Blogg

Affärssystem

Vad är ett affärssystem?

Ett modernt affärssystem är komplett och flexibelt molnbaserat system som samlar alla kärnprocesser som krävs för att driva en verksamhet. Ett bra affärssystem uppfyller verksamhetens behov för effektiv ekonomistyrning, CRM, projektstyrning, rese- och tidsregistrering och rapportering.

Ett affärssystem gör att verksamheter kan jobba smartare, skräddarsy arbetsflöden och automatisera processer.

Vilka är fördelarna med ett affärssystem?

Ett affärssystem gör det enkelt att samla kärnverksamheten på ett ställe, samtidigt som det främjar en smart och effektiv arbetsvardag. Du har full kontroll på alla processer i realtid och du kan när som helst komma åt skräddarsydda rapporter som ligger tillgängliga i molnet.

Genom att samla centrala processer i ett system, som både förenklar och effektiviserar arbetsdagen för alla i verksamheten, frigörs också tid så att de anställda kan fokusera på de lönsamma uppgifterna.

Varför ska du byta system?

Det är ofta en mängd olika faktorer som pekar på behovet för ett nytt system. Detta kan bland annat vara:

  • Verksamheten har många manuella processer och rutiner som är tidskrävande.
  • Verksamheten använder sig av olika system som inte är integrerade mot varandra.
  • Verksamheten använder fortfarande excel-scheman och önskar att ta steget mot ett mer modernt och effektivt system.
  • Informationsflödet är ineffektivt.
  • Det saknas kontroll och översikt över kostnader.
  • Verksamheten har genomgått en stor expansion eller förändring, vilket dagens system inte är anpassat för då det inte är skalbart.

Många använder fortfarande traditionella affärssystem som inte hänger med i teknologins utveckling och som inte heller matchar verksamhetens utmaningar.

Genom att välja ett flexibelt system som använder modern teknologi och som stödjer kärnprocesserna, kan allt samlas på ett ställe och du kan få kontroll på affärsprocesserna som helhet.

Ett modernt molnbaserat affärssystem är A och O för verksamheter som önskar att:

  • Automatisera och effektivisera manuella processer.
  • Undgå tidstjuvar och dubbelregistrering av data.
  • Ha tillgång till data i realtid och en mer överskådlig kostnadskontroll.
  • Skräddarsy arbetsflöden och anpassa systemet baserat på hur verksamheten jobbar.
  • Samla alla processer i ett system.
  • Använda ett system som är skalbart och flexibelt, och som växer i takt med verksamhetens utveckling.

Hur väljer man rätt system?

Se över dagens arbetsprocesser och vad verksamheten önskar att uppnå. Gör en noggrann kartläggning och skriv ned målsättningarna. Byt inte system utan att ställa dessa frågor.

Vilka är dagens utmaningar?

Det kan exempelvis vara kostnader och/eller tillgänglighet. Ni kanske har en önskan om att jobba mer automatiserat och effektivt, och reducera tiden som läggs på rapportering. Eller så befinner ni er i en tillväxtfas men använder ett system som inte är tillräckligt skalbart.

Vilken funktionalitet önskas?

Hur mycket tid lägger ni på manuella processer och vilka funktioner finns i dagens system? Skapa en noggrann översikt över detta och ta reda på vilka områden som det nuvarande systemet saknar för att undvika avvikelser och flaskhalsar. Är det något som är unikt för just er bransch och verksamhet? Finns det vissa krav och lagar som måste uppfyllas?

Så fort verksamheten har en tydlig översikt blir det enklare att kartlägga specifika systemfunktioner som är nödvändiga för att täcka behoven. Ett viktigt tips; prioritera funktionalitet framför pris. Det är viktigare att systemet löser de utmaningarna som finns än ett lågt pris.

Hur ser framtiden ut?

Som en del av verksamhetens målsättningar har ni kanske planer om att expandera? Just därför är det smart att välja en leverantör som är innovativ och som investerar i utveckling så att systemet hänger med i digitaliseringen. Är det valda systemet uppdaterat? Lägger leverantören pengar på utveckling så att systemet växer i takt med verksamheten och kan lösa utmaningar, inte bara idag utan 10 år framöver?

Vilka API- och integrationsmöjligheter finns?

System som inte är integrerade mot varandra är en välkänd smärtpunkt och gör det svårt att optimera processerna. Vanligtvis använder man sig av en mängd olika system och därför är det viktigt att ställa frågan om man kan använda ett rent molnbaserat affärssystem, eller om man är beroende av att kunna blanda ny och gammal teknologi.

Ett bra tips på vägen är därför att välja ett affärssystem som har ett öppet API med smidiga integrationsmöjligheter mot andra system och som inte minst är rustat för en framtid med stora ändringar. Kom ihåg att valet av ett modernt och molnbaserat system gör att verksamheten hänger med i tiden, kan förbli konkurrenskraftiga och kan fokusera på att ge mervärde åt kunder.

Vilka hinder förekommer vanligtvis under bytet?

När beslutet är taget, räcker det inte med att tänka att saker och ting hädanefter sker automatiskt. Processen vidare är lika viktig — kanske också avgörande för att lyckas. Det är oerhört viktigt att beslutet är väl förankrat i organisationen i sin helhet. Om de anställda inte “stödjer skiftet” är det ofta ett dött lopp.

Var tydlig med kommunikationen om varför beslutet är taget samt hur värdet kommer återspeglas i de anställdas arbetsvardag och verksamhetens framtid. Se också till att det finns en projektgrupp med en projekt- och tidsplan, resursstyrning och målsättning, tillsammans med leverantören. Ta hänsyn till tidsramar, delmål och mål, samt ha löpande kommunikation med organisationen när det kommer till framdrift i projektet.

Vad kostar det att byta system?

Det är många frågor relaterat till kostnader kring ett systembyte. Inte bara reella kostnader som omfattar konverteringar, projekt, underhåll och konsultstöd. Utan också kring anställda, rutiner, processer och produktivitet — hur kommer detta att påverkas?

Först och främst bör verksamheten beräkna kostnaderna av dagens lösning och se vad besparingarna skulle bli av att använda en molnlösning som automatiserar processer. En uppenbar besparing vid ett sådant systembyte är kostnaderna runt teknisk infrastruktur och kompetensbehov.

Genom att använda en molnbaserad lösning behöver inte verksamheten vara beroende av serverkostnader.

En viktig aspekt är också förståelsen för vad ett molnbaserat system som automatiserar processer betyder för de anställda och produktiviteten. Om man börjar använda moderna system utan att ändra på sättet man jobbar, är det en stor risk för att produktiviteten sjunker. Därför är det avgörande att anställda och systemanvändare förstår värdet bakom automatiseringen och därmed låta systemet jobba för dem och inte omvänt.

Vad händer efter att man har bytt system?

För många är affärssystemet hjärtat i verksamheten. Var trygg på att leverantören som ni har valt förstår detta och finns där för er — både innan och efter implementering. Ha en öppen dialog om förväntningar och behov relaterat till uppföljning och support. Se också till att det finns möjlighet för kurs, e-learning och kunskapsdelning.

Sist men inte minst är det viktigt att ha en realistisk syn på utmaningar som förmodligen kommer dyka upp längs med vägen. Med det sagt, så länge du är trygg med leverantören så har du all grund till att känna dig trygg i hela processen.

Nyfiken på hur ditt företag kan utnyttja ett molnbaserat system?

Kontakta oss för ett informellt samtal så hjälper vi dig att få en enklare och mer automatiserad vardag.

Jag vill veta mer!