Blogg

3 sätt att automatisera din bokföring på

Det finns för närvarande tre sätt att automatisera bokföringen på. I detta blogginlägg kommer vi att titta närmre på de olika lösningarna, nämligen OCR, RPA och AI. Kanske har du hört om begreppen tidigare men behöver en liten sammanfattning? Eller är du osäker på vad som egentligen skiljer dem ut? Förtvivla inte, här får du en genomgång!

Businessman working remotely

OCR-teknik: Optical Character Recognition

OCR-teknik är något som de flesta inom redovisningsbranschen redan känner till, och vi på 24SevenOffice har använt detta i över 15 år. Kort sagt, OCR ger oss möjligheten att ställa in en grundinställning för hur en enkel leverantörsfaktura ska bokföras.

OCR fungerar väldigt bra som ett verktyg för att känna igen specifika delar av fakturan, då tekniken byggs upp via regler. Detta innebär att OCR-tolken har programmerats till att leta efter exempelvis organisationsnumret inom ett visst område eller beloppet inom ett annat område på fakturan. OCR-tolken kan lyckas komma ihåg det senaste kostnadskontot som en leverantörsfaktura ska bokföras på då detta är fasta inprogrammerade regler. Dock kan OCR-tekniken få problem inom andra områden såsom att skilja mellan olika momssatser på en faktura.

Det sägs att regler aldrig förekommer utan undantag, och det är precis detta som är problematiken för OCR. För om en faktura ändrar layout så kommer tolkningen inte att fungera längre!

RPA: Robot Process Automation

Efter OCR kommer RPA. Detta är nästa steg inom automatisering och är ett verktyg utformat speciellt för att automatisera bokföringsprocessen. RPA är en form av avancerad regelhantering med en programmerbar robot. Tekniken klarar av att utföra en del av de rutinuppgifter som en människa gör manuellt idag. Dock kräver RPA kontinuerlig underhållning för att automatiseringen ska fungera, och därför finns det också gränser för hur långt denna teknik kan ta oss.

Med mycket manuellt arbete, underhåll och justering av reglerna stagnerar du ofta runt en grad av automatisering på 60%.

Läs också: 4 faktorer som gör redovisningsarbetet enklare

AI: Artificiell intelligens

Automatisering med hjälp av AI skiljer sig helt från både OCR och RPA: De bästa AI-motorerna tolkar och tränar på historisk data samt lär sig kontinuerligt av mänskliga korrigeringar och input. Vi talar alltså om erfarenhetsmässigt lärande. På samma sätt som en människa kan AI behandla och tolka information kontinuerligt.

Redovisning med AI kan kort förklaras som automatisering av den traditionella processen relaterad till verifikationshantering, attestering och bokföring. Med hjälp av en AI-motor kan alla inkommande fakturor tolkas automatiskt och skickas för attestering med färdiga konteringsförslag, redo för betalning i bank. Tekniken ger särskilt stora vinster och tidsbesparingar för större företag med en stor fakturavolym.

Fördelarna med AI är många; du kan få ett automatiskt fakturaflöde, djup insikt i stora datamängder, alltid tillgång till korrekt redovisning i realtid, ingående prognoser och analysalternativ och sist men inte minst en solid tidsbesparing i vardagen. Med rätt AI-motor kan du uppnå en automariseringsrad på så mycket som 90 %!

Sammanfattningsvis kan vi klargöra att det finns tre olika nivåer för automatisering. Den stora skillnaden mellan dessa; AI och RPA och OCR är inlärningsprocessen. OCR och RPA är beroende av inprogrammerade justeringar och uppdateringar av regler, medans AI lär sig kontinuerligt baserat på erfarenhet och därför blir smartare och kan uppnå bättre resultat.

Vill du ha en effektiv genomgång av hur AI kan hjälpa dig att spara tid på bokföring?

Boka ett digitalt och förutsättningslöst möte med en av våra specialister