24SevenOffice
24SevenOffice arbetsflöde

Med 24SevenOffice webbaserade ekonomi- och bokföringsprogram har du allt du behöver, färdig integrerat, i ett komplett system. Systemet hanterar alla format för in- och utgående verifikationer och alla funktioner är färdig integrerade; från skanning, elektronisk faktura, mottagande, godkännande, fakturering, bank, bokföring, reskontra – till rapportering med «drill down» ner till verifikationsnivå.

I 24SevenOffice kan du anpassa verifikations- och arbetsflöde, skräddarsytt efter ditt företags behov och önskemål. Kund och bokförare arbetar i ett och samma system, så att du kan ta hand om de uppgifter som det är lämpligt att lösa själv med anknytning till bokföring och verifikationsflöde. Extern bokförare och revisor har självklart fri användaråtkomst till systemet.

Automatisera. Definiera arbetsflöde

Tanken bakom 24SevenOffice ekonomi- och bokföringsprogram är i korta drag att göra det in- och utgående verifikationsflödet så enkelt och automatiserat som möjligt. Alla företag är inte lika, och företag kan själva skräddarsy arbetsflöde och rutiner, så att de är anpassade efter egna behov och önskemål. Systemet är även anpassat för integrationer mot andra system, så att onödiga manuella processer kan ersättas med ett automatiserat upplägg.

Ingående verifikationsflöde. Bli «heldigital»

Bli «heldigital

Verifikationsmottagandet i 24SevenOffice kan hantera och läsa alla fakturaformat, från elektronisk faktura till skannade fakturor som PDF till JPG. Om du gör ett par inställningar för leverantören i CRM-systemet, kommer både registrering och kontering av verifikation att göras automatiskt. Från verifikationsmottagandet kan du även koppla ihop verifikationer och kostnader med exempelvis projekt och avdelning.

För att kunna hantera ingående verifikationer så effektivt som möjligt, rekommenderar vi som regel följande kombinationer till våra kunder:

  • Be eller kräv att leverantörer skickar fakturor som elektronisk faktura.
  • Be leverantörer skicka fakturor via e-post direkt till fakturamottagandet i deras 24SevenOffice.
  • Kräv att anställda skickar in rese- och utgiftsräkning fortlöpande från 24SevenOffice Mobil.

Fördelarna med alla de tre ovannämnda punkterna är att allt fortlöpande går direkt till mottagandet i bokföringssystemet, utan några nödvändiga mellanled eller risk för manuella fel från mottagarens sida. På detta sätt undviker du bland annat trög fakturabehandling och onödiga påminnelser och avgifter. Samtidigt möjliggör detta löpande uppdaterad bokföring där ekonomichefen har full kontroll över kostnader och utbetalningar samt bra och korrekt styrningsdata.

I godkännande-modulen i 24SevenOffice kan företag vidarebefordra verifikationer med «attesteringsflöde», så att rätt person kan godkänna varje enskild verifikation – både via desktop, surfplatta och mobil – innan dessa går vidare till bokföring och betalning.

Det är även möjligt att definiera egna godkännande-regler för beloppsgränser, projekt, dimensioner och fasta godkännare.

Fakturor fortlöpande. Få bättre cashflow

cashflow

Att fakturera fortlöpande, och inte minst att använda elektronisk faktura, jämfört med exempelvis månatlig kundfakturering, kan ha större inverkan på likviditeten och cashflow för ett företag än många företag kanske inser.

Med 24SevenOffice är det effektivt att fakturera fortlöpande – med fakturamallar som är skräddarsydda efter företagets behov och profil. Via 24SevenOffice Mobil kan exempelvis varje anställd enkelt registrera tidsrapporterings- och fakturaunderlag fortlöpande för ett projekt. På detta sätt finns fakturaunderlaget automatiskt på plats.

Alla fakturor bokförs automatiskt – och inbetalningar matchas automatiskt mot reskontra. Du får alltså alltid rapporter tillgängliga i realtid – med full spårbarhet med «drill down» ner på verifikationsnivå.

Från systemet kan du med bara ett par tangenttryck få en översiktsbild över utestående fordringar via åldersfördelad kundlista eller betalningslistan. I 24SevenOffice kan du dessutom bygga ditt egendefinierade «Dashboard» med «widgets» for allt från likviditet, fakturering, balans till resultat.

