Blogg
Redovisningssystem

Detta är viktigt när du ska byta redovisningssystem

Nytt år och nya möjligheter – Årsskiftet medför många förändringar och vi får ofta frågor om det är smart att byta redovisningssystem vid övergången till ett nytt år. Det fungerar utmärkt att byta system när som helst under året, men vi rekommenderar ändå att försöka göra det nära inpå en momsperiod.

Innan man väljer ett nytt system så finns det dock en del viktiga förberedelser och frågor för att kunna ta rätt beslut. För att lyckas med just det, har vi valt ut fyra tips som kan komma väl till hands när du ska byta redovisningssystem.

Detta är viktigt när du ska byta redovisningssystem

#1 Gör en noggrann kartläggning och behovsanalys

Nytt system — nya möjligheter, men vilka är anledningarna till att byta system? Det är kanske den viktigaste frågan av dem alla. Se över dagens arbetsprocesser. Är det några utmaningar med systemet; kostnader, skalbarhet, tillgänglighet? Har företaget en önskan om att jobba mer automatiserat och effektivt, eller lägga mindre tid på rapportering? Gör en strukturerad kartläggning och skriv ner företagets behov och målsättningar för att få en tydlig översikt.

#2 Välj ett system som kan växa med dig

Det finns många system på marknaden att välja mellan och behoven som företaget har idag kan ha förändrats om ett år eller två. Därför är det viktigt att välja ett system som är skalbart och som växer i takt med företagets utveckling.

En fördel är att välja ett system som är innovativt — där investering i teknologi är en viktig prioritering hos leverantören, så att du är kan vara säker på att systemet också hänger med i den teknologiska utvecklingen. På så sätt kan du tillsammans med leverantören jobba mot framgång.

Genom att välja ett molnbaserat system hänger du med i tiden, säkrar konkurrensfördelar — både för företaget och kunderna. Du får också tillgång till uppdaterad redovisning i realtid, åtkomst från alla dina enheter, automatiserade verifikationsflöden och dessutom kommer redovisningskonsulten och kund kunna jobba sömlöst i samma system.

Sist men inte minst — de teknologiska fördelarna kommer inte bara bidra till en mer automatiserad och effektiv vardag för ekonomiavdelningen utan också för hela företaget.

#3 Ta hjälp av leverantören och gör en upprensning

Det behöver inte vara krångligt att byta redovisningssystem. Med hjälp av leverantören kan bytet bli både enkelt och effektivt. Det är också ett ypperligt tillfälle att se över alla konton och göra en upprensning:

  • Se till att du och leverantören är samspelta och överens om hur implementeringen ska gå till
  • Tillsammans kan ni enkelt avgöra vilken data och historik som är lämplig att ta med sig in i det nya systemet
  • Ta tillfället i akt och gå igenom kund- och leverantörslistan — ingen vits att importera kontakter som man inte har behov för längre
  • Se över kontoplanen, eventuellt anpassa planen till BAS-konceptet

#4 Se till att det finns möjlighet för vidare uppföljning

När du är igång med ett nytt system går du in i en ny fas och det är fullkomligt normalt att stöta på utmaningar och en del problem längst vägen. Därför är det viktigt att du känner dig trygg med processen hos leverantören — både innan, under och efter bytet. Hur fungerar uppföljningen? Har dem en tillgänglig kundtjänst och erbjuds det hjälp i form av support och konsultstöd? Se till att ha en öppen dialog med leverantören om de förväntningar och behov som finns.

Lika viktigt som att ställa krav på leverantören är det att ställa krav på företagsledningen. Att ledningen tar en aktiv roll i förbindelse till ett systembyte, är en viktig framgångsfaktor.

Funderar ditt företag på att byta redovisningssystem?

24SevenOffice föddes i molnet och levererar ett modernt och komplett affärssystem. Kontakta oss idag för ett förutsättningslöst samtal — vi hjälper dig gärna!

Prova 24SevenOffice gratis i 14 dagar