Blogg
Projekt

Vad är projektstyrning?

Projektstyrning är administrationen av alla faser tillhörande ett projekt. Det kan bland annat omfatta hur projektet genomförs i relation till tid, pengar och resurser. Genom projektstyrning kan företag fastställa tydliga mål, planläggning av aktiviteter och följa upp implementeringen.

För att kunna utföra projektstyrning så effektivt som möjligt, är det fördelaktigt att använda ett molnbaserat projektstyrningsverktyg. På så vis kan företaget nå fastställda projektmål på ett ekonomiskt och effektivt sätt.

Vad är projektstyrning

Vilka är fördelarna med ett molnbaserat projektstyrningsverktyg?

Kostnader, intäkter, timmar och materialförbrukning är bara några av de områden ett företag måste ha full kontroll på under ett projekt. Ett projektstyrningsverktyg kan på ett kostnadseffektivt sätt hjälpa till att strömlinjeforma alla faser i ett projekt, så att du på ett enkelt sätt kan få den kontrollen du behöver. Det är en mängd fördelar med att använda ett verktyg för projektstyrning, vi har valt att fördjupa oss i de allra viktigaste:

  • Enkelt och transparent samarbete: Vanligtvis är det många avdelningar som är involverade i ett projekt. Genom att använda ett projektstyrningsverktyg underlättar man kommunikationen och samarbetet som krävs tvärs över hela organisationen.
  • Bättre planläggning: Få full kontroll på projektets milstolpar. Genom att följa ett Gantt-diagram får du översikt över projektets tidslinje och kan på så sätt få kontroll över vad som måste göras.
  • Bättre kommunikation med kunder: I tillägg till den interna kommunikationen, kan ett molnbaserat projektstyrningsverktyg även förbättra kommunikationen med kunden. Kunden kan enkelt få tillgång till projektet i systemet för att följa med på framsteg, deltagelse och tidrapporter för att nämna några viktiga element.
  • Delegering av uppgifter: I en hektiskt arbetsvardag kan detta snabbt bli en tidskrävande uppgift – men inte med ett projektstyrningsverktyg. Verktyget gör det enkelt för dig att delegera uppgifter tvärs över avdelningar samt till nyckelpersoner med specifika rättigheter och ansvar.
  • Enkel tillgång till dokument: En stor fördel med att använda molnbaserade system istället för traditionella installationssystem är att all dokumentation samlas centralt på ett ställe. På så sätt kan man enkelt följa med på ändringar och uppdateringar, oavsett vart du befinner dig. Detta ger de anställda mer kontroll och enklare åtkomst.
  • Standardiserade processer: Ett molnbaserat projektstyrningsverktyg bidrar till att standardisera processer eftersom det är naturligt att återanvända mallar. Detta skapar en helhetsbild för varumärket och företaget framstår som mer professionellt.
  • Möjligheten att jobba vart som helst och när som helst: Frihet under ansvar. Enklare än så blir det inte när anställda kan ha tillgång till hela projektet – var som helst och när som helst.
  • Bättre ekonomisk kontroll: Som ledare eller projektansvarig är det viktigt att ha kontroll på alla kostnader kring ett projekt. Ett projektstyrningsverktyg är en pålitlig fördel som hjälper dig att få full översikt och minska risken att projektet överskrider budget.

Läs också: Förbättra kundrelationer med projektstyrning

Vilka funktioner har ett molnbaserat projektstyrningsverktyg?

Funktionalitet i ett projektstyrningsverktyg kan variera från leverantör till leverantör och här spelar priset en stor roll. Ett verktyget som är gratis och riktade till mindre företag har oftast färre funktioner än de verktyg som är beräknade för större företag som då även stiger i pris.

