Intern tid

Intern tid refererer til de timene ansatte bruker på arbeidsoppgaver som ikke er direkte knyttet til kunder eller eksterne oppdrag. Dette begrepet er særlig relevant for bedrifter som fakturerer timer, der man skiller mellom intern tid og tid brukt på kunder eller spesifikke oppdrag.

Hvorfor skille mellom intern tid og annen tid?

Å skille mellom intern tid og kundetid/kundeoppdrag er lovpålagt: Forskrift om bokføring § 5-14 beskriver at alle bokføringspliktige bedrifter som utfører tjenester der vederlaget er basert på tidsforbruk, skal dokumentere utførte timer. Disse skal spesifiseres per dag fordelt på intern tid og kunder/oppdrag, og være utarbeidet senest innen utløpet av påfølgende måned. Dette gjelder også i tilfeller hvor det er avtalt fast pris for oppdraget.

Hvordan bruke timeføring for å håndtere intern tid?

Den vanligste måten å håndtere intern tid på er ved hjelp av timeføring. Dette kan gjøres ved hjelp av enkle regneark eller mer avanserte timeføringssystemer, som gjerne tilbyr muligheter for rapporter og analyser i tillegg. Ved å registrere tid på intern tid og kundetid sørger man for for å følge lovkravene, samtidig som ansatte og ledere ser hvor mye tid og ressurser som brukes på ulike typer oppgaver. For eksempel kan intern tid inkludere administrasjonsarbeid, internmøter, personalutvikling og opplæring, mens kundetid omfatter alt arbeid direkte relatert til kundens prosjekter.

24Busy er et timeføringsverktøy hvor ansatte enkelt kan registrere tid brukt på slike oppgaver, i tillegg til fakturerbar tid, altså kundetid eller oppdrag.

Fordelene ved å holde oversikt over intern tid

Å ha god kontroll på intern tid gir flere fordeler for bedriften:

• Bedre oversikt: Ved å ha detaljert informasjon om hvordan ansatte bruker tiden sin, kan ledelsen få en bedre forståelse av arbeidsflyten og identifisere områder som kan forbedres. Dette gir også et godt grunnlag for ressursplanlegging og budsjettering.
• Økt lønnsomhet: Når man har oversikt over intern tid, kan man identifisere oppgaver som kanskje tar for mye tid i forhold til verdien de gir. Dette kan føre til en mer effektiv arbeidsfordeling og potensielt reduksjon av kostnader.
• Forbedret prosjektledelse: Ved å skille mellom intern tid og kundetid kan prosjektledere lettere følge med på prosjektets fremdrift og sikre at kundens oppdrag prioriteres riktig. Dette kan også bidra til å unngå overbelastning av ansatte og sikre at prosjekter leveres i tide.
• Bedre etterlevelse av lovkrav: Som nevnt tidligere, er korrekt dokumentasjon av arbeidstid et lovkrav. Ved å føre timer nøyaktig sikrer bedriften at de oppfyller disse kravene og unngår potensielle bøter og juridiske problemer.

• Økt ansattilfredshet: Når ansatte ser at tiden deres blir verdsatt og brukt effektivt, kan det føre til økt motivasjon og tilfredshet. Dette kan igjen redusere turnover og fremme en mer positiv arbeidskultur.