Färdig integrerat mot Bank

ERP integrerat mot Bank

24SevenOffice är integrerat mot bank, så att du själv eller din bokförare kan köra alla betalningar direkt från systemet. Alla in- och utbetalningar matchats automatiskt mot reskontra i 24SevenOffice CRM-system.

Effektiv bokföring

I 24SevenOffice är det ordnat så att enkla transaktioner kan konteras med hög grad av automatisering. Systemet har ett mycket flexibelt upplägg, så att konteringar kan göras både i verifikationsmottagandet, godkännande- och bokföringsmodulen.

Bokföringsmodulen i 24SevenOffice är funktionsrik och kraftfull – något som innebär att den är anpassad för både enkel och avancerad bokföring. Du kan därför själv fritt definiera vilka kolumner som du vill ha i ditt upplägg och i vilken ordningsföljd du vill placera dessa – från stämpelnummer, fakturanummer, förfallodatum, period, kundnummer, projekt, avdelning, momsbelopp, länkar, bokföringsmallar, procentuellt avdrag, utländskt belopp, valuta, KID, bankkonto, egendefinierade dimensioner till kommentarer på verifikationsnivå.

I denna modul har man tillgång till en rad snabbkommandon för att göra bokföringen så effektiv som möjligt.

Använd bokföringen som ett styrningsverktyg

I 24SevenOffice modell har vi gjort det möjligt för kunden att kunna ta hand om de arbetsuppgifter som det är lämpligt att man löser själv «in-house», anpassat efter företagets resurser och kompetens. På detta sätt har företag enligt vår mening ett bättre underlag och bättre förutsättning att använda bokföringen som ett styrningsverktyg.

Med en löpande uppdaterad bokföring har ditt företag ett styrnings- och beslutsunderlag som är baserat på färskvara, inte på odaterade siffror hämtade från frysdisken.

I systemet får du en överblick över ekonomisk status via en rad realtidsrapporter via desktop, surfplatta och mobil. Du kan även bygga ditt egendefinierade «Dashboard» med «widgets» for allt från nyckeltal, mest fakturerade projekt och kunder, vilka säljare som sålt mest under innevarande år, likviditet, balansräkning till resultat.

Du arbetar i ett och samma system som din bokförare

Med 24SevenOffice arbetar kund och bokförare transparent i ett och samma system och på gemensam plattform i realtid, i molnet.

Några företag har en stor del av ekonomifunktionen «in-house», medan andra överlåter en stor del av arbetet till sin bokförare. Med vår lösning kan du lägga upp arbetsflödet flexibelt och optimalt för ditt företag – och ta hand om de uppgifter som det är lämpligt att lösa själv, och anlita bokförare där det är naturligt att göra så, som för exempelvis bokföring, rapportering, årsavslut och rådgivning.

Revisorer har för övrigt fri användaråtkomst till systemet.

Koncernbokföring

Koncernbokforing

Det är effektivt att köra koncernbokföring i systemet och få överblick tvärs över företag.

Varje enskilt företag har sin klient i systemet, samtidigt som man har möjlighet att samla data och få översiktsbilder tvärs över företag via koncernklienten i systemet. Med alla företag i 24SevenOffice, kan koncernledningen exempelvis effektivt se alla kostnader för ett projekt – och godkänna dessa kostnader i en och samma inloggning – och skärmbild.

Bokföringssiffror både per företag och ackumulerade siffror för hela portföljen finns tillgängliga med bara ett tangenttryck, antingen via webb eller i Excel. Det är även möjligt att skapa egna bokföringsrapporter med fokus på de olika intäkts- eller kostnadsnivåerna som är viktiga för det enskilda företaget.

Integrationer

24SevenOffice erbjuder ett brett spektrum av standardintegrationer, så att integrationer inte blir kostnadsdrivande. Investeringen med att få på plats egna skräddarsydda integrationer är även mycket låg jämfört med traditionella lösningar, då vår API är utformad och anpassad för just detta.

24SevenOffice är färdigintegrerad mot ett hundratals olika system inom allt från inkasso- och indrivningstjänster, årsberättelser/-rapporter, kreditkontroll, factoring, webbutiker, kassasystem, logistik, marknadsföring – för att nämna några.