Några av de vanligt förekommande funktionerna man kan förvänta sig av verktyg som finns på marknaden idag är:

  • Tillgång till projektredovisning: Översikt över projektets redovisning i realtid.
  • Full kontroll på alla faser i ett projekt: Möjlighet att planera, genomföra, delegera uppgifter, styra resurser, rättigheter och registrera intäkter och utgifter för projektet.
  • Fakturering av uppdrag och timmar: Registrering av timmar kopplas mot projekt, vilket ger dig kontinuerlig tillgång till nödvändig data inför fakturering. Fakturaspecifikationer kommer också automatiskt med på fakturan.
  • Resurshantering: Enkelt att fördela resurser till projektet med full kontroll på progression och status.
  • E-postkommunikation: Möjlighet att koppla e-postkommunikation direkt mot projektet, vilket främjar transparent kommunikation med projektdeltagarna.
  • Projektrapport: Rapporter som ger en tydlig översikt över kostnader, intäkter, timmar, lönsamhet och faktureringsgrad.
  • Dokumentområde: Full kontroll över dokument tillhörande varje projekt.

Hur väljer man rätt molnbaserat projektstyrningsverktyg?

Det finns inget facit på hur man väljer rätt projektstyrningsverktyg, utan allt beror på företagets utgångspunkt och behov. Innan du väljer verktyg är det därför viktigt att kartlägga företagets behov för att se vilka funktioner som är nödvändiga. Några värdefulla aspekter att se över kan bland annat vara:

  • Användarvänlighet: Det finns många verktyg att välja mellan på marknaden. Tyvärr är många av dem både omoderna och komplicerade. Investera i ett verktyg som är enkelt att använda för alla inom organisationen och som bidrar till en smidig upplärning.
  • Professionellt gränssnitt: Som nämnt ovan, finns det många verktyg som är omoderna och därmed har ett utdaterat gränssnitt. En av de viktigaste kriterierna för att välja rätt verktyg bör därför vara funktionalitet.
  • Planeringsverktyg: Se till att verktyget du väljer har funktioner som innebär att du har möjlighet att se projekt i ett Gantt-diagram istället för i en lista. Gantt diagram ger dig en grafisk presentation av projektplanen med färgkoder baserat på status. På så sätt får du en tydligare bild över projektet och kan planera därefter.
  • Resurshantering: Syftet med att använda ett projektstyrningsverktyg är att få bättre översikt. Välj därför efter ett verktyg där du enkelt kan administrera projekt baserat på uppgifter och projektgrupper, som i tillägg underlättar kommunikationen med aktuella projektdeltagare.
  • Externt samarbete: Många projekt är stora och komplexa, vilket ofta kräver samarbete med en tredje part. Välj ett verktyg med funktionalitet som stöttar extern delning av projekt, så att du enkelt kan bjuda in nyckelpersoner utanför verksamheten.
  • Tidrapportering: För att ha full kontroll över framsteg och tidsförbruk, se efter ett verktyg där du kan koppla de registrerade timmarna mot specifika projekt.
  • Rapportering i realtid: Välj ett verktyg som har rapportering i realtid och därmed kan återspegla projektets nuvarande status.
  • Dashboards och rapporter: Företag som driver större projekt, har vanligtvis ett större behov för specifika rapporter. Därför kan det vara smart att se på möjligheterna kring inbyggda dashboards och skräddarsydda rapporter.
  • Säkerhet: Funktionalitet är en sak, men se till att all data lagras i ett molnbaserat verktyg och hanteras på ett tryggt och säkert sätt.

Kan ett molnbaserat projektstyrningsverktyg integreras mot andra system?

Om du gör en grundlig research och väljer ett modernt och molnbaserat system så är svaret enkelt – JA! De flesta projektstyrningsverktyg som erbjuds idag har ett bra API och kan integreras mot en mängd andra system.

Läs också: Vad är ett affärssystem?

Är ditt företag på jakt efter ett nytt projektstyrningsverktyg?

Är du nyfiken på hur ett modernt och molnbaserat projektstyrningsverktyg fungerar? Nu kan du testa 24SevenOffice gratis i 14 dagar, helt utan förpliktelser

Prova 24SevenOffice idag