Blogg

Detta är viktigt när du ska byta redovisningssystem

Det är enkelt att byta till 24SevenOffice som bokföringssystem. Men oavsett om du är en redovisningskonsult eller ett företag finns det några saker som är bra att ha sett och tänkt på innan uppstart.

Vi får ofta frågor från kunder om det är smart att byta bokföringssystem vid övergången till ett nytt år. Det går helt utmärkt att byta system när som helst, men vi rekommenderar att man försöker göra det vid en momsperiod.

svensk bankmodul

Rensa och anpassa din kontoplan

När du ska byta från ett annat system, har du ett utmärkt tillfälle att “städa upp”. Det här är ett bra tillfälle att se över kund- och leverantörslistan, samt att anpassa sin kontoplan till “svenska standarden”. Ofta gör vi denna upprensning med kunden innan vi börjar importera data.

Ibland är det möjligt att förkorta balansen som innehåller många tillgångar (som till exempel bilar) och använda projekt för att skapa egna tillgångskonton, få en fullständig översikt över avskrivningar och kostnader i samband med tillgångar. Oftast får kunderna export som är relativt lätt att importera till 24SevenOffice, men det händer att ibland krävs det manuell redigering av data.

Om du önskar att göra det jobbet själv, eller om vi ska göra det åt dig, avgör vi tillsammans. Det beror till stor del på hur bra förståelse kunden har för IT, hur mycket fri kapacitet dem anställda har och vilken ekonomisk plan som väljs för genomförandet.

I Sverige är standardformatet vid importer SIE-formatet.

Innan du sätter igång och gör en SIE-import måste du gå in på 24SevenOffice och gör följande:

  1. Skapa ett nytt bokföringsår, för de år som sie-filen har, oftast så har en sie-fil två år, båda åren måste vara upplagda för att ni ska kunna importera filen. Detta görs under Administration – Ekonomi – Bokföring – Bokföringsår.
  2. Skapa en fiktiv kund i modulen CRM och döp kontakten till t.ex. “import SIE kund/leverantör”
  3. Gå till modulen Filer – Filutforskare och ladda upp SIE-filen här.

Import av kunder, leverantörer etc.

Som tidigare nämnt, är det en god idé och städa i gamla kund- och leverantörs kort för att bli av med gamla kontakter som man ej längre har behov av. Oftast är det möjligt att sortera dessa kontakter efter sista aktiva datum och importera de senaste 2-3 åren.

Läs mer här för en fullständig guide av importer.

Vidare uppföljning

När all data är på plats, gör vi en plan tillsammans om hur vi ska gå vidare. Som kund får du träning i systemet och möjligheten att anmäla sig till gratis webinars om du behöver en snabb repetition. Om du tidigare har erfarenhet av systemet räcker det förmodligen med en repetition.

God kommunikation med den ansvariga konsulten – och att ledningen tar en aktiv roll i processen, är en viktig framgångsfaktor vid byte av bokföringssystem.