Med 24SevenOffice jobber kunde og regnskapsfører transparent i ett og samme system og på felles plattform i sanntid, i nettskyen. Med systemet kan regnskapsførere skreddersy arbeids- og bilagsflyt tilpasset kundens behov. Dette legger til rette for at dine kunder skal kunne ta hånd om flere oppgaver selv – og i større grad kunne benytte regnskapet som et viktig styringsverktøy for virksomheten.

At teknologien er i rivende utvikling er naturligvis noe kunder og markedet får med seg. De er nysgjerrige – og lurer på hvilke grep som er mulig å ta, for å gjøre hverdagen enklere og mer effektiv.

I korte trekk er dette de viktigste faktorene i samspillet mellom regnskapsfører og kunde:

– Samle data
– Behandle data
– Presentasjon og rapportering
– Mobil
– Tenknologi og integrasjoner

Inngående bilagsflyt

se demo 24SevenOffice

Det er mange måter å legge opp regnskaps- og arbeidsflyt mellom kunde og regnskapsfører. Noen bedrifter ønsker å ta hånd om en rekke oppgaver selv, mens andre foretrekker å overlate en stor del av den inngående bilagsflyten til regnskapsfører.

Bilagsmottak

Inngående fakturaer og bilag sendes fortløpende til fakturamottaket i 24SevenOffice. Ergo kan både kunde og regnskapsfører når som helst logge deg inn for å se hva som ligger av bilag i fakturamottaket.

Bilagsmottaket i 24SevenOffice håndterer alle fakturaformater, fra elektronisk faktura (EHF) til skannede fakturaer som f.eks. TIFF, PDF og JPEG.

Utleggsregning

Arbeidstakere kan nå levere utleggsregning elektronisk, uten å måtte ta vare på originalkvitteringen etter utlegg i forbindelse med mat, telefon, innkjøp, reise etc. Med vår løsning fra mobil – er det bare å ta et bilde av bilaget og sende det inn direkte fra mobilen.

Her samler du fortløpende bilag for eksempel i forbindelse med reise. Løsningen tar hensyn til formål, datoer, summer og valutaer. Etter endt reise legger du inn ditt kontonummer og utleggsregningen leveres direkte fra mobilen til bilagsmottaket for videre godkjenning.

Kontroll av bilag

Alle inngående bilag blir automatisk lest, tolket og lagt inn i systemet. Regnskapsfører kontrollerer alle bilag. Det er lagt til rette for automatisk kontering av bilag fra leverandører med forhåndsdefinerte innstillinger.

Godkjenning

Kunder kan videresende inngående bilag på attestasjonsflyt, slik at rett person kan godkjenne hvert enkelt bilag fortløpende. Alle som er lagt til som «godkjennere» kan legge inn kommentarer på hvert bilag.

Godkjenningmodulen har en rekke smarte funksjoner. Det er for eksempel mulig for kunder å kontere bilag direkte fra godkjenningsmodulen, samt mulighet for å definere regler rundt beløpsgrenser, prosjekter etc.

For kunder som ikke har behov for godkjenningsrutiner kan man definere at bilag automatisk blir godkjent dersom de er skannet eller sendt inn til bilagsmottaket, slik at bilag går direkte videre til bokføringsmodulen.

Bokføring

Bokføringsmodulen er hovedmotoren i 24SevenOffice sitt regnskapssystem. Som resten av systemet er modulen lagt opp slik at byråer i stor grad kan definere egne oppsett og maler, tilpasset eget behov. Man har blant annet tilgang på gode og effektive skjermbilder, en rekke hurtigtaster, mulighet for egendefinerte oppsett, flytte og fjerne kolonner, sette inn malnøkler etc.

Tanken bak 24SevenOffice sin bokføringsmodul er i korte trekk å gjøre håndteringen av debet- og kredit-posteringer så enkel og effektiv som mulig – uten at dette går på kompromiss med den funksjonaliteten en regnskapsfører trenger – uansett om hans klient er liten eller stor.

Les mer om bokføringsmodulen her.

Bank og utbetalinger

24SevenOffice er integrert mot bank, slik at kunde eller regnskapsfører kan kjøre betalinger direkte fra systemet. Alle utbetalinger blir automatisk matchet mot reskontro i 24SevenOffice CRM.

