utvikle egne integrasjoner for våre kunder.

Norsk Regnskap har stort fokus på kunstig intelligens som er på full fart inn i 24SevenOffice, og ser på dette som en enorm mulighet, fremfor en trussel.

– Ved å automatisere repeterende og manuelle oppgaver, vil vi kunne frigjøre enda mer tid, og levere enda bedre tjenester til våre kunder. Vårt fokus er å bruke mindre tid på regnskap og mer tid på verdiskapende tiltak. Fremtiden ser lys ut og vi gleder oss til å utnytte alle mulighetene som kommer, avslutter Molle.

Jobber din bedrift med flere systemer som ikke snakker sammen?