24SevenOffice

Å bytte regnskapssystem forbindes av mange med en tung prosess, som en helst vil unngå, men å bytte til 24SevenOffice er enkelt – og ikke minst effektivt.

Det første vi gjør er å legge en implementeringsplan, for ditt byrå og dine kunder. Planlegging er helt sentralt i forhold til et vellykket bytte av regnskapssystem.

For å komme raskt i gang med et nytt system, er det også viktig at det er intuitivt og enkelt å tilpasse deres byrås metodikk og rutiner – på en fleksibel og effektiv måte. Automatikk, effektivitet og fleksibilitet er tre grunnpilarer i all utvikling av 24SevenOffice sitt regnskapssystem, da vårt mål er å gjøre den daglige bruken for regnskapsførere så effektiv som mulig – gjennom blant annet gode skjermbilder, mulighet for skreddersydde oppsett, effektive hurtigtaster, mobile løsninger, samt sømløse og etablerte integrasjoner.

Enkelt å bruke for deres kunder

smiley

24SevenOffice er funksjonsrikt, samtidig som det er enkelt å bruke for deres kunder og klienter. Kunder bestemmer selv hvilke tjenester de ønsker å benytte seg av – blant modulene i 24SevenOffice.

Med 24SevenOffice jobber kunde og regnskapsfører transparent i ett og samme system og på felles plattform i sanntid, i nettskyen. Ettersom regnskapsfører kan skreddersy arbeids- og bilagsflyt tilpasset kundens behov, er det enkelt å oppdra kunder, samt å få de i gang.

Implementering

Utover våre kurs og gratise webinars, kan våre partnere benytte seg av vår dyktige konsulentavdeling. Konsulentavdelingen tilbyr blant annet skreddersydd opplegg for komptanseheving, samt opplæring av alle våre partnere.

Dette er noen av de viktigste punktene i forbindelse med igangkjøringen med 24SevenOffice:

Bank

Ved implementering av deres regnskapsbyrå etableres et system som gjør at man enkelt fletter informasjon fra deres CRM for å etablere avtaler mot banker. Skjemaene og systemet er skreddersydd slik at byrået raskest mulig får etablert bankavtaler på egne premisser. Dette aktiverer direkte remittering og automatiske innbetalinger i 24SevenOffice.

Elektronisk faktura (EHF) og registrering ELMA

Et viktig steg mot automatiserte prosesser, er å få kundene sine registrert i ELMA-registeret (for å kunne motta EHF) – og tilrettelegge for å kunne sende EHF til kunder som ønsker å motta fakturaer i formatet. Vi bistår med registreringsprosessen og kartlegging av din kundemasse. Oppstart av utgående EHF ligger som en naturlig del av implementeringen.

Eksport/import

Kunder/Leverandører – En eksport av kunder og leverandører med så utfyllende informasjon som mulig er viktig, men vel så viktig er det å tilrettelegge for de automatiske mulighetene og innstillingene i 24SevenOffice. Det er fullt mulig å importere faktureringsmetode på kundene, altså print, epost eller elektronisk.

Når det gjelder leverandør vil det selvsagt være viktig å få inn bankkontonummer for den sømløse remitteringen. Samtidig kan man definere fast debetkonto for å forenkle konteringen.

Kontoplan

Enten kan man gå i gang med vår norske standard kontoplan, eller importere egen kontoplan ved behov. Dette er en smidig prosess via importveiviseren.

Inngående balanse (IB)

Her anbefaler vi to varianter:

1. Ren utgående balanse (UB) / inngående balanse (IB)

Som ved årsslutt tar man saldoliste som oppstart i systemet og importerer via bilagsimporten i 24SevenOffice. Her anbefaler vi å eksportere eventuell Hovedbok/rådata fra gammelt system – og legge dette opp i lesbart format på kundekort i CRM. Da er man i gang med regnskapsføringen og har tilgang på historiske data ved behov.

2. Inngående balanse (IB) med bevegelser

Kunder som ønsker sammenligningsgrunnlag med fjoråret både for balanse og resultat direkte i 24SevenOffice, bør ta en UB/IB for eksempelvis foregående kalenderår, for så å importere bevegelser hver måned frem til overgangsdato.

Eksempel

Ved overgangsdato 01.07.2015 tar man en UB/IB for eksempelvis foregående kalenderår, for så å importere bevegelser hver måned frem til overgangsdato.

En kan da ta totale bevegelser helt frem til overgangsdato, eller måned for måned. For eksempel inngående balanse (IB) 2014, deretter bevegelser hver måned fra januar 2014 og ut juni 2015. Her er det viktig å ta bevegelser og ikke IB per mnd.

Det er kun nødvendig å ta med seg åpne poster, som fortsatt er åpne ved overgangsdato. Frem til det bruker man interimskonto 1499 – og 2399 for kunde- og leverandør-reskontro, for så å få disse til å gå i null ved overgangsdato, samt få en saldo på 1500 og 2400 mot de respektive kundenumrene som endelige åpne poster ved overgang.

Effektiv implementering

Vi anbefaler at partnere tar ut et team av regnskapsførere ved første konvertering. Da kan disse være ansvarlig for pilotkundene (de første om skal over på 24SevenOffice) – og lære seg rutinene godt, for se å senere kunne bistå resten av selskapet når øvrige kunder skal konverteres.

I selve implementeringsprosessen er det også viktig at hele selskapet er inneforstått med at det blir enkelte endringer ved bytte av system – og at rådene fra våre konsulenter blir respektert. Enkelte endringer er rett og slett nødvendige for at man skal dra nytte av fordelene med vår ledende teknologi.