Blogg

GDPR: Så hjälper vi erat företag att anpassa sig till EU:s nya dataskyddsregler

Alla företag måste förhålla sig till de nya dataskyddsreglerna i Europa, General Data Protection Regulation (GDPR), som träder i kraft från 25 maj 2018.

Det är varje företag som har ansvaret för att följa regelverket – att ni har nödvändiga samtycken och rutiner för lagring av personuppgifter. Men vi har självklart jobbat länge och grundligt med att finna ut hur vi kan hjälpa er med att göra detta jobb så enkelt som möjligt.

Ny Personupplysningsmodullanseras 1. Juli.

I samband med GDPR lanserar vi en helt ny personupplysingsmodul i 24SevenOffice – med följande funktionalitet:

Sammanställning av information om samma person

Vi vet att det kan vara svårt att operera med bara en registrering av samma person. Integrationer, registreringar från hemsidor och olika informationsbehov internt, gör att det fort kan bli dubbelregistreringar. Med denna funktionen kan du sammanställa all information som är registrerad på samma person i systemet, och snabbt och enkelt få en total översikt.

Utlämning av information

Här finner du en guide för att skicka all relevant information till den person som det gäller. När du är säker på att du har samlat all information som är registrerat, kan du bara följa instruktionerna och skicka allt som PDF på e-post.

Ta bort information

Om det inte är ändamålsenligt att spara informationen i systemet eller om den person som uppgifterna avser begär det, måste informationen raderas. Här kan du radera och anonymisera data som ligger i systemet, så att man inte behöver göra detta manuellt.

Loggning och åtkomstkontroll

För att se till att man har god kontroll på vem som hanterar personuppgifterna internt i företaget, har vi valt att lägga dessa funktionerna i en egen modul. Man kan välja vilka personer som ska ha åtkomst och vad de ska ha tillgång till att göra. Allt blir loggat för att det ska vara enkelt att dokumentera vid ett senare tillfälle – till exempel vem som har sammanställt och utlämnat information om en bestämd kund.

Olika insynsnivåer

Sensitiviteten på informationen som är lagrad kan variera beroende på vem informationen gäller och vem som ska se den. Två exempel på detta är löneinformation av anställda eller styremedlemmar som ska sparas, men som inte ska vara tillgänglig för alla. För att lösa detta behovet har vi gjort det möjligt att anpassa varje enkelpersons egenskaper, som styr vem som har rätt till att se informationen om dem.

Samtycke

Många har behov för att spara samtycken från personer som företaget har registrerat information om. I denne lösningen kan du definiera de olika samtyckena företaget opererar med och lagra om samtycket är insamlat eller inte för en bestämd person.

På så sätt kan företag fungera som “en organism” som både kan ta tempen, reagera och agera i nutid. “Silotänkande” enligt Forrester kommer att fungera i motsatt riktning, genom att isolera lag och system – samt lägga till onödig komplexitet.
Samtidigt framhävs vikten av att utnyttja molnbaserad teknologi och integrationer till att skapa ett sammanhängande ekosystem av partners och kunder.

Fram til lanseringen av modulen kontaktar du privacy@24SevenOfficec.com för GDPR relaterade frågor.

GDPR

Funktionalitet för varje enskild användare: Enklare att kontrollera informationen om dig själv

I tillägg till detta vill det också komma funktioner som ger varje enskild användare av 24SevenOffice möjligheten att kontrollera informationen som är kopplat till användaren man har skapat för att få tillgången till systemet. Du kan:

  • Välja om och eventuellt vad andra användare av systemet ska se av information om dig
  • Hämta ut information som är registrerad om dig i systemet
  • Ta bort all information om dig själv och din användare i systemet permanent

Om ni använder alla dessa möjligheterna i systemet har ni en väldigt bra utgångspunkt för en effektiv och god hantering av personuppgifter