Varp Entreprenør AS fikk full kontroll med skybasert system

Petter Tangen i Varpgruppen AS møter oss på kontoret i Vikersund. Der, med utsikt til hoppbakken og Bergsjøen, omringet av skog og anleggsmaskiner, styres Varpgruppen AS og de fire datterselskapene.

Fra gul post-it-lapp til app

Varpgruppen AS driver med alt fra bygging til ferdigstilling av eiendom, inkludert rørlegger- og elektroarbeid. “Oversikt” er stikkordet for å lykkes med så mange prosjekter.

– Før vi brukte 24SevenOffice skrev ikke de ansatte opp timene hver dag. De skrev timer på gule lapper i bilen, og når fredagen kom skulle de prøve å huske tilbake til uken, forteller Petter Tangen.

– Etter at vi fikk timeregistrering med 24SevenOffice har det vært en mye lettere hverdag for deg ansatte. Nå synker de timer hver dag, og det tar mye kortere tid. Der står prosjektnumrene og alt, forteller Tangen.

Vi reiser ut til en byggeplass hvor tømrer i Bas Firma, Aleksander Haakensen, er i full gang med reisverket i et byggeprosjekt. Han registrerer timer via app på mobilen.

– Før når vi skulle registrere timer så var det med penn og papir. Det var mye mer jobb for oss, mer å holde styr på. I dag så bruker vi bare 24SevenOffice, og det har vi lett tilgjengelig på mobilen. Det er mye enklere og raskere for oss, og for de på kontoret, sier Haakensen.

Ønsket elektronisk fakturering

Hovedgrunnen til at Varp Entreprenør AS byttet til 24SevenOffice i 2016 var at de ønsket EHF-fakturering.

– Den gangen hadde vi mange rammeavtaler med kommune og stat som krevde EHF-fakturering. Det programmet vi brukte hadde ikke det, sier Tangen.

I tillegg var behovet stort for å flytte jobben opp i skyen.

– Vi ønsket et hundre prosent nettbasert system, så vi slapp servere her. Og i tillegg var det et stort pluss med den timeregistreringen, den virka veldig enkel og det er den også.

Les også: Hva er ehf og hva er fordelene?

Byttet fra permer til skjermer og OCR-tolk

For økonomisjef Silje Hopperstad har arbeidsdagen blitt mer effektiv. På kontoret har hun to skjermer hvor jobben gjøres, mens naborommet er dekket med hyller fulle av permer fra tiden før skyen.

– Før hadde vi alle bilagene i permer, og det er jo mange som har det sånn ennå. Men nå har vi alt digitalt inne i 24SevenOffice, og det sparer vi mye tid på, sier hun.

Siden 2016 har bokføringen gått mye mer automatisk.

– I dag kommer alle fakturaer automatisk inn i ett mottak, enten via EHF eller en faktura-e-post-adresse. Der er det en OCR-tolk som leser alt automatisk, og så delegerer jeg videre til de som skal kontere på bilagene. Når de har gjort det og godkjent, sendes bilagene til bokføring hos meg. Etter at jeg har bokført så havner fakturaene i en betalingsliste som sendes til nettbanken og utbetales automatisk der, forklarer Hopperstad.

Kontoplan gir bedre kontroll på prosjektstyring

Daglig leder i Varp Entreprenør AS Reier Andre Sønju påpeker at prosjektstyringen er mye mer oversiktlig med 24SevenOffice.

– Når vi gir pris på jobber og kalkulerer jobbene våre, så har vi integrert en kontoplan i 24SevenOffice. Det gir oss en veldig god styring ute på byggeplassene, og at vi ligger der vi skal ligge i forhold til avtalt målsetting om økonomi, sier Sønju.

Kontoplanen bruker de veldig aktivt for å kalkulere jobbene, godkjenner bilag og når de gjennomgår økonomien i forhold til avstemming hver måned, og periodiseringen av dette.

– Dette systemet er helt nødvendig for å ha kontroll på de prosjektene vi utøver i det daglige, sier han.

Nysgjerrig på hvordan din virksomhet kan dra nytte av et skybasert system?