Utgående bilagsflyt

fakturering bilagsflyt
Fakturering

Kunde kan benytte standardmaler eller selv definere hva ens faktura- og ordremaler skal inneholde. Maler tilpasses effektivt med drag & drop. Regnskapsfører kan også dele malnøkkel med sine kunder, slik at en med et tastetrykk får ønsket oppsett.

Fakturamodulen har features som produkt- og kunderegistrer, hurtigfakturering, ordre-/fakturakopiering, kreditering, valutafakturering, periodisering, dimensjoner, resthåndtering, innstillinger for rabatt, innstillinger for fakturaavgift – for å nevne noe.

24SevenOffice tilbyr automatisk distribusjon av fakturaer fram til kunde, uansett om en vil sende fakturaer som elektronisk faktura (EHF), PDF- eller printfaktura.

Direkte bokføring

Alle utgående fakturaer blir automatisk bokført når kunde trykker «fakturer».

Bank og innbetalinger

24SevenOffice er integrert mot bank. Alle innbetalinger blir automatisk matchet mot reskontro på kundekortet systemet.

Med 24SevenOffice sin bankavstemmingsmodul er det effektivt å kontrollere poster i regnskapet. Systemet leser inn returfiler fra bank, slik at avstemmingen går automatisk så sant alle bilag og transaksjoner går i null.

Eventuelle feil i avstemmingen blir notifisert og varslet, slik at regnskapsfører kan ta hånd om disse manuelt. Fra bankavstemmingsmodulen har du full sporbarhet med drill down ned til bilagsnivå.

24SevenOffice er ferdig integrert mot Altinn, slik at du kan innlevere MVA-oppgaver med kode fra Altinn, direkte inne i 24SevenOffice.

Presentasjon og rapportering

At kunde og regnskapsfører jobber transparent i samme system i skyen – legger til rette for at kunder fortløpende kan ha tilgang til oppdaterte regnskaper.

Gjennom å benytte regnskapet og rapporter som et viktig styringsverktøy for virksomheten, har kunder de beste forutsetninger for å fatte gode beslutninger med fokus på framtiden, ikke fortiden. Tiden da kunder var fornøyde med rapporter en gang per måned tilsendt på epost, er definitivt snart forbi.

En viktig forutsetning for at regnskapsfører skal kunne rådgi en kunde på en god måte, er at kunde har forståelse av bedriftens økonomiske situasjon og status. En daglig leder skal ikke måtte være økonom, for å kunne benytte regnskapet som et styringsverktøy for virksomheten.

Vårt mål er å gjøre det enkelt for regnskapsførere å spille sine kunder gode. 24SevenOffice tilbyr alt fra enkle til mer avanserte rapporter i sanntid – som gir kunde et godt grunnlag for å diskutere og tolke regnskapsinformasjon fortløpende med regnskapsfører.

Mobil

mobil

En travel jobbhverdag har mer enn ett modus – og består av et vidt spekter av måter å jobbe på. Derfor er det viktig med fleksible verktøy, der det er enkelt å gi input og holde seg løpende oppdatert – uansett om det skulle være fra en laptop eller smarttelefon.

24SevenOffice Mobil er utviklet med mål og hensikt om å være et nyttig verktøy i de situasjonene det er naturlig å bruke mobilen for å holde seg oppdatert – eller til å utføre oppgaver i jobbhverdagen.

Teknologi og integrasjoner

24SevenOffice har et åpent API, noe som i korte trekk betyr at systemet er tilrettelagt for integrasjoner mot andre systemer – samt at det er mulig å utvikle skreddersydde applikasjoner integrert mot 24SevenOffice – tilpasset kundens behov.

Dette betyr at regnskapsførere som benytter 24SevenOffice – kan tilby løsninger og integrasjoner som gjør hverdagen enklere og mer effektiv for ens kunder.

Hva med å tilby en kunde med nettbutikk å få alle transaksjoner automatisk overført til regnskapssystemet, klare for bokføring? Eller å få dagsoppgjør fra butikk direkte inn i systemet?

24SevenOffice er ferdig integrert mot en rekke store aktører og løsninger – fra bank, nettbutikk, kassesystemer, årsoppgjør, oppdragshånderting, kampanjeverktøy – til telefoni.

Les mer om integrasjoner og muligheter her.