Blogg

Företag

Kundhistoria: Hvitserk och Äventyrsresor AS

Hvitserk är ett fyrtorn för äventyrslystna resande från hela världen som erbjuder unika resmål med fokus på naturupplevelser och ansvarsfull turism. För att nå nya marknader och ha kontroll på både beställningar och resor så är det viktigt med ett sömlöst samspel mellan CRM, projektsystem och företagets portal för sälj av resor.

Kundhistoria 24SevenOffice - Hvitserk Ãventyrsresor

Catch Media blev kontaktad som en integrationspartner mot 24SevenOffice – och företaget utvecklade en lösning som gjorde att alla som beställde resor via Hvitserks hemsidor, automatiskt blev tillagda i 24SevenOffice CRM och Projekt.

Hvitserks resor går till öst och väst: från cykelturer i Vietnam till en av de enda aktörerna i Norden som tar med sig de mest våghalsade till toppen av Mount Everest. En sådan resa kräver planering samt de rätta verktygen.

”Med 24SevenOffice sömlöst integrerat mot vår egen portal så har vi automatiserat alla de centrala processerna i förbindelse med beställning, uppföljning och betalning – fram till genomföring av själva resan. Ergo kan våra ansatta och erfarna reseledare fokusera på det vi älskar mest; att leverera äkta naturupplevelser till våra kunder”, Trygve Sunde Kolderup, Hvitserks VD

I denna kundhistorien visar vi hur Hvitserk har skräddarsytt flyt och processer runt reservationer och beställningar av deras resor, genom att använda ett brett spektrum av funktionalitet i 24SevenOffice och egen portal.

1. Ny resa publiceras

Så fort en ny resa läggs till i Hvitserks portal så blir den publicerat på deras hemsidor samt genererat som ett projekt i 24SevenOffice. Knytet till projektet kommer också en beskrivning med reseinformation och nödvändig dokumentation.

Kundhistoria hvitserk äventyrsresor

2. Beställning och reservation

I förbindelse med beställning så kan man också välja mellan att reservera eller beställa en plats. Om den besökande på hemsidan väljer att reservera en resa så blir denna registrerad i projektet i 24SevenOffice under rollen ”reserverad”. Samtidigt checkas det automatiskt om kontakten tidigare är tillagt i CRM – baserat på e-mail som en identifikator.

Efter ett angett tidsintervall så blir det automatiskt skickat en påminnelse via email där man måste bekräfta eller avboka reservationen.

Äventyrsresor CRM system

3. Automatisk fakturering

Vid ”beställning” blir det i 24SevenOffice automatiskt genererat en depositionsfaktura för en liten del av resen, samt en slutfaktura med förfallodatum längre fram i tiden.

Samtidigt får ”kontakten” en roll som ”aktiv” i reseprojektet samt ett länkat kund kort i 24SevenOffice CRM. Ett bekräftelse email skickas automatiskt vid en slutförd beställning från Hvitserks portal.

Äventyrsresor Faktura hantering

4. Tillgängliga platser

För varje resa som Hvitserk upprättar i egen portal, sätts det en gräns för antal deltagarplatser. På deras hemsidor visas det automatiskt en indikation på antal lediga platser genom olika färgkoder, som går från grön till röd. Röd betyder naturligtvis att den specifika upplevelseresan är utsåld.

Hvitserk lediga platser äventyrsresor

5. Full översikt över alla resande

All relevant information om allergier, pass, erfarenheter, hänsyn och medresande blir registrerat från hemsida – och automatiskt uppdaterat i CRM och projektsystemet i 24SevenOffice, så att både ansvariga projektledare och reseledare kan hämta nödvändiga listor från systemet.

Evaluering och upselling

När en resa är slutförd så använder 24SevenOffice sin kampanjmodul för att skicka ut evaluering, samt information om resor som arrangeras framöver.

Detta ger en bra upselling möjlighet – och är ett viktigt verktyg för Hvitserk, som erfarenhetsmässigt har många kunder som blir smittade av äventyrssjukan.

Ny vardag

Vill du veta hur ditt företag kan spara tid? Vägen till en automatiserad och mer effektiv vardag är bara ett klick undan.

Prova gratis idag!